本週的零散回覆收齊了,想快速更新總表並找出紅燈。
這是我的專案追蹤總表,以下是本週收到的零散回覆。請:
1. 產生總表更新草稿:哪一列該更新成什麼,附依據(誰在哪封回覆講的)。
2. 回覆裡沒提到的項目不要動,列成「本週無音訊」清單。
3. 標出紅燈:期限七天內但狀態未完成的、連續兩週無進展的。
4. 對紅燈項目各擬一則催辦訊息草稿(禮貌、講清楚需要對方做什麼、什麼時候要)。
總表:{貼上};本週回覆:{貼上}可替換變數
| 變數 | 要換成什麼 |
|---|---|
{貼上}(總表) | 現行追蹤總表。 |
{貼上}(本週回覆) | 本週收到的零散回覆原文。不要先摘要。 |
完整使用範例(照這樣填)
這是我的專案追蹤總表,以下是本週收到的零散回覆。請:(照母提示詞四條) 總表: | 事項 | 對口 | 狀態 | 下一步 | 期限 | 卡在哪 | | 資料介接規格確認 | A 局資訊科 王 | 進行中 | 等對方回規格 | 8/30 | 等回覆 | | 場地租借合約 | 總務科 陳 | 未開始 | 需先簽會計 | 9/15 | — | | 教育訓練排程 | 人事室 李 | 進行中 | 排講師時間 | 9/5 | — | | 系統帳號開通 | 資訊室 張 | 未開始 | 送申請單 | 8/25 | — | | 經費核銷 | 會計室 黃 | 進行中 | 補單據 | 8/28 | 缺兩張發票 | 本週回覆: [8/19 信件] A 局王科員:「規格書我這邊還在確認,下週應該可以給你。」 [8/20 訊息] 人事室李:「講師時間已經敲定 9/12,教室也訂好了。」 [8/21 訊息] 資訊室張:「帳號申請單我會處理。」
預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣)
【一、總表更新草稿】 | 事項 | 原狀態 | 建議更新為 | 依據 | |---|---|---|---| | 資料介接規格確認 | 進行中 | 進行中(不變)|「卡在哪」更新為「對方確認中,稱下週給」 | 8/19 A 局王科員信件 | | 教育訓練排程 | 進行中 | **已完成** | 8/20 人事室李訊息:「講師時間已經敲定 9/12,教室也訂好了」——有具體結果(日期、教室) | | 系統帳號開通 | 未開始 | **維持未開始** ⚠️ | 8/21 資訊室張訊息為「我會處理」,屬承諾非動作。狀態不升級。 | 【二、本週無音訊】 - 場地租借合約(總務科陳) - 經費核銷(會計室黃) ※ 這兩項本週無任何回覆,狀態一律不動。 【三、紅燈】 | 事項 | 紅燈原因 | |---|---| | 系統帳號開通 | 期限 8/25,剩 4 天且仍為「未開始」;對方僅口頭承諾 | | 經費核銷 | 期限 8/28,剩 7 天;且已連續兩週無音訊 | 【四、催辦訊息草稿】 (1)致資訊室張(帳號開通) 「張先生您好,關於系統帳號開通,因 8/25 前需完成以利後續測試,想確認申請單是否已送出?若尚未送出,我這邊可以先把需要的資料整理好給您。麻煩您了。」 (2)致會計室黃(經費核銷) 「黃小姐您好,經費核銷這件事想跟您確認進度。上次提到缺兩張發票,我已於 8/12 補送,不確定是否有收到?核銷期限為 8/28,若還缺什麼請告訴我,我盡快補齊。」 ※ 兩則訊息的語氣請依你與對方的關係調整後再寄出。
常見錯誤用法
- 接受「我會處理」→「處理中」的更新。這是這個方法最主要的防守點。
- 把「無音訊」清單跳過。沒回覆的項目才是最容易爆的。
- 催辦訊息直接複製寄出。跨單位的語氣是政治不是文書。
- 更新完之後把總表存成新的一份。總表只能有一份。
- 有兩份以上追蹤表時(先合併)。
回覆中沒提到的項目,AI 應該列進「無音訊」而不是沿用舊狀態當成「還在進行」。如果某項連續三週無音訊,那不是「進行中」,那是「失聯」——建議在總表加一個獨立的狀態。
- 所有狀態升級的確認(特別是未開始→進行中)。