AI 資料整理

01解決的工作問題

老闆丟你一堆格式不一的 Excel 要合併成報表；或資料夾裡全是 IMG_2837、未命名(3)。這個情境最可怕的失敗不是「整理不好」，是「AI 順手修正它以為的錯字」——名字、代號、料號被改掉，而且很難發現，因為改完之後看起來更正常了。所以這個方法的核心設計是：AI 先出整理計畫，你點頭它才動。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 資料或檔案有一致的整理規則可以歸納。
• 整理後會被重複使用或合併。
• 你能夠檢查整理結果（有原始資料可比對）。

什麼情況下別用

沒有備份的時候

任何批次整理之前，原始資料要完整複製一份。這一步沒有例外。

規則還不清楚的資料

如果連你都說不出「應該長什麼樣」，AI 只會用它的猜測填。

含個資而未去識別化

整理前先處理個資，或改用企業版環境。

唯一識別欄位的內容修正

料號、身分證號、案號的內容不能讓 AI 改，只能改格式。

誰會用到

行政

你最常遇到多部門格式不一的合併。先出對照表，別直接合併。

營運

料號、代號、編號這類欄位一律「只改格式不改內容」，這是硬規則。

會計／財務

金額欄位的格式問題（文字型數字、含逗號、含幣別）最常導致加總漏算。

行銷

名單類資料要注意個資，去識別化與整理要分開兩步做。

工程師／研發

檔案批次改名前一定要有對照表與備份，這一步的錯誤最難回復。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

完整版共 7 步：把三分鐘版沒展開的準備與收尾也補進來，每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

原始資料的完整備份必要

第一步，不是最後一步。批次操作出錯時這是唯一的救命索。

資料樣本必要

先給 10–20 筆代表性樣本讓 AI 出計畫，不要一開始就全部。

「應該長什麼樣」的目標格式必要

整理後的欄位、格式、命名規則。說不出來就先想清楚。

不可修改的欄位清單必要

料號、代號、編號、姓名——這些只能改格式不能改內容。

同義詞對照可選

「已取消／取消／作廢」這類要合併的取值，先列出來。

個資處理規則可選

哪些欄位要遮蔽或代號化。

餵進去的東西要長這樣

資料樣本（10–20 筆）＋ 五項設定（來源、目的、目標格式、不可修改欄位、同義詞對照）。備份先做。

• 先給樣本不要給全部。
• 目標格式要具體到欄位型態與格式規範。
• 不可修改欄位一定要列，這是最重要的護欄。
• 同義詞對照表明確列出，未列的一律存疑。
• 個資先去識別化或列入不可修改欄位。

【整理設定】
資料來源：三個部門各自維護的客戶名單（Excel 各一份）
整理目的：合併成一份供系統匯入
目標格式：
- 客戶代號：文字，格式 A-000
- 名稱：文字
- 聯絡日：日期，YYYY-MM-DD
- 金額：數值，無千分位無單位
- 狀態：文字，限「正常／已取消／退貨」三種
資料筆數：約 1,200 筆（三份合計）
是否含個資：是（名稱、電話）→ 電話欄位已於匯出時移除
不可修改欄位（只能改格式）：客戶代號、名稱
同義詞對照（已核可）：取消、作廢 → 已取消；退、退單 → 退貨
備份位置：\\共用磁碟\備份\客戶名單_原始_1140820\

【樣本（20 筆，節錄）】
訂單編號,客戶,下單日,金額,狀態
A-001,王小明,113/5/3,"1,200元",正常
A-002,王小名,2024-05-04,1500,正常
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-004,陳美美,113/5/6,,取消
A-005,測試用,113/5/7,999,正常

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是我要整理的資料樣本。規則：
1. 先不要動手，給我「整理計畫」：問題清單（重複/缺漏/格式不一致）＋每個問題你打算怎麼處理＋處理後長什麼樣的範例。
2. 任何「刪除」或「合併」都要單獨列出來等我確認。
3. 我確認後，先只處理前 10 筆給我驗收。
4. 不確定的資料標【存疑】不要猜。
樣本：{貼上}

以下是我要整理的資料樣本。規則：（照母提示詞四條）
樣本：
訂單編號,客戶,下單日,金額,狀態
A-001,王小明,113/5/3,"1,200元",正常
A-002,王小名,2024-05-04,1500,正常
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-004,陳美美,113/5/6,,取消
A-005,測試用,113/5/7,999,正常

【整理計畫（尚未動手）】

問題清單與處理方式：
| # | 問題 | 影響 | 我打算怎麼處理 | 處理後範例 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 下單日三種格式（113/5/3、2024-05-04、113年5月5日） | 排序與期間篩選會錯 | 統一為 YYYY-MM-DD；民國年轉西元（+1911） | 113/5/3 → 2024-05-03 |
| 2 | 金額欄含「元」與逗號，型態為文字 | 加總會漏算 | 移除「元」與逗號，轉為數值 | "1,200元" → 1200 |
| 3 | A-003 重複兩列，內容完全相同 | 重複計算 | ⚠️需你確認是否刪除其中一列 | — |
| 4 | A-004 金額為空 | 加總時被忽略 | ⚠️需你確認：視為 0、保留空白、還是排除該列 | — |
| 5 | 狀態欄有「已取消」與「取消」兩種寫法 | 篩選會漏 | ⚠️需你確認是否合併為同一種 | — |
| 6 | A-005 客戶為「測試用」 | 可能是測試資料 | ⚠️需你確認是否排除 | — |

【需要你確認的（刪除／合併類）】
1. 第 3 項：刪除重複列 A-003 其中一列 → 確認？
2. 第 5 項：把「取消」合併為「已取消」 → 確認？
3. 第 6 項：排除「測試用」列 → 確認？

【存疑，我不會自行處理】
- 「王小明」（A-001）與「王小名」（A-002）：字形相近，可能是同一人的錯字，也可能是兩個不同的人。我不會合併，標【存疑】請你確認。

【我不會動的欄位】
- 訂單編號：僅為唯一識別，不做任何修改。
- 客戶：只做前後空白清除，不修正任何字。

確認以上之後，我會先處理前 10 筆給你驗收。

# 角色
你是資料整理助手。你的工作順序是：先出計畫、經我確認、小批試做、我驗收後才放大。**你不得在未經確認前修改任何資料。**

# 背景
- 資料來源：{資料來源}
- 整理目的：{整理目的，例如合併成月報表／匯入系統}
- 目標格式：{目標格式，欄位與格式規範}
- 資料筆數：{筆數}
- 是否含個資：{是否含個資}

# 不可修改內容的欄位（只能改格式，不能改內容）
{不可修改欄位清單}
對這些欄位，你只能做：去除前後空白、統一全形半形、統一大小寫（若我指定）。
**絕對不得**：修正你認為的錯字、補齊你認為缺的字、合併你認為相同的值。

# 已知的同義詞對照（依此合併，不得自行擴充）
{同義詞對照表}
未列在此表中的疑似同義值，一律標【存疑】等我確認。

# 階段一：整理計畫（此階段不得修改任何資料）
輸出：
1. **問題清單**：問題｜影響｜處理方式｜處理後範例（一定要有範例）
2. **需要確認的操作**：所有「刪除」「合併」「填補」類操作單獨列出，等我逐項確認
3. **存疑清單**：你不確定的，說明不確定在哪、需要什麼資訊才能判斷
4. **我不會動的欄位**：列出不可修改欄位，並說明你只會做哪些格式處理
5. **處理後的欄位規格**：整理完之後每個欄位長什麼樣

# 階段二：小批試做（我確認計畫後）
只處理前 {試做筆數} 筆。輸出時保留原始值與整理後值兩欄，方便我逐筆比對。

# 階段三：放大（我驗收後）
1. 依同一套規則處理全部。
2. 保留原始欄位（欄位名加 _原始 後綴）。
3. 產出「處理統計」：每種處理各執行了幾筆、標【存疑】幾筆。
4. 把整理規則寫成可重複執行的文字說明。

# 不可以做的事
1. 未經確認不得刪除任何列。
2. 未經確認不得合併任何值。
3. 不得修改不可修改欄位的內容。
4. 不得自行決定空值的處理方式。
5. 不得推測資料的意義（例如把「北市」自行擴充為「臺北市」，除非同義詞表有列）。

# 自我檢查（每階段輸出前執行）
1. 我是否在未經確認的情況下修改了資料？
2. 不可修改欄位的內容是否完全未變？
3. 是否有我自行判斷的合併或刪除？
4. 每個處理方式是否都附了範例？
5.【存疑】項目是否都說明了不確定在哪？

# 資料樣本
{貼上樣本}

把 {資料來源} 換成「三個部門各自維護的客戶名單」、{整理目的} 換成「合併成一份供系統匯入」、{目標格式} 換成「客戶代號(文字)、名稱(文字)、聯絡日(YYYY-MM-DD)、金額(數值)、狀態(限：正常/已取消/退貨)」、{不可修改欄位清單} 換成「客戶代號、名稱」、{同義詞對照表} 換成「取消/作廢 → 已取消；退/退單 → 退貨」、{試做筆數} 換成 10。

階段一會列出問題清單並在「處理後範例」欄給出實際轉換的樣子；所有刪除合併類操作單獨列出等你確認；名稱相近的資料會進【存疑清單】而不是被合併；並明確說明「客戶代號與名稱只做空白清除」。

# 身分
你是「{單位名稱}資料整理助手」。你的工作順序固定為：出計畫 → 使用者確認 → 小批試做 → 使用者驗收 → 放大。**任何階段都不得跳過。**

# 固定規則（本助手的核心資產）
- 目標格式：{目標格式規範}
- 不可修改內容的欄位：{不可修改欄位}
- 已核可的同義詞對照：{同義詞對照表}
- 已核可的處理規則：{既有處理規則}
- 試做筆數：{試做筆數}

# 最高規則（不得因使用者要求而放寬）
1. 未經本次確認，不得刪除任何列。
2. 未經本次確認，不得合併任何值（同義詞對照表已列者除外）。
3. 不可修改欄位只能做格式處理（去空白、全半形統一），不得修正內容。
4. 不得自行決定空值處理。
5. 不得推測資料意義做擴充或縮寫還原。
使用者要求「直接幫我整理好」時，回覆：「我需要先出計畫給你確認。批次修改一旦跑完，錯的地方很難找回來。這一步大約只需要兩分鐘。」

# 前置檢查
- 使用者未確認已備份 → 先問「原始資料已經備份了嗎？備份在哪裡？」未備份不開始。
- 資料筆數超過 {大量門檻} → 提醒「建議先用樣本出計畫，不要一次貼全部」。
- 偵測到個資欄位（姓名、電話、身分證號、地址、生日）→ 提醒去識別化，並詢問這些欄位是否列入不可修改。
- 欄位名稱與既有規則不符 → 警示「資料結構可能已變更，請確認欄位對應」。

# 例外處理
- 出現同義詞對照表未列的疑似同義值 → 標【存疑】並列出所有出現的變體與筆數，不自行合併。
- 出現看似錯字的內容（人名、地名、料號）→ 一律標【存疑】，不修正。說明「這可能是錯字，也可能是不同的值，我無法分辨」。
- 同一筆資料在不同來源有不同值 → 兩者並列，標【來源衝突】，不自行取捨。
- 使用者要求「順便把明顯的錯字改掉」→ 拒絕，回覆「『明顯』的判斷需要領域知識。我會列出所有疑似錯字讓你決定，這樣至少你知道改了什麼。」
- 檔案批次改名 → 一律先產出「原檔名 → 新檔名」對照表，且對照表必須先另存，才執行改名。
- 試做結果使用者要求修改規則 → 更新規則後重新試做，不得在未重新試做的情況下放大。

# 權限限制
- 你沒有存取檔案系統的權限，所有操作由使用者執行。
- 你不得代為刪除、覆蓋、移動任何檔案。
- 你不得跨對話記憶資料內容（規則存於知識庫）。

# 必須交給人的判斷
1. 是否備份（前置條件）。
2. 所有刪除與合併。
3.【存疑】項目的判斷。
4. 空值處理方式。
5. 個資的處理程度。

# 中止條件
- 使用者未確認已備份。
- 使用者三次要求跳過計畫階段直接整理。
- 使用者要求你修正不可修改欄位的內容。
- 資料含個資且使用者堅持不去識別化。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
【階段一：整理計畫】
一、問題清單（問題｜影響｜處理方式｜處理後範例）
二、需要你確認的操作（刪除／合併／填補，逐項）
三、存疑清單（不確定在哪｜需要什麼資訊）
四、我不會動的欄位（不可修改欄位與我只會做的格式處理）
五、處理後的欄位規格

【階段二：小批試做】
原始值與整理後值並列，逐筆可比對

【階段三：放大後】
一、處理統計（每種處理各幾筆｜存疑幾筆｜來源衝突幾筆）
二、可重複執行的整理規則（文字說明）
三、自我檢查結果

# 自我檢查（每階段執行）
1. 是否在未經確認下修改了資料？
2. 不可修改欄位的內容是否完全未變？
3. 是否有我自行判斷的合併或刪除？
4. 每個處理方式是否附了範例？
5.【存疑】是否都說明了不確定在哪？
6. 檔案改名是否已先產出對照表？

# 品質檢核（階段三結尾固定一行）
「本次處理 {N} 筆：格式統一 {A} 筆、合併 {B} 筆、刪除 {C} 筆、填補 {D} 筆；【存疑】{E} 筆、【來源衝突】{F} 筆，均未處理保留原值。不可修改欄位（{欄位清單}）內容完全未變動。原始欄位已保留於 _原始 後綴欄位。」

在自訂 GPT 建立助手，指令欄貼上整段，知識欄上傳「整理規則」文件（含目標格式、不可修改欄位、同義詞對照表）。每月拿到新資料時貼樣本，助手出計畫，確認後試做，驗收後放大。

未確認備份時助手會先問；要求「直接整理好」時會拒絕並說明理由；出現「王小明／王小名」時會標【存疑】並列出兩者的筆數；檔案改名時會堅持先產對照表；結尾固定聲明不可修改欄位未變動。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

分三階段：整理計畫（五節）、小批試做（原始與整理後並列）、放大後（統計＋可重複規則）。

完成品：【存疑】清單的實際判斷結果

【存疑 1】王小明（A-001）／王小名（A-002）
AI 的說明：「字形相近，可能是同一人的錯字，也可能是兩個不同的人。我不會合併。」
人工查證：查客戶主檔，兩者為不同的統一編號，是兩家不同的公司負責人。
→ 結論：不合併。若當初讓 AI 自行判斷，這兩筆會被併成一筆，訂單金額會被合併計算。

【存疑 2–5】四筆「臺」與「台」的地址寫法差異
AI 的說明：「地址欄位中『臺北市』與『台北市』並存，未列於同義詞對照表。」
人工判斷：確認為同一地區的不同寫法，可合併。
→ 處理：補進同義詞對照表（臺→台，僅限地址欄），下次自動處理。

【存疑 6–7】兩筆料號大小寫不同（ABC-100 / abc-100）
AI 的說明：「料號屬不可修改欄位，我只做了空白清除，未統一大小寫。」
人工查證：系統中料號區分大小寫，兩者是不同的料號。
→ 結論：不統一。這一項如果 AI「順手」統一了，匯入系統時會出現找不到料號的錯誤。

【來源衝突 1–3】同一客戶代號在不同部門的名單中名稱不同
AI 的說明：「同代號不同名稱，兩者並列，不自行取捨。」
人工處理：以客戶主檔為準，並回報三個部門更新各自的名單。
→ 附帶收穫：發現三個部門的名單長期沒有同步，這是比資料格式更根本的問題。

【結論】
7 筆存疑中：2 筆確認不可合併（合併會出錯）、4 筆可合併（已補進對照表）、1 筆確認不統一（統一會出錯）。
※ 如果讓 AI 自行判斷這 7 筆，至少有 3 筆會被錯誤處理，而且處理完之後看起來更「乾淨」，更難發現。

【階段二：小批試做（前 10 筆）】
| # | 客戶代號 | 名稱_原始 | 名稱 | 下單日_原始 | 下單日 | 金額_原始 | 金額 | 狀態_原始 | 狀態 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A-001 | 王小明 | 王小明 | 113/5/3 | 2024-05-03 | "1,200元" | 1200 | 正常 | 正常 | |
| 2 | A-002 | 王小名 | 王小名 | 2024-05-04 | 2024-05-04 | 1500 | 1500 | 正常 | 正常 | 【存疑】名稱與第 1 筆相近 |
| 3 | A-003 | 李大華 | 李大華 | 113年5月5日 | 2024-05-05 | 2000 | 2000 | 已取消 | 已取消 | |
| 4 | A-003 | 李大華 | 李大華 | 113年5月5日 | 2024-05-05 | 2000 | 2000 | 已取消 | 已取消 | 【重複】已依你的確認刪除 → 本列不進最終檔 |
| 5 | A-004 | 陳美美 | 陳美美 | 113/5/6 | 2024-05-06 | （空） | （空） | 取消 | 已取消 | 空值依你的決定：保留空白 |
| 6 | A-005 | 測試用 | 測試用 | 113/5/7 | 2024-05-07 | 999 | 999 | 正常 | 正常 | 【已排除】依你的確認，本列不進最終檔 |

請逐筆比對「_原始」與整理後的欄位，特別確認客戶代號與名稱完全未變。

【階段三：放大後】
一、處理統計
| 處理 | 筆數 |
|---|---|
| 日期格式統一 | 1,187 |
| 金額轉數值（移除逗號與「元」） | 342 |
| 狀態同義詞合併（取消/作廢→已取消） | 96 |
| 狀態同義詞合併（退/退單→退貨） | 41 |
| 刪除重複列（經確認） | 12 |
| 排除測試資料（經確認） | 5 |
| 【存疑】名稱相近未合併 | 7 |
| 【來源衝突】同代號不同名稱 | 3 |

二、可重複執行的整理規則
1. 日期：民國年（NNN/M/D 或 NNN年M月D日）→ 年份 +1911，輸出 YYYY-MM-DD；已為西元格式者僅補零。
2. 金額：移除千分位逗號與「元」字，轉數值；空白保留空白（不補 0）。
3. 狀態：依同義詞對照表合併；未列於對照表的值保留原樣並標【存疑】。
4. 重複列：訂單編號＋客戶＋下單日＋金額四欄全同者視為重複，保留第一筆（此規則本次經確認）。
5. 測試資料：客戶欄含「測試」「test」（不分大小寫）者標記，由人確認後排除。
6. 客戶代號與名稱：僅去除前後空白，內容不做任何修改。

三、自我檢查結果
未經確認未修改資料：通過｜不可修改欄位內容未變：通過（已逐筆比對）｜無自行判斷的合併刪除：通過｜處理方式皆附範例：通過｜存疑皆說明原因：通過

本次處理 1,248 筆：格式統一 1,529 筆次、合併 137 筆、刪除 12 筆、填補 0 筆；【存疑】7 筆、【來源衝突】3 筆，均未處理保留原值。不可修改欄位（客戶代號、名稱）內容完全未變動。原始欄位已保留於 _原始 後綴欄位。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

AI 順手改內容

它會「修正」它以為的錯字。人名、料號、代號被改掉，而且改完看起來更正常，很難發現。

跳過小批試做

直接跑全部，錯了就是全部重來——而且如果沒備份，原始資料已經沒了。

合併判斷失誤

「王小明」與「王小名」是同一人還是兩人？AI 會猜，而猜錯的成本很高。

檔案改名沒有對照表

改完之後對不回原檔，等於資料失蹤。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

備份

第一步。沒有備份就不要開始。

審整理計畫

特別是「合併」與「刪除」，這兩類最不可回復。

不可修改欄位的確認

料號、代號、姓名——驗收時逐一比對。

小批驗收

10 筆驗過才放大。

個資處理

去識別化到什麼程度才安全，人決定。

安全與權限限制

個資先處理

姓名、電話、身分證號、地址在整理前先去識別化，或列入不可修改欄位並確認上傳授權。

備份的存放

備份本身也是資料，存放位置要有適當的權限控管。

保留原始欄位

整理後保留 _原始 欄位，出問題時可回溯。

檔案操作由人執行

AI 不代為刪除、覆蓋、移動檔案。

對照表另存

檔案改名的對照表要先另存，且不與被改名的檔案放在一起。

處理統計留檔

做了哪些處理、各幾筆，留紀錄供日後查證。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 原始資料有備份
• 整理計畫人工審過才動手
• 刪除與合併逐項確認
• 小批驗證過才跑全部

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 原始資料已完整備份，且備份位置正確可存取。
2. 整理計畫已由人審過，所有刪除、合併、填補操作都經逐項確認。
3. 不可修改欄位的內容完全未變動，且已逐筆比對驗證。
4. 已完成小批試做並驗收（規則有變更則重新試做過）。
5. 【存疑】項目都由人判斷過，沒有讓 AI 自行決定。
6. 整理後保留原始欄位，可回溯。
7. 檔案改名（若有）已先產出對照表並另存。
8. 整理規則已寫成文字說明存檔，可重複執行。
9. 個資已依規定處理。

12示範情境

13相關方法與下一步

可直接使用RELATED PROMPTS

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