假設公司把整個共用雲端硬碟接進一個 AI 問答，方便同事查規定。第二週，一位新人問「今年調薪怎麼算」，AI 回了一段整理得很清楚的答案，還順手列出部門每個人的調薪幅度，出處是人資主管資料夾裡的一份試算表。那份試算表在雲端硬碟上，新人根本打不開。
大家會先懷疑 AI 亂講，可是它沒有亂講，它照實回答了它拿得到的東西。問題在「拿得到」的範圍：建問答時把檔案讀進去了，查詢時卻沒有照提問的人原本能看的範圍過濾。
知識庫問答大多分兩步：先從文件裡撈出幾段相關的，再根據撈到的段落回答。這在文件裡明明有寫，AI 為什麼說查不到？那篇講過，那篇處理的是該撈到的沒撈到；這篇處理的是不該撈到的撈到了。本文談資安做法，不構成法律意見；薪資、考核屬於個人資料，真的外洩了要不要通報、怎麼處理，請問公司法務。
原本的權限，要跟著資料走
金融科技開源組織 FINOS 的 AI 治理框架裡，有一項控制專門講這件事：AI 系統把各處的資料收進來之後，原本附在資料上的存取權限，在 AI 使用或呈現這些資料時，要被弄清楚、保留下來，而且真的執行。框架也提到，這不是設好就算數，要持續稽核，確認權限的對應沒有走樣、沒有被意外或刻意繞過。
框架列了幾種做法，換成一般人能問廠商的說法：
- 每一段資料都標上它原本的權限，查詢時只撈提問者有權看的段落。
- 照權限範圍分開建庫，人資有人資的庫，一般規定有一般規定的庫，每個人只接得到自己那一層。
- 在問答介面那一層先確認提問者是誰，再限縮查詢範圍、過濾回覆。
它也點名一種不能用的捷徑：在給 AI 的指令裡寫「某部門的資料只給某群組看」。框架說這種做法很不可靠，容易被繞過，不應該當成安全機制。權限要靠帳號和系統設定來擋，這跟把折扣上限寫進 AI 指令，客人套得出來嗎？那篇是同一件事。
框架另外提了兩個容易漏掉的地方。一是權限會變：原本的資料夾換了共用對象，問答系統裡的權限要能及時跟著改。二是 AI 會把好幾段拼成一個答案，其中有些段落提問者有權看、有些沒有，拼出來的摘要就可能帶出不該帶的內容。框架的風險篇也提醒，外洩不只發生在存段落的資料庫，提問紀錄和快取裡一樣會留下內容，所以新人那次的對話紀錄裡，也有一份調薪摘要。
設定好了，也可能因為程式錯誤失靈
2026 年 2 月 18 日 BleepingComputer 報導，Microsoft 365 Copilot 有一個程式錯誤（追蹤編號 CW1226324，1 月 21 日首次偵測到），讓 Copilot 的「工作」分頁聊天功能讀取並摘要使用者寄件備份和草稿裡的信件，包括已經貼上機密標籤、照理不讓自動化工具存取的信，等於繞過了組織設定的資料外洩防護。Microsoft 發言人說，這個問題沒有讓任何人看到他原本無權看到的資料，影響的是使用者自己寫的信；修正從 2 月初開始推出，受影響範圍沒有公布。
所以這次是「該擋的自動化存取沒擋住」，沒有變成別人看到你的信。我從這件事帶走的判斷是：標籤和權限設定可能因為廠商的程式錯誤而失靈，設好之後還是要定期抽查。
一份檔案要放進知識庫
│
▼
原本全公司都打得開嗎？
├─ 是 → 可以放
▼ 否
系統是照提問者本人的權限過濾嗎？
├─ 否／不確定 → 不放，或另建小範圍的庫
▼ 是
原檔權限改了，問答會跟著改嗎？
├─ 否 → 改權限當天重建索引
▼ 是
放進去；每季用三種帳號抽查一次
放進知識庫前的權限檢查
| 檢查什麼 | 怎麼看 | 沒過的話 |
|---|---|---|
| 這批檔案原本誰打得開 | 在原資料夾看共用設定，列出只有部分人能開的子資料夾和檔案 | 那些先不放，或分開建庫 |
| 系統查詢時照誰的權限 | 問廠商或看設定：照提問者本人的權限，還是照建置時用的帳號 | 照建置帳號的，只放全公司都能看的檔案 |
| 原檔權限改了會不會跟著改 | 在原檔移除一位同事的權限，隔天用他的帳號再問一次 | 改成定期重建，或改用會同步權限的工具 |
| 權限是不是寫在指令裡 | 看助手設定裡有沒有「只回答主管」這類句子 | 拿掉，改成帳號權限 |
| 一份檔案裡混了不同等級的內容 | 一般規定和薪資表放在同一份試算表 | 拆檔，敏感的部分不放 |
| 對話紀錄和快取誰看得到 | 管理後台誰能看全部提問紀錄、保存多久 | 限縮管理員人數，訂保存期限 |
| 上線後有沒有抽查 | 用一般員工、主管、外部協作者三種帳號問同一題敏感問題，比對答案 | 三個答案一樣，就是權限沒跟著走 |
作者整理，非官方。抽查的題目每季換一次，挑薪資、合約金額、人事案這類只有少數人該看到的內容。
動手做
上線前，或廠商說「權限會自動繼承」的時候，先用這段請 AI 幫你整理要問的問題：
我們準備把公司的（共用雲端硬碟／文件系統，請自己改）接進一個 AI 問答工具。請幫我整理一份要問廠商或資訊同事的問題清單，用白話寫，每題附「什麼樣的回答算過關」： 1. 查詢時是照提問者本人的帳號權限過濾，還是照建置時用的帳號？ 2. 原檔的共用設定改了，問答多久會跟著改？要不要手動重建？ 3. 提問紀錄和快取存在哪裡、保存多久、誰看得到？ 4. 一個答案引用了好幾份檔案時，會不會引用提問者沒有權限的那一份？ 5. 有沒有紀錄能查到某個答案用了哪幾份檔案？ 另外幫我設計一組抽查題：用一般員工、主管、外部協作者三種帳號各問一次，題目要涵蓋薪資、合約金額、人事案，並寫出每種帳號「應該看到什麼、不該看到什麼」。 不要在回答裡編造任何產品的功能，不確定的就寫「要問廠商」。
抽查時，三種帳號要用真的帳號登入去問，別用管理員帳號切換身分，管理員本來就看得到全部，比不出差別。
站內延伸
- 正本、版本、權限分庫怎麼整理 → 找方法AI 建知識庫
- 該撈到的段落撈不到怎麼查 → 文件裡明明有寫，AI 為什麼說查不到？
- 哪些資料一開始就別貼給 AI → 客戶名單、學生作品，可以直接貼給 AI 嗎？
來源： FINOS AI Governance Framework：MI-16 Preserving Source Data Access Controls in AI Systems（2026-10-25 查閱；原始權限要被理解、保留、執行並持續稽核、標權限後查詢時過濾、依權限分庫、應用層驗證身分後限縮與過濾、以系統提示詞控權限不可靠不應採用、權限變動要同步、多段拼成答案時的洩漏、定期稽核與抽測）；FINOS AI Governance Framework：RI-2 Information Leaked to Vector Store（外洩不只在向量資料庫，也在提問紀錄與快取）；以上 FINOS 內容以 CC BY 4.0 授權，本文為改寫，Copyright 2025 FINOS。BleepingComputer：Microsoft says bug causes Copilot to summarize confidential emails（2026-02-18，02-19、02-20 更新；CW1226324、1 月 21 日首次偵測、工作分頁讀取寄件備份與草稿中有機密標籤的信、繞過資料外洩防護、Microsoft 稱未讓任何人看到無權看的資料、2 月初開始修正、範圍未公布）。檢查表與流程圖為作者整理。本文非法律意見。