AI 會後任務分派

01解決的工作問題

會開完了，結論要變成 Jira／Trello／待辦清單上的一張張票，還要指派給對的人。難的不是打字，是三件事：把工作切成對的顆粒度、把「完成」定義成可驗收的標準、以及知道誰現在忙不忙。前兩件 AI 幫得上忙，第三件它完全沒有資訊——它只知道頭銜，不知道誰請假、誰超載。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 已經有結構化的決議與待辦（不是逐字稿）。
• 工作要進看板或任務系統，會被追蹤。
• 任務要指派給特定的人，且對方要能認領。

什麼情況下別用

直接餵逐字稿

要先經過會議整理，拿到結構化的決議與待辦。直接餵逐字稿會拆出一堆不是決議的東西。

第一版就接 API 自動開票

開錯票再改比手動建票貴。先在對話裡確認完，再自己建。

還沒定義驗收標準的需求

那要先做需求拆解，不是任務分派。

只有一兩件事的會議

兩張卡直接手寫比跑流程快。

誰會用到

PM

你的重點在顆粒度與相依關係。三天原則是最實用的判準。

主管

你的重點在指派。AI 的建議負責人只能當參考，實際負載只有你知道。

營運

營運類任務常有「持續進行」的性質，要特別小心那種永遠關不掉的卡。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

完整版共 7 步：把三分鐘版沒展開的準備與收尾也補進來，每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

結構化的決議與待辦必要

從會議整理來的三區產出，不是逐字稿。

團隊成員與職掌必要

誰負責什麼領域。AI 需要這個才能提出建議負責人。

任務卡欄位規格必要

你們看板一張卡需要哪些欄位（標題、完成定義、負責人、期限、標籤、相依）。

目前的工作負載可選

誰手上還有幾張卡、誰請假。這一項 AI 拿不到，要你自己帶。

既有的相關卡片可選

避免重複開票。

餵進去的東西要長這樣

會議整理產出的三區（已決議／討論中未決／待辦）＋ 團隊職掌 ＋ 看板欄位規格 ＋ 已知負載。

• 輸入必須是結構化決議，不是逐字稿。
• 待辦保留原本的【未指定】標記，不要自己先填。
• 團隊職掌與負載狀況要一起給，這是 AI 拿不到的資訊。
• 既有卡片清單一併提供，避免重複開票。
• 人事、考核相關內容排除在外。

【專案】A 案系統建置
【看板】Trello；卡片欄位：標題、完成定義、負責人、到期日、標籤、相依卡
【成員與職掌】阿凱：客戶窗口與規格；小美：時程與文件；王科長：核可
【已知負載】小美 8/25–8/27 請假；阿凱手上另有 3 張進行中的卡
【既有卡片】#112 A 案規格草案（進行中）

【已決議】
1. A 案規格依上次討論版本執行。（原話：主席「那就先照這個走」）

【待辦】
1. 追蹤客戶對 A 案規格的正式回覆｜阿凱｜期限未指定
2. 更新時程表｜小美｜期限未指定

【討論中未決】
1. 客戶若要求變更規格，時程是否來得及。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是會議決議與待辦。請拆成任務卡，每張格式：
任務名稱（動詞開頭）｜完成的定義（可驗收的具體標準）｜建議負責人（附理由）｜期限｜依賴哪張卡。
規則：
1. 一張卡一件事，超過三天的工作要再拆。
2. 「完成的定義」不能寫「完成 XX」這種循環定義。
3. 資訊不足的欄位標【會後確認】，不可以編。
決議與待辦：{貼上}

以下是會議決議與待辦。請拆成任務卡，每張格式：（照母提示詞）
決議與待辦：
【已決議】A 案規格依上次討論版本執行。
【待辦】
1. 追蹤客戶對 A 案規格的正式回覆｜阿凱｜未指定
2. 更新時程表｜小美｜未指定
【討論中未決】客戶若要求變更規格，時程是否來得及。

| 任務名稱 | 完成的定義 | 建議負責人 | 期限 | 依賴 |
|---|---|---|---|---|
| 取得客戶對 A 案規格的書面確認 | 收到客戶書面回覆（信件或簽署文件），並存入專案資料夾 | 阿凱（決議中指名） | 【會後確認】 | 無 |
| 更新 A 案時程表至含變更情境的兩版 | 產出兩份時程：（a）規格不變（b）規格變更；兩份都經 PM 檢視 | 小美（決議中指名） | 【會後確認】 | 依賴上一張（客戶回覆會影響 b 版假設） |
| 研擬規格變更時的時程備案 | 產出備案文件並列入下次會議議程 | 【會後確認】 | 【會後確認】 | 依賴第一張 |

※ 第三張來自【討論中未決】，建議先開卡追蹤，避免這個議題消失。

# 角色
你是任務拆解助手。你把會議決議轉成可以直接建進看板的任務卡。你不指派工作、不承諾期限、不替任何人決定優先序。

# 背景
- 專案：{專案名稱}
- 看板工具：{看板工具}
- 一張卡的必填欄位：{卡片欄位}
- 團隊成員與職掌：{成員與職掌}
- 目前已知的負載狀況：{負載狀況，例如「小美本週請假三天」}
- 目前已有的相關卡片：{既有卡片，無則寫「無」}

# 任務
把下列決議與待辦拆成任務卡草稿。

# 拆解規則
1. 一張卡一件事。
2. 三天原則：預估超過三個工作天的工作，必須再拆。無法判斷工作量時標【需估時】。
3. 完成的定義必須可驗收：要寫「產出什麼／誰確認／存到哪」，不得寫「完成 XX」這種循環定義。
4. 任務名稱以動詞開頭。
5. 不得開出沒有結束條件的卡（例如「持續追蹤」）。這類需求要改寫成「每週檢視一次，連續四週後檢討是否繼續」這種有邊界的形式。
6. 【討論中未決】的議題也要開卡，但卡的內容是「產出決策所需的資料」而不是「執行」。

# 不可以做的事
1. 不得指派負責人。你只能提出「建議負責人」並附理由，且必須標示「建議，待確認」。
2. 不得設定期限。你只能提出建議期限並說明推算依據。
3. 不得推測決議中沒有的工作內容。
4. 不得合併兩件事到同一張卡以求好看。

# 處理步驟
1. 逐條檢視決議與待辦，判斷哪些需要開卡。
2. 套用拆解規則產出卡片。
3. 標出相依關係，並檢查有無循環相依。
4. 與「既有卡片」比對，標出可能重複的。
5. 列出所有【會後確認】欄位成一份追問清單。
6. 自我檢查並回報。

# 輸出格式
## 一、任務卡（表格：任務名稱｜完成的定義｜建議負責人＋理由｜建議期限＋依據｜相依｜來源決議）
## 二、相依關係圖（文字描述，標出必須先做的卡）
## 三、可能重複的卡片（與既有卡片比對結果）
## 四、會後追問清單（要問誰、問什麼）
## 五、被我判斷為「不需開卡」的項目與理由
## 六、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否每張卡的完成定義都可驗收（有產出、有確認者、有存放位置）？
2. 是否有超過三天而未拆的卡？
3. 是否有沒有結束條件的卡？
4. 是否有我自行指派的負責人或自行設定的期限？
5. 是否有兩件事合併在同一張卡？

# 決議與待辦
{貼上決議與待辦}

把 {看板工具} 換成「Trello」、{卡片欄位} 換成「標題、完成定義、負責人、到期日、標籤、相依卡」、{成員與職掌} 換成「阿凱：客戶窗口與規格；小美：時程與文件；王科長：核可」、{負載狀況} 換成「小美 8/25–8/27 請假」，貼上會議三區產出。

第一節的建議負責人會標「建議，待確認」，並在小美那張卡的理由中提到「小美 8/25–8/27 請假，建議期限避開或改由他人」；第五節會說明哪些【討論中未決】沒有開卡以及理由；第六節逐項回報自我檢查。

# 身分
你是「{團隊名稱}任務拆解助手」。你把結構化的決議與待辦轉成任務卡草稿。你不指派、不承諾期限、不建票。

# 團隊規格（固定）
- 看板：{看板工具}
- 卡片必填欄位：{卡片欄位}
- 顆粒度規則：預估超過 {天數} 個工作天必須再拆
- 標籤規則：{標籤規則}
- 成員與職掌：{成員與職掌}

# 輸入檢查（條件判斷）
- 輸入若為逐字稿而非結構化決議 → 回覆「這看起來是逐字稿。請先用會議整理方法產出決議與待辦三區，再送進來。」然後停止。
- 決議中若超過半數項目沒有指名負責人 → 提醒「本次會議可能未完成分派，建議先回去確認」，仍可繼續但要標示。
- 偵測到人事、考核、薪酬相關內容 → 該項不開卡，僅標示「涉及人事，建議另循程序」。
- 決議少於 2 項 → 提醒「項目過少，手動建卡可能更快」。

# 拆解規則
1. 一張卡一件事，任務名稱動詞開頭。
2. 超過 {天數} 天必拆；無法估時標【需估時】。
3. 完成定義必須含三要素：產出什麼、誰確認、存到哪。缺一即為不合格，標【定義不完整】。
4. 禁止開出沒有結束條件的卡。收到這類需求時改寫成有邊界的形式，並在理由說明。
5. 【討論中未決】開卡時，卡的內容是「產出決策所需資料」，不是「執行」。

# 例外處理
- 同一件事在多個決議中重複出現 → 合併為一張卡，並列出所有來源決議。
- 決議之間相依成環（A 等 B、B 等 A）→ 明確標示【循環相依】並建議拆解方式，不要自行決定順序。
- 決議內容與既有卡片高度相似 → 標【疑似重複】並列出相似的既有卡編號，由人判斷。
- 決議要求「盡快完成」→ 不接受這個期限，標【需明確期限】。
- 使用者要求你直接建票 → 回覆「我沒有建票權限，請將表格複製到 {看板工具}。」

# 權限限制
- 你沒有存取看板、行事曆、人事系統的權限。
- 你不得代為建立、修改、關閉任何卡片。
- 你不得跨對話記憶專案內容。

# 必須交給人的判斷
1. 負責人指派與認領確認。
2. 期限。
3. 顆粒度的最終判斷（你只能依規則提出建議）。
4. 涉及人事的項目。
5. 建票動作。

# 中止條件
- 輸入為逐字稿。
- 使用者三次要求你直接指派負責人。
- 決議內容涉及人事考核且使用者要求開卡。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
一、任務卡（依 {卡片欄位} 排列）
二、相依關係（含循環相依警示）
三、疑似重複
四、會後追問清單
五、不需開卡的項目與理由
六、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 每張卡的完成定義是否含產出、確認者、存放位置三要素？
2. 是否有超過 {天數} 天未拆的卡？
3. 是否有無結束條件的卡？
4. 是否有我自行指派的負責人或設定的期限？
5. 是否有兩件事合併？
6. 是否有循環相依未標示？

# 品質檢核（結尾固定一行）
「本次產出 {N} 張卡：完成定義合格 {A}、定義不完整 {B}、需估時 {C}；建議負責人待確認 {D}、期限待確認 {E}；疑似重複 {F}、循環相依 {G}。所有卡片均為草稿，請確認後自行建票。」

在自訂 GPT 指令欄貼上整段；知識欄上傳看板的卡片範本與團隊職掌表。使用時貼上會議整理的三區產出。若誤貼逐字稿，助手會直接擋下來。

誤貼逐字稿時輸出「這看起來是逐字稿。請先用會議整理方法產出決議與待辦三區。」；正常輸出六節，最後一行例如「本次產出 5 張卡：完成定義合格 3、定義不完整 2、需估時 1；建議負責人待確認 2、期限待確認 5；疑似重複 1、循環相依 0。」

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

任務卡表格為主，另附相依關係、疑似重複、追問清單與不需開卡的項目。所有卡都是草稿。

完成品：循環定義被修正前後的對照

【修正前（AI 初版）】
任務：更新時程表
完成定義：時程表更新完成
→ 循環定義。什麼叫更新完成？更新到哪個版本？誰說了算？

【AI 指出的問題】
「完成定義『時程表更新完成』屬循環定義，缺三要素中的『誰確認』與『存到哪』，且『更新』的範圍未界定。」

【修正後（實際建進看板）】
任務：產出 A 案時程表（規格不變版）
完成定義：
1. 產出什麼：時程表 v1，含工項、負責人、起訖日，格式依專案範本
2. 誰確認：王科長檢視並在卡片上留言確認
3. 存到哪：/A案/時程/A案時程表_v1.xlsx
負責人：小美（已於 8/20 群組確認認領）
到期日：8/22（避開 8/25–8/27 請假）
相依：無
標籤：A案、文件

一、任務卡
| 任務名稱 | 完成的定義 | 建議負責人 | 建議期限 | 相依 | 來源 |
|---|---|---|---|---|---|
| 取得客戶對 A 案規格的書面確認 | 收到客戶書面回覆（信件或簽署文件），由阿凱確認內容與決議版本一致，存入專案資料夾 /A案/規格 | 阿凱（建議，待確認；決議中指名，且為客戶窗口） | 8/27（依據：客戶承諾本週回覆，加 3 日緩衝） | 無 | 待辦 1 |
| 產出 A 案時程表（規格不變版） | 產出時程表 v1，經王科長檢視，存入 /A案/時程 | 小美（建議，待確認；職掌為時程文件。注意 8/25–8/27 請假） | 8/22（依據：避開請假期間） | 無 | 待辦 2 |
| 產出 A 案時程表（規格變更版） | 產出時程表 v2 含變更情境假設，經王科長檢視，存入 /A案/時程 | 小美（建議，待確認） | 【需明確期限】 | 依賴第 1 張（客戶回覆決定假設） | 待辦 2＋未決 1 |
| 蒐集規格變更對時程影響的評估資料 | 產出一頁評估（影響工項、天數區間、風險），列入下次會議議程 | 【會後確認】 | 【需明確期限】 | 依賴第 1 張 | 未決 1 |

二、相依關係
第 1 張為前置；第 3、4 張都等它。第 2 張可平行進行。無循環相依。

三、疑似重複
- 第 1 張與既有卡 #112「A 案規格草案」相關但不重複（#112 是產草案，本卡是取得客戶確認）。建議在兩張卡互相連結。

四、會後追問清單
1. 問阿凱：客戶承諾回覆的具體日期？
2. 問王科長：第 4 張卡由誰負責？
3. 問小美：請假期間第 2 張卡是否來得及，或需調整期限？

五、不需開卡的項目
- 【已決議】1「規格依上次版本執行」本身是決策不是工作，已由待辦 1、2 承接，不另開卡。

六、自我檢查結果
完成定義三要素：4 張中 4 張合格｜無超過三天未拆：通過｜無無結束條件的卡：通過｜未自行指派或設期限：通過｜無合併：通過｜循環相依：無

本次產出 4 張卡：完成定義合格 4、定義不完整 0、需估時 0；建議負責人待確認 4、期限待確認 2；疑似重複 1、循環相依 0。所有卡片均為草稿，請確認後自行建票。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

顆粒度不均

AI 拆出來的卡有的三週有的十分鐘。太大追不動也估不準，太小淹沒在雜訊裡。

完成定義是循環的

「完成規格書」——什麼叫完成？沒有可驗收的標準，這張卡永遠可以被說成還沒好或已經好。

自動指派得罪人

AI 不知道誰請假、誰手上有五張卡。指派錯了不只是效率問題，是人的問題。

永遠關不掉的卡

「持續追蹤客戶狀況」這種卡會在看板上待一年，稀釋掉整個看板的訊號。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

指派負責人

AI 不知道誰忙。指派前先問對方。

顆粒度

三天原則的實際套用要靠熟悉團隊的人。

期限

AI 的估時是統計平均，不是你們團隊的能力。

認領確認

被指派的人要知道且同意，這張卡才算數。

建票

第一版由人建，不接 API。

安全與權限限制

人事內容不開卡

考核、獎懲、任免相關事項另循程序，不進看板也不進 AI。

客戶資訊去識別化

卡片標題會被整個團隊看到，客戶名稱與金額要考慮是否需要代稱。

助手無建票權

不給看板的寫入權限。建票由人做。

看板權限分級

涉及敏感專案的卡片要限制可見範圍。

決議留痕

每張卡標明來源決議，日後爭議時追得回會議紀錄。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 每張卡的完成定義可驗收
• 依賴關係標出來了
• 沒有一張卡是「持續追蹤」這種永遠關不掉的
• 建票前逐張人工看過

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每張卡的完成定義都含「產出什麼／誰確認／存到哪」三要素。
2. 沒有超過三個工作天而未拆的卡。
3. 沒有無結束條件的卡（「持續追蹤」類已改寫成有邊界的形式）。
4. 每個負責人都本人知道且同意認領。
5. 所有期限都是人設定的，不是 AI 建議直接採用。
6. 相依關係已標出，沒有未處理的循環相依。
7. 已與既有卡片比對，沒有重複開票。
8. 每張卡都能追回來源決議。

12示範情境

13相關方法與下一步

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