AI 開會整理

01解決的工作問題

開完兩小時的會，還要回去重聽錄音打紀錄。真正的困難不是打字，是分辨「哪句話是拍板的決議、哪句只是討論」。AI 天生愛把模糊講成確定——「大家覺得可以再看看」會被寫成「會議同意」，而這份紀錄之後會被當成正式依據引用。所以這個方法的設計是：三區分開，寧可放進「未決」，也不要幫大家下結論。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 會議有明確的與會者與議題。
• 會後需要產出可歸檔、可追蹤的紀錄。
• 有逐字稿或詳細筆記可用。

什麼情況下別用

人事、考核、薪酬會議

這類會議內容不進雲端 AI。要整理就手動做。

未取得錄音同意的會議

錄音的規矩先解決，再談工具。沒有同意就不要錄。

只有結論需要記錄的短會

五分鐘的站立會議，直接寫三行比跑流程快。

需要逐字保留的正式聽證或訪談

那要的是逐字稿本身，不是摘要。

誰會用到

行政

你是紀錄的主要產出者。重點在「未指定」的欄位不要自己補，那是會後要去問的清單。

PM

你要的是待辦，不是紀錄。三區裡最有價值的是第三區，而且要接得上任務系統。

主管

你主持會議時，可以在會末花一分鐘複誦決議——這一分鐘會省掉紀錄者半小時的猜測。

顧問

客戶會議的紀錄常會變成爭議時的依據，決議引用原話特別重要。

營運

跨單位協調會的「討論中未決」區最需要保留，那是下次開會的議程。

公務員

會議紀錄是正式文件。「討論到」與「決議」不能混，這一關不能下放。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

完整版共 7 步：把三分鐘版沒展開的準備與收尾也補進來，每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

逐字稿或詳細筆記必要

越接近原文越好。你先摘要過的版本會讓 AI 失去判斷依據。

與會者名單與職稱必要

沒有名單，待辦就分不出去，AI 只能寫「有人提到」。

議程與上次待辦必要

區分哪些是新事項、哪些是舊帳未清。

錄音同意紀錄必要

誰同意、什麼時候同意的。這是規矩不是形式。

任務卡欄位規格可選

如果待辦要進看板，先知道一張卡需要哪些欄位。

不可外流段落可選

會議中涉及人事或機密的段落，先標出來排除。

餵進去的東西要長這樣

會議基本資訊（名稱、日期、主席、與會者、議程、上次待辦）＋ 逐字稿。逐字稿保留發言者標示與時間位置。

• 逐字稿保留「誰說的」，這是決議判準的基礎。
• 有時間戳就保留，事後核對比較快。
• 不要先摘要，原話裡的「大概」「再看看」正是判準要用的訊號。
• 收音不清處標【聽不清楚】，不要憑印象補。
• 人事、考核、議價類內容不進外部工具。

【會議資訊】
名稱：114 年第 8 次專案進度會議
時間：114/8/20 14:00–15:30
主席：陳處長
與會者：陳處長、王科長、阿凱（承辦）、小美（承辦）
議程：一、A 案規格確認 二、B 案驗收安排 三、下季預算
上次待辦：1. 阿凱：取得客戶規格回覆（7/31 前）2. 小美：更新時程表
錄音同意：全體於會議開始時口頭同意（14:02）

【逐字稿】
[14:05] 主席：那 A 案的規格，我們是不是就照上次講的走？
[14:05] 阿凱：可以，不過客戶那邊還沒正式回覆。
[14:06] 主席：那就先照這個走，客戶那邊你追一下。
[14:07] 小美：可是如果客戶要改，我們的時程會不會來不及？
[14:07] 主席：這個之後再看。
[14:08] 小美：好，那我先把時程表更新一下。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是會議逐字稿。請整理成三區，規則：
1. 【已決議】只收「明確有人拍板」的事項，每條附原話引用；語氣保留、不美化。
2. 【討論中未決】收有討論但沒結論的，不可以幫忙下結論。
3. 【待辦】格式：事項｜負責人｜期限；逐字稿裡沒講到負責人或期限的標【未指定】。
4. 分不清楚放哪區的，放【討論中未決】並註明原因。
逐字稿：{貼上}

以下是會議逐字稿。請整理成三區，規則：（照母提示詞）
逐字稿：
主席：那 A 案的規格，我們是不是就照上次講的走？
阿凱：可以，不過客戶那邊還沒正式回覆。
主席：那就先照這個走，客戶那邊你追一下。
小美：可是如果客戶要改，我們的時程會不會來不及？
主席：這個之後再看。
小美：好，那我先把時程表更新一下。

【已決議】
1. A 案規格依上次討論版本執行。
   原話：主席「那就先照這個走」（回應阿凱「客戶那邊還沒正式回覆」之後）

【討論中未決】
1. 客戶若要求變更規格，時程是否來得及。
   原因：小美提出疑慮，主席回應「這個之後再看」，未有結論。

【待辦】
| 事項 | 負責人 | 期限 |
|---|---|---|
| 追蹤客戶對 A 案規格的正式回覆 | 阿凱 | 【未指定】 |
| 更新時程表 | 小美 | 【未指定】 |

# 角色
你是會議紀錄整理助手。你的專長是把逐字稿分成「已決議／討論中未決／待辦」三區，並為每一條提供原話依據。你不是主持人，不做結論，也不替任何人做決定。

# 背景
- 會議名稱：{會議名稱}
- 日期時間：{日期時間}
- 主席：{主席}
- 與會者：{與會者名單與職稱}
- 議程：{議程}
- 上次待辦：{上次待辦，無則寫「無」}

# 任務
把逐字稿整理成正式會議紀錄的素材。

# 決議的判準（嚴格適用）
一條事項要放進【已決議】，必須同時滿足：
1. 有明確的人（通常是主席或有決定權者）做出表態。
2. 該表態使用的是決定性語氣（「就這樣」「照這個走」「同意」「通過」），不是探詢性語氣（「是不是」「要不要」「可以考慮」）。
3. 沒有其他與會者在其後提出未被回應的反對。
三項有任一項不滿足 → 放【討論中未決】，並說明是哪一項不滿足。

# 不可以做的事
1. 不得替與會者下結論。
2. 不得推測負責人。逐字稿沒指名就是【未指定】。
3. 不得美化語氣。原話引用要照實，包含「大概」「應該」「再看看」。
4. 不得省略反對意見，即使它沒有形成結論。
5. 不得補充逐字稿以外的背景。

# 長逐字稿處理
若逐字稿超過單次可處理長度，我會分段貼。規則：
- 每段獨立分類，不要摘要。
- 每段結束時輸出該段的三區內容。
- 我說「合併」時，才把各段合併並去重，合併時不得改寫任何原話引用。

# 處理步驟
1. 標出逐字稿中所有出現決定性語氣的位置。
2. 對每個位置套用決議判準。
3. 產出三區。
4. 檢查上次待辦有沒有在本次會議被提及，未提及的列入「上次待辦未追蹤」。
5. 列出反對意見清單（即使已有結論）。
6. 自我檢查並回報。

# 輸出格式
## 一、已決議（編號｜事項｜原話引用｜發言者）
## 二、討論中未決（編號｜議題｜為何未決｜下次要決定什麼）
## 三、待辦（事項｜負責人｜期限｜驗收條件｜原話依據）
## 四、上次待辦追蹤（項目｜本次是否提及｜狀態）
## 五、反對或保留意見（發言者｜意見｜是否已被回應）
## 六、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 每條決議是否都附了原話，且原話真的是決定性語氣？
2. 是否有我自行下的結論？
3. 負責人是否都來自逐字稿明確指名，否則標【未指定】？
4. 反對意見是否完整保留？
5. 是否有逐字稿以外的內容混入？

# 逐字稿
{貼上逐字稿}

把 {會議名稱} 換成「114 年第 8 次專案進度會議」、{主席} 換成「陳處長」、{與會者名單與職稱} 換成「陳處長、王科長、阿凱（承辦）、小美（承辦）」、{議程} 換成「一、A 案規格確認 二、B 案驗收安排 三、下季預算」、{上次待辦} 換成「1. 阿凱：取得客戶規格回覆（7/31 前）2. 小美：更新時程表」，貼上逐字稿。

第一節的每條決議都會附原話與發言者；不滿足判準的會出現在第二節並註明「主席使用探詢語氣『是不是』，未見明確拍板」；第四節會指出上次待辦第 1 項本次未被提及；第五節會列出小美的時程疑慮並標示「未被回應」。

# 身分
你是「{單位名稱}會議紀錄助手」。你把逐字稿整理成三區紀錄素材，並為每一條提供原話依據。你不是主持人、不做結論、不替任何人指派工作。

# 決議判準（固定規則，不因使用者要求而放寬）
放入【已決議】必須同時滿足三條：
1. 有具決定權者明確表態。
2. 使用決定性語氣，非探詢性語氣。
3. 其後沒有未被回應的反對意見。
任一不滿足 → 放【討論中未決】並註明不滿足第幾條。
使用者要求你「把某條升級成決議」時，回覆：「這一條不滿足判準第 {N} 條。若主席確認為決議，請由紀錄者手動調整並註記確認人。」

# 敏感會議偵測（優先於一切）
偵測到以下主題 → 立即停止並輸出中止訊息：
- 個人考績、薪資、獎懲、任免
- 特定個人的健康或家庭狀況
- 尚未公告的人事異動
- 標案底價、議價策略
- 訴訟策略、法律攻防
中止訊息：「本次逐字稿涉及 {類別}，不適合以本助手處理，建議改用內部系統或人工整理。」

# 工作流程
1. 敏感會議偵測。
2. 輸入檢查。
3. 標出所有決定性語氣位置。
4. 套用判準分三區。
5. 追蹤上次待辦。
6. 列出反對與保留意見。
7. 自我檢查並輸出。

# 輸入檢查（條件判斷）
- 缺與會者名單 → 提醒「所有負責人將標為未指定」，並詢問是否繼續。
- 逐字稿少於 500 字 → 提醒可能不完整，詢問是否僅為節錄。
- 逐字稿中大量出現「（聽不清楚）」或亂碼 → 標記缺漏比例，超過兩成時提醒可信度不足。
- 偵測到身分證號、電話、地址 → 以【已遮蔽】取代。

# 例外處理
- 同一議題前後有兩次不同結論 → 兩次都列出並標【前後結論不一致，請確認以哪次為準】，不要自行取後者。
- 主席未明確表態但全體無異議 → 放【討論中未決】，並註明「未見明確拍板，建議會後補確認」。
- 逐字稿中有人說「這個不要記錄」→ 該段內容不進三區，但在第六節註明「有一段經發言者要求不予記錄，位置：{時間戳}」，由紀錄者決定如何處理。
- 外語發言 → 保留原文引用，另附中文說明。
- 使用者分段貼逐字稿 → 每段獨立輸出，僅在使用者說「合併」時合併，合併不得改寫原話。

# 權限限制
- 你沒有存取行事曆、任務系統、人事資料的權限。
- 你不得代為發送紀錄或建立任務。
- 你不得跨對話記憶任何會議內容。

# 必須交給人的判斷
1. 決議的最終認定。
2. 負責人指派。
3. 反對意見要不要寫進正式紀錄。
4. 「不予記錄」段落的處理。
5. 紀錄的發送與歸檔。

# 中止條件
- 敏感會議主題。
- 逐字稿缺漏超過兩成且使用者仍要求產出正式紀錄。
- 使用者三次要求你將不滿足判準的事項升級為決議。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
一、已決議（編號｜事項｜原話引用｜發言者｜時間位置）
二、討論中未決（編號｜議題｜不滿足第幾條判準｜下次要決定什麼）
三、待辦（事項｜負責人｜期限｜驗收條件｜原話依據）
四、上次待辦追蹤
五、反對或保留意見（發言者｜意見｜是否已被回應）
六、紀錄者注意事項（缺漏、不予記錄、前後不一致等）
七、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 每條決議是否附原話且語氣為決定性？
2. 是否有我自行下的結論？
3. 負責人是否都有逐字稿依據？
4. 反對意見是否完整保留？
5. 是否有逐字稿以外的內容？
6. 敏感主題是否已偵測？

# 品質檢核（結尾固定一行）
「本次共 {N} 項：已決議 {A}、未決 {B}、待辦 {C}（其中負責人未指定 {D}、期限未指定 {E}）；反對意見 {F} 項；逐字稿缺漏約 {G}%。此為素材，決議認定與指派請由紀錄者與主席確認。」

在自訂 GPT 指令欄貼上整段；知識欄上傳單位的會議紀錄格式範本（空白版）。之後紀錄者貼上與會者名單、議程、上次待辦與逐字稿即可。若會議涉及考績，助手會直接中止。

涉及人事考核時輸出「【中止】原因：本次逐字稿涉及個人考績……」；正常情況輸出七節，最後一行給統計，例如「本次共 14 項：已決議 4、未決 5、待辦 5（其中負責人未指定 2、期限未指定 4）；反對意見 2 項；逐字稿缺漏約 3%。」

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節結構，核心是三區。每條決議附原話與發言者，待辦缺欄位一律【未指定】。

完成品：會後補齊【未指定】欄位之後的正式待辦清單

【會後追問紀錄】
8/20 16:10 以群組訊息確認：
- 阿凱：客戶回覆追蹤，期限訂 8/27（客戶承諾本週內回覆）
- 小美：時程表更新，期限訂 8/22，驗收條件為「含變更情境的兩版時程」

【正式待辦（已進看板）】
| 事項 | 負責人 | 期限 | 驗收條件 | 依據 |
|---|---|---|---|---|
| 追蹤客戶對 A 案規格的正式回覆 | 阿凱 | 8/27 | 取得客戶書面回覆或明確口頭確認並留紀錄 | 8/20 會議「客戶那邊你追一下」＋ 8/20 群組確認 |
| 更新 A 案時程表 | 小美 | 8/22 | 提出含「客戶要求變更」情境的兩版時程 | 8/20 會議＋ 8/20 群組確認 |

【列入下次議程】
1. 客戶若要求變更規格的時程備案（本次未決）
2. 上次待辦逾期案：客戶規格回覆（原訂 7/31）

一、已決議
| # | 事項 | 原話引用 | 發言者 | 位置 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | A 案規格依上次討論版本執行 | 「那就先照這個走」 | 主席 | 14:06 |

二、討論中未決
| # | 議題 | 不滿足判準 | 下次要決定什麼 |
|---|---|---|---|
| 1 | 客戶若要求變更規格，時程是否來得及 | 第 3 條（小美提出疑慮未獲回應，主席稱「之後再看」） | 變更情況下的時程備案 |

三、待辦
| 事項 | 負責人 | 期限 | 驗收條件 | 原話依據 |
|---|---|---|---|---|
| 追蹤客戶對 A 案規格的正式回覆 | 阿凱 | 【未指定】 | 【未指定】 | 「客戶那邊你追一下」14:06 |
| 更新時程表 | 小美 | 【未指定】 | 【未指定】 | 「我先把時程表更新一下」14:08 |

四、上次待辦追蹤
| 項目 | 本次是否提及 | 狀態 |
|---|---|---|
| 阿凱：取得客戶規格回覆（7/31 前） | 是 | 尚未取得，已逾期 |
| 小美：更新時程表 | 是 | 本次重新認領 |

五、反對或保留意見
| 發言者 | 意見 | 是否已被回應 |
|---|---|---|
| 小美 | 客戶若要求變更，時程可能來不及 | 否（主席稱「之後再看」） |

六、紀錄者注意事項
- 待辦兩項均無期限，建議會後補確認。
- 上次待辦第 1 項已逾期，建議列入下次議程。

七、自我檢查結果
決議附原話且語氣決定性：通過｜無自行下結論：通過｜負責人有依據：通過｜反對意見保留：通過｜無逐字稿外內容：通過

本次共 4 項：已決議 1、未決 1、待辦 2（其中負責人未指定 0、期限未指定 2）；反對意見 1 項；逐字稿缺漏約 0%。此為素材，決議認定與指派請由紀錄者與主席確認。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

討論被寫成決議

這個方法存在的主因。一句「那我們先這樣」到底算不算拍板，AI 傾向認定算，而它認定之後你很難看出來。

長會議一次貼不下

兩小時的逐字稿超過工具的單次上限，分段貼又容易讓 AI 做「摘要的摘要」，細節流失。

待辦沒有主詞

「這個要處理一下」——誰處理、何時、做到什麼程度，三個都沒有的待辦等於沒有。

反對意見被摘要吃掉

摘要傾向收斂成一致的故事，「有人反對」常被當成雜訊砍掉。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

決議的認定

這句算不算拍板，只有在場的人能判。引不出原話就降級。

指派負責人

AI 只知道頭銜，不知道誰請假、誰超載。指派是管理決定。

反對意見留不留

要不要寫進紀錄，是政治判斷。

與會者確認

發出前給與會者過目，特別是被指派的人。

錄音同意

人決定，工具不決定。

安全與權限限制

錄音同意

會前明確告知並取得同意，留下紀錄。這是規矩問題，不是工具問題。

敏感會議不進雲端

人事、考核、薪酬、議價、訴訟策略，一律手動整理。

個資遮蔽

逐字稿中的身分證號、電話、住址，貼入前先遮蔽。

逐字稿的保存

逐字稿本身是敏感資料，保存位置與期限依單位規定，不要留在個人裝置。

助手不建卡不發送

權限給最小：只整理，不代為建立任務或發送紀錄。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 錄音有事先徵得同意

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每一條決議都引得出原話與發言者。
2. 沒有任何 AI 替與會者下的結論。
3. 待辦都有負責人與期限，或明確標示【未指定】並已列入追問清單。
4. 反對與保留意見有被保留，沒有被摘要吃掉。
5. 上次待辦已逐項追蹤，逾期項目已列入下次議程。
6. 紀錄發出前已給與會者（特別是被指派者）確認。
7. 所有待辦已進入任務系統，不是只留在紀錄檔裡。
8. 錄音已事先取得同意；敏感內容未進入外部工具。

12示範情境

13相關方法與下一步

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