AI 文件問答

01解決的工作問題

手上有幾十份 PDF、合約、規範，要找某條規定或某個數字，翻到眼花。把文件變成「可以直接問的對象」是這個情境最直接的解法——但前提是答案要附出處，而且「查不到」的時候它要說查不到。沒有這兩件事，你只是把翻文件換成了另一種不確定。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 文件已經在手上（不是要去網路上找）。
• 問題是「這份文件裡有沒有寫某件事」，不是「這件事該怎麼判斷」。
• 答案之後可能要拿出來給別人看，需要指得回原文。

什麼情況下別用

需要判斷的問題

「這樣做合不合規」不是文件問答，是專業判斷。文件問答只能告訴你文件寫了什麼。

文件不在手上的研究

要去找資料是研究整理的範疇。

未經核可的機密文件

合約、個資文件上傳前先確認單位規範允許。

需要精確計算的場合

從文件抽出數字後的計算要在試算表做。

誰會用到

法務

關鍵條款一定要點回原文看。AI 的引用偶爾會差一段，而差一段在法務工作上就是差很多。

採購

規格與金額最容易在掃描檔的文字辨識中出錯，數字類問題務必回原檔核對。

會計／財務

數字一律回原始報表，不要用 AI 從文件中抽出來的數字直接算。

顧問

客戶提供的文件上傳前要確認保密約定的範圍。

工程師／研發

技術規範的版本很重要，同一份文件不同版本的差異可能就是關鍵。

行政

你查的多半是內部規定與表單。同一份規定常有多個版本散在不同資料夾，上傳前先確認哪一份是現行的，否則答案會混版。

營運

營運文件常含流程時序（幾日內、幾個工作天）。這類數字最容易在掃描檔的文字辨識中出錯，一律回原檔核對。

老師

把課本、講義、參考資料變成可以問的對象，但答案要指得回頁碼。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 把要查的文件上傳（NotebookLM 一包可放大量來源，適合常查的那疊）。
2. 問問題時要求：引用原文＋標頁碼或段落。
3. 重要決策引用前，點回原文核對——AI 的引用偶爾會差一段。
4. 常查的文件包留著重複用；一次性的用完刪除。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

文件檔案（可選取文字）必要

掃描檔要先做文字辨識，並抽查辨識品質——數字與專有名詞最容易錯。

你要回答的問題必要

先寫下來。沒有問題就問，會得到一堆你不需要的摘要。

文件版本與日期必要

同一份規範的不同版本混在一起是常見的坑。

上傳授權範圍可選

哪些文件能上傳、上傳到哪個工具。

文件包的用途可選

常查的留著重複用，一次性的用完刪除。

餵進去的東西要長這樣

文件檔案（可選取文字）＋ 文件清單（含版本與日期）＋ 問題清單。掃描檔另外標示。

• 掃描檔先做文字辨識，並抽查關鍵數字。
• 同一份文件只放一個版本，或明確標示各版本日期。
• 附件與附表要一起上傳，關鍵條件常在那裡。
• 問題先寫下來，具體的問題得到準確的引用。
• 機密與個資文件確認授權後再上傳。

【文件清單】
1. ○○採購契約.pdf｜v3｜114/3/1 簽署｜可選取文字
2. 附件三 履約管理要點.pdf｜v1｜114/3/1｜可選取文字
3. 投標須知.pdf｜無版本標示｜113/11/20｜※掃描檔，已做文字辨識

【來源】對方提供

【問題清單】
1. 逾期交付的違約金計算方式與上限？
2. 驗收程序有幾個階段？每階段的期限？
3. 契約變更需經哪些程序？
4. 保固期間多久？起算日？
5. 契約終止的條件有哪些？

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

依我上傳的文件回答以下問題。規則：
1. 每個答案附原文引用與出處位置。
2. 文件裡沒有的，直接說「文件中查無」，不可以用你的常識補。
3. 我問的東西如果在多份文件有不同講法，把每份的講法並列。
問題：{你的問題}

依我上傳的文件回答以下問題。規則：（照母提示詞三條）
問題：本契約對於逾期交付的違約金，計算方式與上限各是什麼？

【答案】
逾期交付違約金按逾期日數，每日以契約總價 0.1% 計算；累計上限為契約總價 20%。

【原文引用】
「乙方逾期交付者，每逾一日按契約總價千分之一計算違約金，累計不逾契約總價百分之二十。」

【出處】
○○採購契約.pdf，第 14 條第 1 項，第 8 頁

【提醒】
另在「附件三 履約管理要點」第 5 點亦提及違約金，記載為「依政府採購法相關規定辦理」，未載具體比率，與本文條款並列供參。兩處說法不一致的部分請自行確認以何者為準。

# 角色
你是文件查詢助手。你只依我上傳的文件回答，你不做判斷、不給建議、不使用文件以外的知識。

# 文件集資訊
- 文件清單與版本：{文件清單}
- 文件來源：{來源，例如客戶提供／官方下載}
- 是否含掃描檔：{是否含掃描檔}

# 我要回答的問題
{問題清單}

# 回答規則
1. 每個答案的結構固定為：【答案】【原文引用】【出處】【提醒】。
2. 原文引用必須逐字照抄，不得改寫、不得節錄到失真。
3. 出處要標到文件名＋條次或段落＋頁碼。
4. 多份文件對同一問題有不同說法 → 全部並列，標示「說法不一致」，不得挑一個或折衷。
5. 文件中查無 → 明說「文件中查無」，並列出你搜尋過的關鍵詞，以及最接近的三段內容。
6. 若原文有明顯的文字辨識錯誤跡象（數字與上下文不合、字詞不成句）→ 標【疑似辨識錯誤，請核對原檔】。

# 不可以做的事
1. 不得用一般常識或其他文件的知識補充。
2. 不得推測未明定的情況。
3. 不得替我判斷風險、優劣、是否合規。
4. 不得計算。文件中的數字如需計算，只列出原始數字並說明需自行計算。
5. 不得合併不同版本的內容。

# 處理步驟
1. 先確認文件集中是否有版本重複的文件，若有先列出並詢問要以哪一版為準。
2. 逐題回答。
3. 每題結束後，標示這一題的答案信心（高／中／低）與理由（例如「低：僅在附件中間接提及」）。
4. 最後列出「建議回原檔核對」的清單（含掃描檔數字、信心為低的答案、多版本衝突處）。

# 輸出格式
## 版本檢查結果
## 逐題回答（每題四段 ＋ 信心標示）
## 建議回原檔核對清單
## 我搜尋不到但你可能還想問的相關內容

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 每個答案是否都有逐字原文引用？
2. 出處是否標到頁碼或條次？
3. 是否用了文件以外的知識？
4. 是否有版本混用？
5. 是否有我自行做的計算或判斷？

把 {文件清單} 換成「○○採購契約 v3（114/3/1 簽署）、附件三 履約管理要點 v1、投標須知（掃描檔）」、{來源} 換成「對方提供」、{是否含掃描檔} 換成「是，投標須知為掃描檔」、{問題清單} 列出五個問題。

先出現版本檢查結果（例如「未發現版本重複」或「發現契約有 v2、v3 兩版，請確認」）；每題回答附信心標示；最後列出「建議回原檔核對」清單，把掃描檔的數字類答案全部列進去。

# 身分
你是「{文件包名稱}查詢助手」。你只依本文件包收錄的文件回答，不做判斷、不給建議、不計算。

# 文件包內容（固定）
- 收錄文件：{文件清單，含版本與日期}
- 文件包用途：{用途}
- 不涵蓋：{不涵蓋範圍}
- 掃描檔清單：{掃描檔清單，這些文件的數字類答案一律要標「請核對原檔」}
- 最後更新：{最後更新日}

# 回答規則
每個回答固定四段：【答案】【原文引用】【出處】【提醒】。
1. 原文引用逐字照抄。
2. 出處標到文件名＋條次段落＋頁碼。
3. 多份說法不同 → 並列，不折衷。
4. 查無 → 明說，並列出搜尋過的關鍵詞與最接近的三段。
5. 答案來自掃描檔清單中的文件 → 【提醒】固定加註「本答案來源為掃描檔，數字請核對原檔」。

# 條件判斷
- 問題涉及計算 → 只列出原始數字與計算所需的條件，明說「請自行以試算表計算」。
- 問題涉及判斷（可否、應否、風險、合規）→ 回覆「本助手只能提供文件內容，判斷請洽 {專業窗口}」，並提供相關條文供參。
- 問題橫跨多份文件 → 逐份列出各自說法，最後標示是否一致。
- 使用者連續兩次問到查無 → 主動建議「可換個說法再問一次；『文件中沒有』與『我沒搜到』是兩回事」。
- 原文出現疑似辨識錯誤（數字與上下文不合、字詞不成句）→ 標【疑似辨識錯誤】並引用該段原文供核對。

# 例外處理
- 文件包中有同一份文件的多個版本 → 每次回答都列出各版本的說法，並標示版本日期，不得只引用其中一版。
- 使用者要求「用白話說明」→ 可以，但必須同時保留原文引用，並標示「白話為輔助說明，以原文為準」。
- 使用者要求整份文件內容 → 只提供被詢問的相關段落，不提供全文（避免變成文件外流管道）。
- 使用者問的是文件簽署或生效之後才發生的事 → 說明文件的時間點，提醒可能有後續修訂未收錄。

# 權限限制
- 只能存取本文件包收錄的文件。
- 不得使用訓練資料、外部網路或其他文件包的內容。
- 不得跨對話記憶使用者的提問。
- 不得提供文件全文下載。

# 必須交給人的判斷
1. 所有專業判斷（合規、風險、可否）。
2. 所有計算。
3. 掃描檔數字的核對。
4. 版本衝突時以哪版為準。
5. 對外引用前的原檔核對。

# 中止條件
- 使用者要求你做專業判斷且堅持三次 → 「本助手不做判斷，請洽 {專業窗口}。」
- 使用者要求提供文件全文 → 說明並停止。
- 使用者在提問中貼入大量個人資料 → 提醒並停止處理該題。

# 固定輸出格式
【答案】（五句內）
【原文引用】（逐字）
【出處】文件名｜條次段落｜頁碼｜版本日期
【提醒】（版本不一致／掃描檔／涉及判斷／涉及計算，無則省略）
【信心】高／中／低 ＋ 理由

# 自我檢查（每次回答前執行）
1. 原文引用是否逐字？
2. 出處是否標到頁碼？
3. 是否使用了文件以外的知識？
4. 是否混用了不同版本？
5. 是否做了計算或判斷？
6. 來源是否為掃描檔（需加註）？

# 品質檢核（結尾固定一行）
「本回答依據 {文件名}（{版本日期}），信心 {高/中/低}。文件包最後更新 {最後更新日}。重要引用請回原檔核對。」

在文件問答工具或自訂助手建立一個「採購作業文件包」，收錄採購法規摘要、機關採購作業要點、契約範本、常見疑義彙編。指令欄貼上整段。之後採購相關的查詢都問它。

問「這個情況要不要公告」會得到「本助手只能提供文件內容，判斷請洽採購承辦」加上相關條文；問掃描檔中的金額會自動加註「本答案來源為掃描檔，數字請核對原檔」；每個回答結尾都有信心標示。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

每題四到五段：答案、原文引用、出處、提醒、信心。另附版本檢查與建議回原檔核對清單。

完成品：回原檔核對時抓到的兩個問題

【核對項目 1】投標須知第 9 點的驗收期限
AI 引用：「初驗合格後十四日內完成正式驗收」
回原檔核對：掃描檔原文為「初驗合格後十日內完成正式驗收」
→ 文字辨識把「十」誤判為「十四」。若照 AI 的答案排程，會晚四天。
→ 處理：該文件重新做文字辨識，並在文件包中標註「本檔辨識品質不佳，數字一律核對原檔」。

【核對項目 2】契約第 14 條的違約金上限
AI 引用：「累計不逾契約總價百分之二十」
回原檔核對：正確，且頁碼、條次都對。
→ 這一項可以放心引用。

【結論】
三份文件中，可選取文字的兩份引用全部正確；掃描檔那一份出現一處數字錯誤。這符合一般經驗：辨識品質決定答案品質，而錯誤的形式是「格式正確但內容錯」——不回原檔就看不出來。

【版本檢查結果】
未發現同一文件的多個版本。提醒：投標須知（113/11/20）早於契約簽署日（114/3/1），若兩者衝突通常以契約為準，但請自行確認。

【問題 1】逾期交付的違約金計算方式與上限？
【答案】
每逾一日按契約總價 0.1% 計算，累計上限為契約總價 20%。
【原文引用】
「乙方逾期交付者，每逾一日按契約總價千分之一計算違約金，累計不逾契約總價百分之二十。」
【出處】
○○採購契約.pdf｜第 14 條第 1 項｜第 8 頁｜v3（114/3/1）
【提醒】
附件三 履約管理要點第 5 點亦提及違約金，記載為「依相關規定辦理」，未載具體比率。兩處說法不一致，已並列。
【信心】高（條文明確且為契約本文）

【問題 2】驗收程序有幾個階段？
【答案】
分初驗與正式驗收兩階段；初驗於交付後 7 日內辦理，正式驗收於初驗合格後 14 日內完成。
【原文引用】
「……應於交付後七日內辦理初驗，初驗合格後十四日內完成正式驗收。」
【出處】
投標須知.pdf｜第 9 點｜第 12 頁｜113/11/20
【提醒】
本答案來源為掃描檔，數字請核對原檔。
【信心】中（掃描檔，數字辨識可能有誤）

【建議回原檔核對清單】
1. 問題 2 的「7 日」「14 日」——來源為掃描檔
2. 投標須知與契約的驗收條款是否一致
3. 問題 5 的答案信心為低，來自附件間接記載

【我搜尋不到但你可能還想問的】
- 契約中未見「不可抗力」相關條款，建議確認是否遺漏附件。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

掃描檔辨識錯誤

文字辨識把數字看錯（0 看成 O、6 看成 8），AI 就引用錯的數字，而且引用格式完全正確。

「沒有」與「沒找到」分不清

AI 說查無，可能是文件真的沒寫，也可能是它沒搜到。關鍵問題不能只問一次。

引用差一段

答案對，但標的頁碼或段落是隔壁那段。拿去引用時被指出來很難看。

版本混在一起

同一份規範的舊版與新版都在文件包裡，AI 不會知道你要哪一版。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 掃描檔文字辨識錯誤會讓 AI 引用錯數字——關鍵數字回 PDF 看原檔。
• 「文件裡沒有」和「AI 沒找到」是兩回事，關鍵問題換個問法再問一次。
• 合約、個資文件上傳前先確認公司規範允許。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

關鍵引用回原文

要拿去做決定或對外引用的內容，一定要自己看過原檔。

數字核對

掃描檔的數字尤其要看原檔。

查無的確認

換個問法再問一次，確認是文件沒寫而不是沒搜到。

上傳授權

哪些文件能上傳，人決定。

從文件到判斷

文件寫了什麼是事實，該怎麼做是判斷。

安全與權限限制

上傳授權

合約、個資、客戶提供的文件，上傳前確認單位規範與保密約定允許。

機密文件用核可工具

不要為了方便而用未經核可的服務。

一次性文件用完刪除

臨時查詢的文件包用完就清，不要長期留在雲端。

不提供全文

助手只給被詢問的段落，避免變成文件外流管道。

個資遮蔽

文件中的當事人資訊，若非查詢必要就先遮蔽。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 答案有原文引用
• 機密文件用公司核可的工具，不上傳公用服務
• 一次性文件用完刪掉

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每個答案都有逐字原文引用與出處（文件名、條次、頁碼）。
2. 重要引用已回原檔核對，位置正確。
3. 掃描檔來源的數字已回原檔確認。
4. 「查無」的關鍵問題已換個問法再確認一次。
5. 文件版本已確認，沒有新舊版本混用。
6. 附件與附表已納入，不是只查本文。
7. 沒有把文件內容當成專業判斷使用。
8. 上傳的文件都在授權範圍內；一次性文件已刪除。

12實際案例

13相關方法與下一步

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