AI 拜訪紀錄回填

01解決的工作問題

跑完一天客戶，回到公司還要把五個拜訪一筆筆敲進系統。多數人的做法是憑記憶補——而記憶最先掉的不是內容，是「這句話是客戶說的，還是我當下的判斷」。等到三個月後有人問「客戶什麼時候說要下單的」，你只看得到一行「客戶表達高度意願」，卻不知道那是他講的還是你寫的。AI 在這裡幫得上忙，但它會把兩者混得更徹底——因為它整理出來的句子讀起來都很專業。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有 CRM 或客戶紀錄系統，欄位是固定的。
• 拜訪或通話當下有留下一些原始素材（手寫、語音、訊息）。
• 紀錄之後會被用來判斷（跟進、預測、交接、獎金）。

什麼情況下別用

由 AI 推估成交機率或金額

它推出來的數字會進 pipeline，然後影響備料與業績預測。機率是業務的判斷，而且要說得出依據。

沒有原始素材時的補寫

隔了三天憑印象補的紀錄，事實與判斷已經分不開。要補寫就明確標為事後追記。

錄音未取得同意

通話或會談錄音要先取得對方同意，這是前提不是技巧。

誰會用到

業務

這是你的主場。省下的不只是打字時間——把「客戶說的」跟「我判斷的」分開，三個月後受益的是你自己。

主管

你看 pipeline 時要能分辨哪些是客戶講的、哪些是業務的樂觀。混在一起的紀錄，預測一定失準。

行銷

拜訪紀錄裡的客戶原話，是最好的訊息素材來源——但要取得同意才能對外引用。

行政

客戶紀錄含個資與商業資訊。哪些帳號能處理、保存多久，要先講清楚。

營運

客戶答應的事會變成內部的交期與備料。承諾要獨立標出來，不要埋在敘述裡。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 拜訪當下就分四欄：客戶原話／我的觀察／我的判斷／待確認。
2. AI 把原始素材對回 CRM 固定欄位，逐條標來源分級，客戶原話保留「客戶表示」句型。
3. AI 把雙方承諾獨立成表（誰、答應什麼、期限）；條件性說法不算承諾。
4. AI 對回上次紀錄的下一步，標出完成／未提及／有變動。
5. 人確認來源分級，自行判斷機率、金額與階段並註明依據，設下一步提醒。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

CRM 的固定欄位必要

系統實際有哪些欄位、哪些必填。欄位不給，AI 會自由發揮出一份貼不進系統的東西。

當下的原始素材必要

手寫筆記、語音備忘、訊息、名片照。原始的——你自己先整理過的版本，事實與判斷已經混了。

來源分級的定義必要

客戶原話／我的觀察／我的判斷／待確認。四種要分開，這是整件事的核心。

承諾與下一步的欄位必要

我答應了什麼、對方答應了什麼、誰在什麼時候前要做什麼。

上次的紀錄可選

這次的進展要對得回上次說好的事。沒有這個，每次拜訪都像第一次。

餵進去的東西要長這樣

CRM 固定欄位 ＋ 當下的原始筆記或語音轉文字 ＋ 上次紀錄的下一步 ＋ 來源分級定義。客戶一律用代號。

• 筆記要原始的。你自己先整理過的版本，客戶說的跟你判斷的已經混在一起了。
• 拜訪當下就分四欄：客戶原話／我的觀察／我的判斷／待確認。回公司再分會分不乾淨。
• 客戶公司與人名用代號，不寫全名。
• 上次紀錄的下一步一定要附，否則跨次承諾無從追蹤。
• CRM 欄位照系統實際有的，不要自創——自創的欄位貼不進去。

【客戶】C-102（金屬加工）｜【性質】跟進（第 3 次）｜【系統】○○ CRM

【CRM 固定欄位】
客戶代號｜拜訪日期｜參與人（職稱）｜討論主題｜客戶現況｜需求｜異議｜我方承諾｜對方承諾｜下一步（含日期）｜階段｜業務備註

【來源分級定義】
客戶原話＝對方說的，保留「客戶表示」句型
我的觀察＝我親眼看到或聽到的現場事實
業務研判＝我的判斷，獨立區塊
待確認＝這次沒問到的

【上次紀錄的下一步】
8/20 已提供同型設備維護成本試算（我方，已完成）

【本次原始筆記（原始，未整理）】
C-102 下午 2 點，見採購課長跟一個工程師（沒問到名字）。
課長說他們現在那台用了七年了，維修一年大概三次，「再撐一年應該還可以」。
工程師說停機一次大概兩小時，產線那邊會抱怨。
我覺得他們其實想換，只是預算要等明年度。
課長問有沒有租賃方案。我說我回去問，這禮拜五之前給他。
他說如果有租賃，可能就不用等預算。
另外他提到隔壁廠也在看，但沒說是哪一家。
名片：只拿到課長的。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

以下是我的 CRM 欄位與這次的拜訪原始筆記。請：
1. 逐條標來源分級：客戶原話／我的觀察／業務研判／待確認。客戶說的一律保留「客戶表示」句型，不得改寫成客觀敘述。
2. 依 CRM 固定欄位填入，每欄標明來源分級；系統沒有的欄位不要自創。
3. 把雙方承諾獨立列成表（誰、答應什麼、期限）。條件性說法（「如果……可能就……」）不得記為承諾。
4. 筆記沒有的資訊一律進【待確認】，不要補。業務判斷集中在獨立區塊並標明非客戶陳述。
不得推估成交機率、金額、預計成交時間或階段。
CRM 欄位：{貼上}；原始筆記：{貼上}

以下是我的 CRM 欄位與今天的拜訪筆記。請照四個要求整理。（照母提示詞）

【CRM 欄位】
客戶代號｜拜訪日期｜參與人（職稱）｜討論主題｜客戶現況｜需求｜異議｜我方承諾｜對方承諾｜下一步（含日期）｜階段

【今天的原始筆記（雜亂）】
C-102 下午 2 點，見採購課長跟一個工程師（沒問到名字）。
課長說他們現在那台用了七年了，維修一年大概三次，「再撐一年應該還可以」。
工程師說停機一次大概兩小時，產線那邊會抱怨。
我覺得他們其實想換，只是預算要等明年度。
課長問有沒有租賃方案。我說我回去問，這禮拜五之前給他。
他說如果有租賃，可能就不用等預算。
另外他提到隔壁廠也在看，但沒說是哪一家。
名片：只拿到課長的。

【CRM 欄位草稿】
| 欄位 | 內容 | 來源分級 |
|---|---|---|
| 客戶代號 | C-102 | 事實 |
| 拜訪日期 | （今天，請填實際日期） | 事實 |
| 參與人 | 採購課長（有名片）、工程師一位（**姓名未取得**） | 事實 |
| 討論主題 | 現有設備汰換評估 | 觀察 |
| 客戶現況 | 客戶表示現有設備已使用 7 年，維修頻率約每年 3 次；工程師表示每次停機約 2 小時，產線端有反應 | **客戶原話** |
| 需求 | 客戶詢問是否有租賃方案 | **客戶原話** |
| 異議 | 客戶表示「再撐一年應該還可以」；另提及預算需待明年度 | **客戶原話** |
| 我方承諾 | 本週五前提供租賃方案資訊 | 事實（承諾） |
| 對方承諾 | **無明確承諾**。客戶表示「如果有租賃，可能就不用等預算」——為條件性說法，非承諾 | 客戶原話 |
| 下一步 | 週五前提供租賃方案（我方） | 事實 |
| 階段 | 【待你判斷】 | — |

【與筆記分開的：你的判斷】
- 「我覺得他們其實想換，只是預算要等明年度」——這是**你的判斷**，不是客戶說的。已獨立列出，未寫進「客戶現況」欄。
  建議填在 CRM 的備註或業務判斷欄（若有）；沒有該欄位時，請以「業務研判：」開頭撰寫，不要混進客戶現況。

【承諾清單】
| 誰 | 答應什麼 | 期限 |
|---|---|---|
| 我方 | 提供租賃方案資訊 | 本週五前 |
| 客戶 | （無） | — |

【待確認】
1. 工程師姓名與職稱（本次未取得）。
2. 「隔壁廠也在看」——客戶未說明是哪一家，也未說明是否為競爭者。這一句要不要記錄、怎麼記錄，由你決定。
3. 現有設備的型號與購入年份（客戶只說 7 年，未提供型號）。

【我沒有做的事】
- 沒有估算成交機率、金額或預計成交時間。
- 沒有把你的判斷（「其實想換」）寫進客戶現況——那一句如果進了系統，三個月後沒有人分得出是誰說的。
- 沒有推測「隔壁廠」是誰。

# 角色
你是客戶拜訪紀錄的整理協助者。你的專長是把零散筆記轉成 CRM 的固定欄位，並嚴格區分「客戶說的」與「業務判斷的」。你不推估機率、不推估金額、不決定階段。

# 背景
- 客戶代號與產業：{代號、產業}
- 本次拜訪性質：{初訪／跟進／報價說明／結案}
- CRM 系統：{系統名稱}
- 上次紀錄的下一步：{上次說好要做什麼}

# 任務
產出 CRM 欄位草稿、承諾清單、進展對照、【待確認】清單與業務判斷（獨立區塊）。

# 可以使用的資料
只有【CRM 欄位】【原始筆記】【上次紀錄】三段。你對這個產業的了解、常見的採購流程、你認為客戶可能的想法，一律不得寫入任何欄位。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得推估成交機率、金額、預計成交時間或階段。
2. 不得把業務的判斷寫進客戶現況、需求或異議欄。判斷一律獨立成區塊並標「業務研判」。
3. 客戶說的話一律保留「客戶表示」句型，不得改寫成客觀敘述。
4. 不得補入筆記沒有的資訊（姓名、型號、金額、時程）。缺的進【待確認】。
5. 不得把條件性說法（「如果……可能就……」）記為承諾。
6. 不得寫入未經確認的第三方名稱；客戶未指名的競爭者不得推測。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 逐條讀原始筆記，標來源分級：客戶原話／我的觀察／業務判斷／待確認。
2. 依 CRM 固定欄位填入，每欄標明來源分級。系統沒有的欄位不要自創。
3. 抽出雙方承諾成獨立表：誰、答應什麼、期限。無日期者標【未載日期】。
4. 對回上次紀錄的下一步：完成／未提及／有變動，逐項標明。
5. 把業務判斷集中在獨立區塊，並標明「以下為業務研判，非客戶陳述」。
6. 列出【待確認】：這次沒問到、下次要問的。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、CRM 欄位草稿
（表格：欄位｜內容｜來源分級）
## 二、承諾清單
（誰｜答應什麼｜期限）
## 三、進展對照（vs 上次）
（上次的下一步｜本次狀態）
## 四、業務研判（獨立區塊）
（明確標示非客戶陳述）
## 五、【待確認】清單
（下次要問什麼）
## 六、我沒有做的事
（固定列出：未估機率金額、未判定階段、未補入筆記外資訊）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有推估機率、金額或階段
- [ ] 客戶原話都保留了「客戶表示」句型
- [ ] 業務判斷全部在獨立區塊，沒有混進客戶欄位
- [ ] 條件性說法沒有被記為承諾
- [ ] 筆記沒有的資訊都進了【待確認】

【CRM 固定欄位】
{貼上}

【上次紀錄的下一步】
{貼上或留白}

【本次原始筆記】
{貼上，原始的，不要先整理}

背景填法示例：客戶＝C-102、金屬加工；性質＝跟進（第 3 次）；系統＝○○ CRM；上次下一步＝提供同型設備的維護成本試算（已於 8/20 提供）。筆記照 A 版格式貼原始的。

與 A 版的差別：多出進展對照與獨立的「業務研判」區塊。進展對照會抓出一件很常見的事——上次說好要做的，這次沒有人提。那通常不是忘了，是雙方都不好意思提。

# 你是誰
你是「拜訪紀錄助手」。業務把當天的零散筆記或語音轉文字貼給你，你負責轉成 CRM 欄位並嚴格區分來源。你不推估機率金額、不判定階段、不代寫客戶的想法。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的筆記與上次紀錄，以及建置時附上的三份文件：CRM 欄位定義、來源分級定義、承諾與下一步的填寫規則。除此之外一律不得引用，包含你對該產業的認識。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 不推估成交機率、金額、預計成交時間、階段。
2. 業務判斷一律獨立成區塊，不得混進客戶現況、需求、異議欄。
3. 客戶說的話保留「客戶表示」句型。
4. 條件性說法（如果……可能……）不得記為承諾。
5. 筆記沒有的資訊不得補，一律進【待確認】。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 筆記中出現客戶公司全名、個人姓名、電話 → 提醒改用代號，並以【已遮蔽】處理。
2. 使用者要求估機率或金額 → 拒絕，回覆「機率與金額是你的判斷，而且要說得出依據；我可以列出這次拿到的事實供你判斷」。
3. 上次紀錄未提供 → 明講「本次未做進展對照」，並提醒跨次承諾無法追蹤。
4. 筆記為事後追記（拜訪日與整理日相隔逾 2 日）→ 於紀錄抬頭標示「事後追記」，並提醒事實與判斷可能已混合。
5. 出現未指名的第三方（「隔壁廠也在看」）→ 照實記錄客戶原話，不得推測是哪一家。

# 例外處理
- 使用者說「他應該快要下單了」→ 回覆「這是研判，會放進業務研判區塊。若要調整階段，請直接於系統填寫並註明依據」。
- 使用者說「幫我寫漂亮一點給主管看」→ 可調整句序與分段，但來源分級與句型一字不得改，並在結尾標明「僅調整結構」。
- 使用者要求把客戶原話拿去做行銷素材 → 提醒需取得客戶同意。
- 使用者說「這次沒什麼好記的」→ 仍逐欄填寫，無資訊者標【未取得】，並提醒【待確認】清單就是下次的問題單。

# 每次回覆的格式
【CRM 欄位草稿】（含來源分級）
【承諾清單】（誰／答應什麼／期限）
【進展對照】（vs 上次；未提供上次紀錄時明講未執行）
【業務研判】（獨立，標明非客戶陳述）
【待確認】（下次要問什麼）
【我沒有做的事】（固定：未估機率金額、未判定階段、未補筆記外資訊）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本紀錄之來源分級依現場筆記標註；成交機率、金額與階段由 {權責} 判斷並註明依據。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否出現機率、金額或階段的推估？有就刪。
- 業務判斷是否混進客戶欄位？有就搬到獨立區塊。
- 條件性說法是否被記成承諾？有就改回。

# 建置參數
CRM 欄位定義：{附檔}
來源分級定義：{附檔}
承諾與下一步填寫規則：{附檔}
權責：{職稱}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十五份歷史拜訪筆記測過，其中五份要刻意含陷阱：一份要求估機率、一份把判斷寫得像事實、一份有條件性說法、一份含客戶公司全名、一份是三天後追記，確認它分別拒絕、獨立標示、不記為承諾、要求遮蔽、標事後追記。

與 B 版的差別：這一版固定拒絕估機率——即使你只是想「參考看看」。理由是那個數字一旦出現，就會被填進系統，然後影響備料與業績預測，而它沒有任何依據。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

六節：CRM 欄位草稿、承諾清單、進展對照、業務研判（獨立）、【待確認】、我沒有做的事。業務研判一定要獨立。

完成品：同一次拜訪的兩種回填

【版本一：憑印象回填（實際發生的）】

客戶現況：客戶設備老舊，維修頻繁，對現況不滿。
需求：需要汰換設備，並詢問租賃方案。
異議：預算問題。
階段：需求確認
成交機率：70%
下一步：提供報價

這份紀錄的問題：
1. 「對現況不滿」——客戶說的是「再撐一年應該還可以」。不滿是業務的解讀。
2. 「需要汰換設備」——客戶從頭到尾沒說要換，只問了租賃。
3. 「成交機率 70%」——沒有依據，但它會進 pipeline，影響備料與業績預測。
4. 「下一步：提供報價」——實際承諾的是「租賃方案資訊」，不是報價。而且沒寫期限（週五）。
5. 上次的維護成本試算完全沒提到，等於那件事斷在這裡。

─────────────────────────────
【版本二：分來源回填】

客戶現況〔客戶原話〕：客戶表示現有設備已使用 7 年，維修約每年 3 次；工程師表示每次停機約 2 小時，產線端有反應。客戶表示「再撐一年應該還可以」。
需求〔客戶原話〕：客戶詢問是否有租賃方案。
異議〔客戶原話〕：預算需待明年度。
我方承諾：本週五前提供租賃方案資訊。
對方承諾：無。（客戶所稱「如果有租賃，可能就不用等預算」為條件性說法）
下一步：9/6（五）前提供租賃方案資訊 — 負責人：本人
階段：需求確認（業務判定）
成交機率：60%（業務判定）

業務備註〔業務研判，非客戶陳述〕：
研判有汰換意願但卡在預算年度。依據：主動詢問租賃、且提及若有租賃可能不需等預算。
「隔壁廠也在看」——客戶未指名，可能為議價鋪陳，本次不推測。

待確認（下次拜訪問題單）：
1. 工程師姓名與職稱
2. 設備型號與購入年份
3. 明年度預算編列時程
4. 8/20 提供的維護成本試算，客戶是否看過

─────────────────────────────
【多花的時間與換到的東西】

多花：約 4 分鐘（主要在標來源分級）。

換到的：
- 三個月後主管問「客戶什麼時候說要買的」，你答得出來——他沒說過。
- 週五的承諾有日期、有提醒，不會過期。
- 下次拜訪有四個具體問題，不是「再多聊聊」。
- 上次的試算沒被跟進這件事被抓出來了。

※ 最後這一項通常是跨次追蹤才看得到的：不是忘了，是雙方都不好意思提。

## 一、CRM 欄位草稿
| 欄位 | 內容 | 來源分級 |
|---|---|---|
| 客戶現況 | 客戶表示現有設備已使用 7 年，維修約每年 3 次；工程師表示每次停機約 2 小時 | 客戶原話 |
| 需求 | 客戶詢問是否有租賃方案 | 客戶原話 |
| 異議 | 客戶表示「再撐一年應該還可以」；預算需待明年度 | 客戶原話 |
| 我方承諾 | 本週五前提供租賃方案資訊 | 事實 |
| 對方承諾 | 無明確承諾 | — |
| 階段 | 【待你判斷】 | — |

## 二、承諾清單
| 誰 | 答應什麼 | 期限 |
|---|---|---|
| 我方 | 提供租賃方案資訊 | 本週五前 |
| 客戶 | （無） | — |
※ 客戶所稱「如果有租賃，可能就不用等預算」為條件性說法，未列為承諾。

## 三、進展對照（vs 上次）
| 上次的下一步 | 本次狀態 |
|---|---|
| 提供同型設備維護成本試算（8/20 已提供） | **本次未提及**——客戶未回應該份試算，建議下次主動詢問是否有幫助 |

## 四、業務研判（以下為研判，非客戶陳述）
- 研判客戶有汰換意願，主要卡在預算年度。依據：主動詢問租賃方案、且提及「如果有租賃可能就不用等預算」。
- 「隔壁廠也在看」可能為議價鋪陳，亦可能為事實。客戶未指名，本次不推測。

## 五、【待確認】
1. 工程師姓名與職稱（本次未取得）
2. 現有設備型號與購入年份（客戶僅稱 7 年）
3. 明年度預算的編列時程與金額級距
4. 8/20 提供的維護成本試算，客戶是否看過

## 六、我沒有做的事
- 未估算成交機率、金額或預計成交時間。
- 未判定階段。
- 未把業務研判寫進客戶欄位。
- 未推測「隔壁廠」為哪一家。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

客戶說的跟我判斷的混在一起

「客戶表達高度意願」——這是他說的還是你感覺的？三個月後沒有人分得出來，包括你自己。

承諾埋在敘述裡

「有跟他提到下週會給報價」寫在第三段中間，然後就沒有人記得了。

AI 幫你估機率

它會給一個 70%，那個數字會進 pipeline、影響備料與預測，而它沒有任何依據。

紀錄只往前不回頭

每次都寫這次談了什麼，沒有人對回上次說好的事。於是承諾累積但沒有人追。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 「客戶表達高度意願」——這是他說的還是你感覺的？三個月後沒有人分得出來。
• AI 估的 70% 會進 pipeline，影響備料與業績預測，而它唯一的依據是這段文字的語氣。
• 承諾埋在敘述第三段，週五就這樣過去了。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

來源分級

哪一句是客戶說的，只有在場的你知道。

成交機率與金額

業務判斷，而且要說得出依據。AI 不推估。

承諾的確認

答應了什麼、期限多久，寫進系統就是內部的排程依據。

對外引用客戶原話

要取得同意，特別是要拿去做行銷素材時。

安全與權限限制

客戶資料屬個資與營業秘密

公司全名、聯絡人姓名、電話一律用代號；未去識別化的拜訪紀錄不要貼入消費者版帳號。

錄音要取得同意

錄客戶談話前要明確取得同意；自己的語音備忘不受此限，但轉出的文字仍屬客戶資料。

客戶原話的對外使用

要拿去做行銷素材或案例，須另行取得客戶同意。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每個 CRM 欄位都標了來源分級，四種擇一。
2. 客戶說的話都保留了「客戶表示」句型，沒有被改寫成客觀敘述。
3. 業務判斷全部在獨立區塊，沒有混進客戶現況、需求或異議欄。
4. AI 未推估成交機率、金額、預計成交時間或階段。
5. 條件性說法沒有被記為承諾。
6. 承諾清單含誰、答應什麼、期限，且已設定提醒。
7. 已對回上次紀錄的下一步，未被提及的項目已標出。
8. 客戶公司與人名以代號呈現，【待確認】已轉成下次拜訪的問題單。

12實際案例

13相關方法與下一步

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