三分鐘版 濃縮成 5 步;要細節再往下讀
先讓 AI 拷問你(或需求方):這份需求裡哪些地方語意不清、互相矛盾、沒定義驗收。 釐清後才拆解:功能群→工作包→任務,每層附「這是從需求書哪一段來的」。 每個工作包定驗收標準——寫不出驗收標準的工作包表示需求還沒懂。 標依賴與風險:哪些包互相卡、哪些需求書根本沒講。 拆解結果與需求方對一次——確認「沒講的」是不用做,不是忘了做。 這一篇用的是拆解與追進度 這一招——把一大塊工作拆成有負責人、有期限、追得到的項目。 同一招還能做這幾件事(共 5 篇):
本頁 13 節,分 5 區 一、這是什麼 三十秒判斷關不關你的事
先確認這一篇解的是不是你的問題。看完這兩節如果覺得不像,就不用再往下讀——省下的時間比讀完更值錢。
01 解決的工作問題拿到一份三十頁的需求書或一大段客戶描述,要拆成團隊接得住的任務結構。這裡有一個很容易被跳過的順序問題:多數人拿到需求就開始拆,結果是把需求的模糊原封不動帶進任務裡。正確的順序是先拷問 ——找出語意不清、互相矛盾、沒定義驗收的地方,問清楚之後才拆。
02 什麼時候用、什麼時候別用什麼情況下該用這一套 有一份書面需求或完整的口頭描述。 工作要分給多個人做,需要可認領、可驗收的單位。 需求方還在,可以問。 什麼情況下別用
跳過拷問直接拆 把需求的模糊原封不動帶進任務裡,做到一半才發現不是對方要的。
需求方不在或不回應時 拷問問不到答案,只能自己填假設——那些假設要明確標示,並承擔風險 。
已經定案且非常明確的小需求 三兩件事直接開卡比較快。
把工作分解當成估價依據 AI 的規模估計是相對參考,不是報價基礎。 誰會用到
PM 你要守的是「寫不出驗收標準的工作包表示需求還沒懂」這條線。這條守住,返工會少很多。
工程師/研發 出處欄位是防 AI 腦補的關鍵。每個工作包都要指得回需求書的哪一段。
顧問 「需求未涵蓋」清單是你跟客戶對焦的工具,也是日後爭議時的依據。
營運 營運類需求常有隱含的既有流程假設,拷問階段要特別問「現在是怎麼做的」。 所屬工作情境 二、整件事怎麼跑 先看圖,再看逐步
先用一張圖抓全貌,再看逐步展開。圖看不懂沒關係,下一節會把每一步實際在做什麼、誰做,一條一條講清楚。
03 流程圖這張圖是整篇的骨架:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點,粗框是中止條件。後面每一節都是在展開圖上的某一格。
AI 需求拆解:先拷問,再拆解 Human 輸入 Human 步驟 AI Checkpoint Output Risk 困難點 Stop 中止
看圖重點: 圖上第一個節點是「拷問」不是「拆解」,這個順序就是方法本身。多數返工來自「沒問就開工」,而 AI 最擅長的其實是把缺口列出來,不是把缺口補滿 。右側第一個紅框特別重要:它補上去的功能看起來完全合理(一般這類系統都會有),但需求書裡沒有、客戶也沒打算付錢——所以出處欄位是必填的。最後一步「與需求方對未涵蓋清單」不能省:沒講的到底是不用做,還是對方認為理所當然?純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張) AI 需求拆解:先拷問,再拆解(純文字流程表) 序 類型/角色 流程步驟 這一步的困難點/中止條件 1 Human 需求文件原文 + 需求方可及性 + 團隊組成 + 既有系統 + 已知假設 要原文不要轉述;個資範例先換成假資料 — 2 AI AI 從五角度拷問:語意不清/矛盾/缺驗收/隱含假設/未提及但通常必要 困難點/風險 跳過拷問直接拆,把需求的模糊原封不動帶進任務裡
3 Human 人拿問題清單去問需求方,答案書面回填並留檔 — 4 AI AI 三層拆解:功能群→工作包→任務,每項附出處與驗收標準 困難點/風險 AI 腦補「一般都會有」的功能——合理但需求書沒有,客戶沒打算付錢
5 Checkpoint 依團隊能力調顆粒度 + 確認驗收標準(寫不出來就退回拷問) 困難點/風險 寫不出驗收標準不是「難寫」,是「需求還沒懂」
失敗與中止條件 有工作包寫不出驗收標準,或未涵蓋清單未與需求方對過 → 不得開工
6 Human 與需求方對「需求未涵蓋」清單並書面確認拆解結果 困難點/風險 拆完沒回頭對=自己簽了一份對方沒看過的合約
7 Output 工作分解結構 + 驗收標準表 + 需求未涵蓋清單 + 釐清問答紀錄 —
Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯) 可直接複製,改成你自己的流程 複製 Mermaid
flowchart TD
in1(["<b>Human</b><br/>需求文件原文 + 需求方可及性 + 團隊組成 + 既有系統 + 已知假設<br/><small>要原文不要轉述;個資範例先換成假資料</small>"])
a1[/"<b>AI</b><br/>AI 從五角度拷問:語意不清/矛盾/缺驗收/隱含假設/未提及但通常必要"/]
s1["<b>Human</b><br/>人拿問題清單去問需求方,答案書面回填並留檔"]
a2[/"<b>AI</b><br/>AI 三層拆解:功能群→工作包→任務,每項附出處與驗收標準"/]
c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>依團隊能力調顆粒度 + 確認驗收標準(寫不出來就退回拷問)"}}
s2["<b>Human</b><br/>與需求方對「需求未涵蓋」清單並書面確認拆解結果"]
o1(["<b>Output</b><br/>工作分解結構 + 驗收標準表 + 需求未涵蓋清單 + 釐清問答紀錄"])
r2>"<b>Risk</b><br/>跳過拷問直接拆,把需求的模糊原封不動帶進任務裡"]
r1>"<b>Risk</b><br/>AI 腦補「一般都會有」的功能——合理但需求書沒有,客戶沒打算付錢"]
r3>"<b>Risk</b><br/>寫不出驗收標準不是「難寫」,是「需求還沒懂」"]
x1[/"<b>Stop</b><br/>有工作包寫不出驗收標準,或未涵蓋清單未與需求方對過 → 不得開工"\]
r4>"<b>Risk</b><br/>拆完沒回頭對=自己簽了一份對方沒看過的合約"]
in1 --> a1
a1 --> s1
s1 --> a2
a2 --> c1
c1 --> s2
s2 --> o1
a1 -.->|風險| r2
a2 -.->|風險| r1
c1 -.->|風險| r3
c1 ==>|中止| x1
s2 -.->|風險| r4
c1 -.->|驗收寫不出來就退回拷問| a1
classDef clsIn fill:#FFFFFF,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsHuman fill:#FBFCFD,stroke:#7A8CA0,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsAI fill:#FFF6EA,stroke:#DE9A45,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsAgent fill:#FDEBD2,stroke:#B87A2E,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsTool fill:#EDF2F6,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsCheck fill:#E8F2EC,stroke:#3F7A5A,stroke-width:2px,color:#123024
classDef clsOut fill:#141E2B,stroke:#141E2B,stroke-width:2px,color:#F2F6F9
classDef clsRisk fill:#FCEFEA,stroke:#C0552F,stroke-width:2px,color:#5E2110
classDef clsStop fill:#F7E1DB,stroke:#8E2F17,stroke-width:3px,color:#5E2110
class in1 clsIn;
class a1 clsAI;
class s1 clsHuman;
class a2 clsAI;
class c1 clsCheck;
class s2 clsHuman;
class o1 clsOut;
class r2 clsRisk;
class r1 clsRisk;
class r3 clsRisk;
class x1 clsStop;
class r4 clsRisk; 04 完整步驟圖的文字版,逐步展開 完整版共 7 步:把三分鐘版沒展開的準備與收尾也補進來,每一步誰做、做完會有什麼。
序 誰做 步驟與說明 1 AI 先拷問 列出需求中語意不清、互相矛盾、沒定義驗收的地方,逐條問。這一步不能跳。→ 釐清問題清單 2 Human 問需求方 拿問題清單去問,把答案回填成書面。答案要留檔,日後爭議時是依據。→ 釐清問答紀錄 3 AI 分層拆解 功能群→工作包→任務,每層附「這是從需求書哪一段來的」。出處欄位是防腦補的關鍵。→ 工作分解結構 4 AI 定驗收標準 每個工作包一條。寫不出驗收標準的工作包,表示需求還沒懂——那一項要退回拷問。→ 驗收標準表 5 AI 標依賴與風險 哪些包互相卡、哪些需求書根本沒講。「需求未涵蓋」清單獨立列出。→ 依賴圖與未涵蓋清單 6 Human 調顆粒度 依團隊實際能力調整。AI 拆得太細或太粗都很常見。→ 可執行的分解 7 Human 與需求方對一次 確認「沒講的」是不用做,不是忘了做。這一步不做,等於自己簽了一份對方沒看過的合約。→ 確認過的分解
三、動手做 備料 → 指令 → 產出 → 工具
這一區是真的動手:先備料、再貼指令、然後對照產出應該長什麼樣。手上是哪一支 AI 都做得完,差別寫在最後的工具那一節。
05 開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始
需求文件或完整描述必要 原文,不是你轉述的版本。原文的用詞是拷問的線索。
需求方的可及性必要 誰能回答問題、多久回一次。拷問的答案決定拆解品質。
團隊的實際能力與人力必要 顆粒度要落在團隊接得住的範圍。
既有系統與流程可選 需求常常隱含「接上現有的東西」,而那些沒寫在需求書裡。
過去類似專案的實際工時可選 唯一有意義的規模估計依據。
驗收方與驗收方式可選 誰驗收、怎麼驗收。這決定驗收標準怎麼寫。 餵進去的東西要長這樣 需求文件原文 + 七項背景(專案、需求方、驗收方與方式、團隊組成、既有系統、時程限制、已知假設)。
需求要原文,不要轉述——原文的用詞是拷問的線索。 既有系統要寫,隱含假設最常出現在這裡。 已知假設要誠實列出,那些如果錯了整個拆解會歪。 驗收方與驗收方式要寫,驗收標準才寫得出來。 需求文件中的個資範例先替換成假資料。 【背景】
專案名稱:線上申請系統建置
需求方:業務單位張科長
驗收方與方式:業務單位+資訊室聯合驗收,以驗收測試表逐項確認
我方團隊:2 名開發、1 名 PM,可投入 60% 工時
既有系統:案件管理系統(廠商 A 維護,介接需其配合)
時程限制:三個月,張科長表示為硬性(配合年度計畫)
已知假設(尚未確認):
1. 我假設「通知」是 Email,因為單位目前沒有簡訊平台
2. 我假設不需要資料移轉,因為是全新業務
顆粒度門檻:一人 3 個工作天
【需求文件】
「我們希望建置一個線上申請系統,讓民眾可以線上填表、上傳附件、查詢進度。承辦人員可以在後台審核,審核完成後系統要自動通知申請人。系統要能跟現有的案件管理系統介接。預計三個月上線。」 06 Prompt(快速/完整/進階)A 快速版貼上就能用;B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足;C 進階版是拿去建 GPT/Skill/Agent 的系統指令,預設收起來,要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出;A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點,C 版的那幾題指向 Agent 專篇。
A A. 快速版 剛拿到需求文件,想先知道「哪裡還沒講清楚」。
適合的工具 Claude ChatGPT
👇 直接複製,{ } 換成你的內容 複製這段 Prompt
以下是需求文件。分兩步:
第一步(先做):列出需求中「語意不清/互相矛盾/缺驗收定義」的地方,逐條問我。
第二步(我回答後):拆解成 功能群→工作包→任務,每項附:需求書出處段落|驗收標準|依賴項|預估規模(大/中/小)。
規則:需求書沒提到的不可以自己補,列進「需求未涵蓋」清單。
需求文件:{貼上} 可替換變數 變數 要換成什麼 {貼上}需求文件全文或完整的口頭描述。
完整使用範例(照這樣填) 以下是需求文件。分兩步:(照母提示詞兩步與規則)
需求文件:
「我們希望建置一個線上申請系統,讓民眾可以線上填表、上傳附件、查詢進度。承辦人員可以在後台審核,審核完成後系統要自動通知申請人。系統要能跟現有的案件管理系統介接。預計三個月上線。」 預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣) 【第一步:需求中不清楚的地方】
語意不清:
1. 「上傳附件」——檔案格式限制?單檔與總容量上限?可上傳幾個?
2. 「查詢進度」——進度顯示到什麼細緻度?只顯示「審核中/完成」,還是要顯示目前在哪個關卡、承辦是誰?
3. 「自動通知」——透過什麼管道(Email/簡訊/App 推播)?通知失敗怎麼辦?
4. 「審核」——是單關審核還是多關?有沒有退件補正的流程?退件後申請人怎麼重新送出?
5. 「介接」——是即時介接(API)還是批次匯入?由誰負責介接端的開發?現有系統有沒有可用的介接介面?
互相矛盾/需確認:
6. 「三個月上線」與「跟現有系統介接」可能衝突——介接的開發時程通常取決於對方系統的配合,而那不在你的控制範圍內。這個期限是硬性的嗎?
缺驗收定義:
7. 什麼叫「上線」?(可對外開放使用/通過驗收測試/完成資料移轉)
8. 「系統要能介接」的驗收標準是什麼?(能傳一筆/能穩定傳/有錯誤重送機制)
9. 有沒有效能、併發、可用性的要求?需求書完全未提。
10. 資訊安全的要求?(個資保護、弱點掃描、滲透測試)需求書完全未提。
請回答以上問題,我再進行第二步拆解。
※ 注意:第 9、10 項若確認為「不需要」,我會列入「需求未涵蓋」清單並在拆解中排除;若後續要補,屬於範圍變更。 常見錯誤用法 跳過第一步直接叫它拆。需求的模糊會原封不動變成任務的模糊。 自己回答拷問問題。你的答案是假設,不是需求。要問需求方。 覺得問題太多而只挑幾題問。沒問到的地方,就是之後會出事的地方。 把「需求未涵蓋」的項目直接做掉(因為覺得理所當然)。那是範圍蔓延的起點。 這一版另外不適合 需求方無法回應時(只能自己填假設並標示風險)。 已定案且非常明確的小需求。 缺少資料時怎麼辦 需求文件很短時(例如只有一段話),拷問問題會很多——那不是 AI 在找碴,那反映的是真實的資訊缺口。這種情況下,第一次的拷問清單本身就是最有價值的產出。
這一版另外要人確認 拿問題清單去問需求方,不要自己答。 把答案回填成書面並留檔。 確認「需求未涵蓋」的項目是不用做還是忘了寫。 適合的工具 Claude ChatGPT
👇 直接複製,{ } 換成你的內容 複製這段 Prompt
# 角色
你是需求分析師。你的工作順序固定為:先拷問、後拆解。你不補充需求文件沒寫的內容。
# 背景
- 專案名稱:{專案名稱}
- 需求方:{需求方}
- 驗收方與驗收方式:{驗收方與方式}
- 我方團隊:{團隊組成與人力}
- 既有系統與流程:{既有系統,無則寫「無」}
- 時程限制:{時程限制}
- 我已知的假設(尚未經需求方確認):{已知假設}
# 第一步:拷問(我說「開始拆解」之前,不要拆)
對需求文件逐段檢視,列出:
1. **語意不清**:同一句話有兩種以上讀法的地方。列出各種讀法,說明會導致什麼不同的做法。
2. **互相矛盾**:需求內部或需求與時程/資源之間的衝突。
3. **缺驗收定義**:說了「要做什麼」但沒說「做到什麼程度算完成」的地方。
4. **隱含假設**:需求文件假設了某些既有條件(現有系統、既有流程、對方會配合)但沒明說的地方。
5. **完全未提及但通常必要**:效能、資安、可用性、資料移轉、教育訓練、維運。這一類要明確標示「需求書未提及,請確認是否需要」——**不得自行納入拆解**。
每一條都要寫成「可以直接拿去問需求方」的具體問題。
# 第二步:拆解(我回答後才做)
分三層:功能群 → 工作包 → 任務。
每一項附:
- 需求書出處(第幾頁/第幾條/原文引句)
- 驗收標準(可驗證的:產出什麼、誰確認、怎麼判定通過)
- 依賴項(要等哪些包)
- 預估規模(大/中/小,並說明判斷依據)
規則:
1. 需求書沒提到的功能**不可以自己補**,一律列進「需求未涵蓋」清單。
2. 寫不出驗收標準的工作包,標【驗收待定義】並說明缺什麼,**不要硬寫一個模糊的**。
3. 工作包的顆粒度以「一個人可在 {顆粒度天數} 個工作天內完成」為原則;超過的要再拆,無法判斷的標【需估時】。
4. 規模估計是相對參考,必須標明「非工時承諾」。
# 輸出格式
【第一步】
一、語意不清(原文|可能的讀法|各自導致什麼做法|要問的問題)
二、互相矛盾(衝突點|為什麼衝突|要問的問題)
三、缺驗收定義(項目|要問的問題)
四、隱含假設(假設什麼|若不成立會怎樣|要問的問題)
五、未提及但通常必要(項目|要問的問題)
【第二步】
六、工作分解結構(功能群|工作包|任務|出處|驗收標準|依賴|規模)
七、驗收標準表(工作包|驗收標準|驗收方|判定方式)
八、依賴關係(含循環相依警示)
九、需求未涵蓋清單(項目|為什麼列在這裡|建議如何處理)
十、風險清單(風險|可能影響哪些工作包|建議)
十一、自我檢查結果
# 自我檢查(輸出前執行)
1. 是否有需求書沒提到而我自己補的功能?
2. 每個工作包是否都有需求書出處?
3. 是否有硬寫的模糊驗收標準?
4. 是否有超過顆粒度門檻而未拆的工作包?
5. 是否有循環相依未標示?
6. 規模估計是否已標明非工時承諾?
# 需求文件
{貼上需求文件} 可替換變數 變數 要換成什麼 {專案名稱}/{需求方}拷問問題要拿去問誰。 {驗收方與方式}驗收標準要寫成驗收方能判定的樣子。 {團隊組成與人力}顆粒度要落在團隊接得住的範圍。 {既有系統}隱含假設最常出現在這裡。 {時程限制}用來檢查與需求之間的衝突。 {已知假設}誠實列出。這些假設如果錯了,整個拆解會歪。 {顆粒度天數}建議 3。
完整使用範例(照這樣填) 把 {專案名稱} 換成「線上申請系統建置」、{需求方} 換成「業務單位張科長」、{驗收方與方式} 換成「業務單位+資訊室聯合驗收,以驗收測試表逐項確認」、{團隊組成} 換成「2 名開發、1 名 PM,可投入 60%」、{既有系統} 換成「案件管理系統(廠商 A 維護,介接需其配合)」、{時程限制} 換成「三個月,硬性」、{顆粒度天數} 換成 3。 預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣) 第一步會指出「三個月上線」與「介接需廠商 A 配合」之間的衝突,並問「這個期限是否包含介接?若廠商 A 無法配合,是否可先上線不含介接的版本?」;第五節會列出效能、資安、資料移轉、教育訓練四項「未提及但通常必要」;第九節「需求未涵蓋」會把這些列進去而不是自動納入拆解。 常見錯誤用法 {已知假設} 留空。那些未經確認的假設如果錯了,整個拆解會歪,而且很晚才會發現。 跳過第一步直接要第二步。 把第五節「未提及但通常必要」的項目直接納入拆解。那是範圍蔓延的起點——即使它們真的必要,也要先問過。 把【驗收待定義】的工作包硬填一個驗收標準。那只是把爭議延後。 缺少資料時怎麼辦 需求方回答不了某些問題時(例如「介接的技術細節要問廠商 A」),那一項要列進風險清單而不是自己假設。拆解可以先做,但相關工作包要標【依賴外部確認】。
這一版另外要人確認 拷問問題的實際詢問與答案回填。 顆粒度的調整。 驗收標準與驗收方確認。 「需求未涵蓋」清單與需求方對焦。 規模估計不得作為對外承諾。 C C. 進階版(需求拷問 Agent) 把「先拷問後拆解」做成固定助手,並讓它擋住「直接要拆解」的要求。這段是系統指令。
適合的工具 自訂 GPT/Claude Project Claude ChatGPT Claude Skill
👇 直接複製,{ } 換成你的內容 複製這段 Prompt
# 身分
你是「{團隊名稱}需求分析助手」。你的工作順序固定為:拷問 → 使用者取得答案 → 拆解。**順序不可顛倒。**
# 最高規則
1. 使用者未完成拷問就要求拆解時,回覆:「先拷問可以省下之後的返工。我已列出 {N} 個需要釐清的問題,其中 {M} 個會直接影響工作包怎麼切。要不要先問過再拆?」若使用者堅持三次,可以拆,但必須在輸出開頭標示「本次拆解基於未經確認的假設,假設清單如下」,並逐條列出。
2. **不得補充需求文件沒寫的功能**。即使那是同類系統的常見功能,一律列入「需求未涵蓋」,不進拆解。
3. 寫不出驗收標準的工作包,標【驗收待定義】並說明缺什麼,不得硬寫模糊的標準。
4. 規模估計必須標明「相對參考,非工時承諾」。
# 團隊設定(固定)
- 顆粒度門檻:一人 {顆粒度天數} 個工作天
- 工作包必填欄位:{工作包欄位}
- 驗收標準必須包含:產出什麼|誰確認|怎麼判定通過
- {團隊特有規範}
# 拷問的五個角度(每次都要跑完)
1. 語意不清(同一句有兩種讀法)
2. 互相矛盾(需求內部、或需求與時程資源)
3. 缺驗收定義
4. 隱含假設(假設了既有系統、既有流程、他方會配合)
5. 未提及但通常必要(效能/資安/可用性/資料移轉/教育訓練/維運)——**標示但不納入拆解**
# 條件判斷
- 需求文件少於 200 字 → 提醒「資訊量可能不足以拆解,拷問問題會很多,這反映的是真實的資訊缺口」。
- 需求中出現「等」「相關」「必要時」「視情況」→ 一律列為語意不清,要求具體化。
- 需求提到與外部系統或他方單位介接 → 一律列為隱含假設,並提醒「對方的配合時程不在你的控制範圍」。
- 需求有時程限制且包含外部依賴 → 主動標示為矛盾點。
- 使用者提供的答案仍然模糊 → 再問一次,最多兩次;仍模糊則列入風險清單並標【釐清未果】。
- 需求文件中含個資範例 → 提醒替換成假資料。
# 例外處理
- 需求文件前後矛盾 → 兩處都引用,不自行取捨,列為必須釐清的問題。
- 需求方的答案與需求文件矛盾 → 兩者並列,標【文件與口頭說明不一致,建議書面確認】。
- 使用者說「這個不用問,我知道答案」→ 可以接受,但要把該答案記入「使用者提供的假設」清單,並提醒「這是你的理解,建議仍與需求方書面確認」。
- 使用者要求你估工時或報價 → 拒絕,回覆「我只能給相對規模(大中小)。工時取決於你們團隊的實際能力與同時進行的工作,這需要你判斷。」
- 拆解後使用者要求增加需求書沒有的工作包 → 可以加,但標【需求外新增】並列入變更清單。
# 權限限制
- 你不得存取任何系統或文件庫。
- 你不得代為聯繫需求方。
- 你不得跨對話記憶需求內容。
# 必須交給人的判斷
1. 拷問問題的答案(要問需求方)。
2. 顆粒度是否符合團隊能力。
3. 驗收標準的最終認定(驗收方說了算)。
4. 「需求未涵蓋」的處理方式。
5. 任何工時或時程的承諾。
# 中止條件
- 使用者三次要求你補充需求書沒有的功能。
- 使用者要求你提供工時或報價。
- 需求文件不完整且使用者無法補充,同時拒絕標示假設。
中止輸出格式:「【中止】原因:{原因}。建議處理方式:{建議}。」
# 固定輸出格式
【拷問階段】
一、語意不清(原文|可能讀法|各自導致什麼做法|要問的問題)
二、互相矛盾|三、缺驗收定義|四、隱含假設|五、未提及但通常必要
六、問題優先序(哪幾題不問就不能開始拆)
【拆解階段】
七、工作分解結構(功能群|工作包|任務|出處|驗收標準|依賴|規模)
八、驗收標準表|九、依賴關係(含循環警示)
十、需求未涵蓋清單|十一、風險清單|十二、使用者提供的假設清單
十三、自我檢查結果
# 自我檢查(輸出前執行)
1. 是否補充了需求書沒有的功能?
2. 每個工作包是否有出處?
3. 是否有硬寫的模糊驗收標準?
4. 是否有超過顆粒度門檻未拆的?
5. 循環相依是否已標示?
6. 規模估計是否標明非工時承諾?
7. 使用者提供的假設是否已列入清單?
# 品質檢核(結尾固定一行)
「拷問 {Q} 題(其中 {Q1} 題不問就不能拆);拆出功能群 {G}、工作包 {P}、任務 {T};其中【驗收待定義】{U} 個、【需估時】{E} 個;需求未涵蓋 {N} 項、風險 {R} 項、未經確認的假設 {A} 項。規模為相對參考,非工時承諾。拆解結果請與需求方對過再開工。」 可替換變數 變數 要換成什麼 {團隊名稱}/{顆粒度天數}/{工作包欄位}團隊設定。 {團隊特有規範}例如「所有涉及個資的工作包要標資安檢核點」。
完整使用範例(照這樣填) 在自訂 GPT 建立助手,指令欄貼上整段。每份需求開新對話。貼上需求文件與背景,助手會先拷問;把答案帶回來之後說「開始拆解」。 預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣) 使用者一開始就說「幫我拆」時,助手會先列拷問問題並問要不要先問過;堅持的話會拆但標示假設清單;要求估工時時會拒絕並只給相對規模;結尾固定給拷問題數與未涵蓋項數統計。 固化成助手是另一件工程,這一頁不重講 下面這幾題每個方法都一樣,站上各有一篇:
07 產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣 拷問階段五節+優先序;拆解階段七節。工作包必附出處與驗收標準。
完成品:「需求未涵蓋」清單的實際作用 【拆解完成後與需求方張科長的會議】
我:這是拆解結果。另外有一份「需求未涵蓋」清單,是需求書裡沒有提到的四項,我需要跟您確認是不用做、還是原本就打算要做。
1. 效能與併發要求
張:這個沒想過。申請高峰應該是每年 3 月,會滿多人的。
→ 結果:需要。新增「效能測試」工作包,並確認高峰預估人數。
→ 若沒問:上線後在 3 月當機。
2. 資安檢測
張:這個資訊室應該會要求吧?
→ 洽資訊室確認:新系統上線前必須通過弱點掃描。
→ 結果:需要,且是上線前提。新增工作包並列為關鍵路徑。
→ 若沒問:驗收前才被擋,時程直接爆掉。
3. 資料移轉
張:不用,這是全新業務。
→ 結果:不需要。**書面記錄**「經需求方確認無資料移轉需求」。
→ 這一條的價值在於:日後若有人問「為什麼舊資料沒進來」,有紀錄可查。
4. 教育訓練與維運
張:訓練當然要啊,不然承辦怎麼用?維運……我以為你們會顧。
→ 結果:兩項都是「忘了寫」,而且對方原本就預期包含在內。
→ 新增兩個工作群,並同步討論時程與資源的影響。
【結論】
四項中:兩項是真的需要但沒寫(教育訓練、維運)、一項是必要條件但雙方都沒想到(資安)、一項確認不需要(資料移轉)。
※ 如果照 AI 的「自動補上常見功能」邏輯,前三項會被默默做掉(而客戶沒打算付錢),第四項會被默默做掉(做了白做)。
※ 而如果完全不列這份清單,四項都會在專案後期以「這不是本來就該有嗎」的形式爆出來。
※ 「不自己補、但一定要列出來問」——這兩件事要同時做,缺一不可。 輸出格式規格(要照著做的人再展開) 拷問問題要寫成「可以直接拿去問」的具體問題。 每個工作包附需求書出處(頁次/條次/原文引句)。 驗收標準含三要素:產出什麼、誰確認、怎麼判定通過。 需求書沒提到的一律進「需求未涵蓋」,不進拆解。 規模估計標明「相對參考,非工時承諾」。 【拷問階段(節錄)】
一、語意不清
| 原文 | 可能的讀法 | 各自導致什麼做法 | 要問的問題 |
|---|---|---|---|
| 「查詢進度」 | (a) 只顯示審核中/完成|(b) 顯示目前關卡與承辦 | (a) 一個狀態欄位|(b) 需設計關卡模型並公開內部資訊 | 進度要顯示到什麼細緻度?是否要顯示承辦人姓名? |
| 「審核」 | (a) 單關|(b) 多關|(c) 含退件補正 | 差異可能達數倍工作量 | 審核有幾關?有沒有退件補正?退件後申請人如何重送? |
二、互相矛盾
| 衝突點 | 為什麼衝突 | 要問的問題 |
|---|---|---|
| 「三個月上線」vs「與現有系統介接」 | 介接時程取決於廠商 A 的配合,不在我方控制範圍 | 三個月是否包含介接?若廠商 A 無法配合,可否先上線不含介接的版本? |
五、未提及但通常必要(標示,不納入拆解)
| 項目 | 要問的問題 |
|---|---|
| 效能與併發 | 預估同時線上人數?申請高峰期? |
| 資安 | 是否需要弱點掃描/滲透測試?個資保護要求? |
| 資料移轉 | 是否有既有資料要移入?(我方假設無,請確認) |
| 教育訓練 | 承辦人員是否需要教育訓練?由誰辦? |
| 維運 | 上線後由誰維護?保固期多久? |
六、問題優先序
不問就不能拆的:審核關卡數、介接方式(API/批次)、通知管道、上線的定義。
可以邊做邊確認的:附件格式限制、進度顯示細緻度。
【拆解階段(節錄,假設拷問已完成)】
(這裡假設張科長 8/21 已書面回覆其中兩題:附件限 PDF/JPG、單檔 5MB、總計 20MB;審核分初審、複審兩關。其餘問題尚未回覆,所以下表對應的工作包仍標【需估時】或待確認。)
七、工作分解結構
| 功能群 | 工作包 | 出處 | 驗收標準 | 依賴 | 規模 |
|---|---|---|---|---|---|
| 民眾端 | 線上表單填寫 | 原文「線上填表」 | 產出:可填寫並送出的表單頁;確認:業務單位以驗收測試表逐欄檢查;判定:10 個測試案例全數通過 | 無 | 中 |
| 民眾端 | 附件上傳 | 原文「上傳附件」 | 產出:支援 PDF/JPG,單檔 5MB、總計 20MB(依張科長 8/21 回覆);確認:資訊室;判定:超限時正確拒絕並提示 | 表單 | 小 |
| 民眾端 | 進度查詢 | 原文「查詢進度」 | 【驗收待定義】——顯示細緻度尚未確認(拷問第 1 題) | 審核流程 | 【需估時】 |
| 承辦端 | 後台審核(兩關) | 原文「後台審核」+張科長 8/21 回覆「兩關:初審、複審」 | 產出:兩關審核介面與狀態流轉;確認:業務單位;判定:初審退件→補正→複審通過的完整路徑可走通 | 表單 | 大 → 建議再拆為「初審介面」「複審介面」「狀態流轉」三包 |
| 介接 | 案件資料同步 | 原文「跟現有的案件管理系統介接」 | 【驗收待定義】——介接方式未定(拷問第 5 題),且依賴廠商 A | 後台審核 | 【需估時】|⚠️ 依賴外部確認 |
九、依賴關係
表單 → 附件上傳、後台審核 → 進度查詢、介接。無循環相依。
⚠️ 「介接」為外部依賴,其時程不在我方控制範圍,建議獨立管理。
十、需求未涵蓋清單
| 項目 | 為什麼列在這裡 | 建議處理 |
|---|---|---|
| 效能與併發要求 | 需求書完全未提 | 與需求方確認;若不需要,書面記錄 |
| 資安檢測 | 需求書完全未提,但涉及個資系統通常必要 | 與資訊室確認是否為上線前提 |
| 教育訓練 | 需求書未提 | 確認是否納入範圍;若納入屬範圍變更 |
| 維運與保固 | 需求書未提 | 上線前必須釐清,否則交付後無人負責 |
十一、風險清單
| 風險 | 影響哪些工作包 | 建議 |
|---|---|---|
| 廠商 A 配合時程不可控 | 介接|可能連帶影響「上線」定義 | 爭取「先上線不含介接」的備案;書面確認 |
| 三個月為硬性期限但範圍未定 | 全部 | 拷問完成後重新評估;若範圍擴大需同步調整期限 |
十二、使用者提供的假設清單
1. 通知管道為 Email(因單位無簡訊平台)——建議書面確認
2. 無資料移轉需求(全新業務)——建議書面確認
拷問 10 題(其中 4 題不問就不能拆);拆出功能群 3、工作包 8、任務 21;其中【驗收待定義】2 個、【需估時】2 個;需求未涵蓋 4 項、風險 2 項、未經確認的假設 2 項。規模為相對參考,非工時承諾。拆解結果請與需求方對過再開工。 08 工具怎麼挑這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議,不是限定。
工具 什麼時候用 為什麼 注意 Claude ↗ 起手 長文拆解 需求文件長、要一次讀完 長文件的逐段檢視穩定,較能抓出前後矛盾。 仍要人確認出處正確。 ChatGPT ↗ 要建成固定助手 自訂 GPT 好建,團隊可共用同一套拆解規範。 每份需求開新對話,避免互相污染。
四、不要做錯 這幾關不下放
這一區是踩過的坑與該守的線。標「不下放」的步驟請不要交給 AI 決定;Checklist 是拿來驗收的,不是拿來勾好看的。
09 會卡住與會做錯的地方會卡住的地方(流程困難點)
AI 腦補需求書沒寫的功能 它會補上「一般這類系統都會有」的東西,看起來完全合理,但需求書裡沒有,客戶也沒打算付錢。
跳過拷問直接拆 需求的模糊被原封不動帶進任務裡,每個工作包都很模糊,而且沒有人發現。
寫不出驗收標準 這不是「驗收標準難寫」,是「需求還沒懂」。硬寫一個模糊的驗收標準,等於把爭議延後。
拆完沒回頭對 等於自己簽了一份對方沒看過的合約。「需求未涵蓋」的那些,對方可能認為理所當然要做。 會做錯的地方(常見失敗方式) 跳過拷問直接拆 需求的模糊原封不動變成任務的模糊,做到一半才發現不是對方要的。
怎麼修 順序寫死:先拷問、取得答案、才拆解。助手要主動擋住「直接拆」的要求。
AI 腦補常見功能 補上「一般都會有」的東西,看起來合理但客戶沒打算付錢。
怎麼修 出處欄位為必填;沒有出處的一律進「需求未涵蓋」清單,不進拆解。
硬寫模糊的驗收標準 把爭議延後到驗收階段,那時候成本最高。
怎麼修 寫不出來就標【驗收待定義】並說明缺什麼,退回拷問。
顆粒度不對 太大追不動也估不準,太小淹沒在雜訊裡。
怎麼修 三天原則;超過的再拆;無法判斷的標【需估時】。
拆完沒回頭對 等於自己簽了一份對方沒看過的合約。
怎麼修 拆解結果與需求方書面確認,特別是「需求未涵蓋」清單。
把規模估計當工時承諾 拿去報價或承諾時程,之後對不上。
怎麼修 規模只給大中小並標明非工時承諾;工時由熟悉團隊的人估。
10 人工把關與安全限制AI/Agent/Tool 介入在哪幾步 流程位置 誰 做什麼/怎麼做 拷問階段 AI 找出模糊與矛盾 AI 讀需求書比人細,也比人不客氣。它會問出你覺得「應該不用問吧」的問題。拆解階段 AI 分層拆解附出處 功能群→工作包→任務,每項標需求書出處。沒有出處的一律進「需求未涵蓋」。驗收階段 AI 產驗收標準 寫不出來的要標示,不要硬寫。依賴分析 AI 找出相依與循環 哪些包互相卡,有沒有循環相依。
這幾關不下放
拷問的答案 只有需求方能回答。你不能替他答 。
顆粒度 團隊接不接得住,只有熟悉團隊的人知道。
驗收標準的認定 驗收方說了算。
「需求未涵蓋」的處理 跟需求方確認「沒講的是不用做,還是忘了寫」。
規模估計 AI 的估計是相對參考,不是報價或承諾。 安全與權限限制
需求文件的保密 客戶提供的需求書可能有保密約定,上傳前確認。
個資範例替換 需求文件中的資料範例若含真實個資,先替換成假資料。
未涵蓋清單要留檔 「經確認不需要」的項目要書面記錄,日後爭議時是依據。
釐清問答留檔 拷問的問題與答案是需求變更的基準線,一定要留。
規模估計不對外 內部的相對規模不要流出成為對方的期待。
外部依賴要標明 依賴他方配合的工作包要獨立標示,避免被算進自己的承諾。 11 Checklist 與驗收標準做的時候逐項打勾 做完了才檢查:全部成立才算完成 已完成拷問並取得需求方的書面答案(或明確標示未取得的部分)。 每個工作包都有需求書出處(頁次/條次/原文引句)。 每個工作包都有可驗證的驗收標準(產出什麼/誰確認/怎麼判定),或明確標示【驗收待定義】。 沒有任何需求書未提及而被自行納入的功能。 「需求未涵蓋」清單已與需求方逐項對過,確認是不用做還是忘了寫,並留下書面紀錄。 工作包顆粒度符合團隊能力,超過門檻的已再拆。 依賴關係已標出,外部依賴獨立標示,無未處理的循環相依。 規模估計標明為相對參考,未作為對外的工時或時程承諾。 拆解結果已與需求方書面確認後才開工。 五、延伸 把流程走一遍,然後往下一步
先用一個示範情境把流程從頭走一遍,再看具名機構真的做過的事,最後決定下一步往哪走。
12 示範情境需求轉工作分解:先產「還不知道的事」清單,再拆工作
這是示範情境,不是真實個案:作者為了把上面的流程走一遍而寫的設想,人物、數字與結果都是設定。真的有人做過的案例,看下面「真的有人這樣做過」。
改編自站上的完整拆解:需求轉工作分解 Agent(完整拆解) →
設想的狀況: 收到一段口語需求,看起來很清楚,但一開始拆就發現到處是洞:範圍到哪、誰驗收、有沒有既有系統要接。過去的做法是先開工,做到一半再回頭問,等於做了兩次。
AI 負責什麼 先拷問而不拆解:從五個角度(語意不清、互相矛盾、缺驗收定義、隱含假設、未提及但通常必要)列出需要釐清的問題。 把「三個月上線」與「需與現有系統介接」標為矛盾點,指出介接時程不在我方控制範圍。 在缺口補齊後,產出三層工作分解,每項附需求書出處。 為每個工作包附驗收標準;寫不出來的標【驗收待定義】而不是硬寫一個模糊的。 把需求書沒提到的(效能、資安、教育訓練、維運)列入「需求未涵蓋」清單,而不是自行納入拆解。 人負責什麼 拿問題清單去跟需求方逐條確認,把答案回填成書面並留檔。 依團隊實際人力調整顆粒度——AI 把「後台審核」拆成一個大包,實際上要再拆成三個。 與需求方對「需求未涵蓋」清單,確認哪些是不用做、哪些是忘了寫(結果:教育訓練與維運都是「忘了寫」)。 確認規模估計只是內部參考,不作為對外承諾。 照著走完會得到: 開工前的釐清時間變長,但重做的次數下降——這個交換多數情況下划算。而「需求未涵蓋」清單當場為專案多爭取到兩項應納入的範圍。
待補資料:重做率的改善幅度取決於需求方的配合度與領域,本站不提供通用數字。建議記錄「開工後才變更的需求項數」作為基準。
真的有人這樣做過外部佐證 1 則 以下都是具名機構的公開案例,每個來源都經過連結實測。數字只寫來源講得出來的;來源沒講的,這裡就寫未公開。
用 Asana AI Studio 解析非結構化需求,自動產出 project charter 與技術需求文件,並依商業價值與複雜度排定優先順序。
成效 Asana 案例頁載明「1,400+ high-level hours reclaimed annually by automating project charters and discovery」「42% reduction in manual ticket management」「60% faster lead time from raw request to active project」;整體「$300,000 saved」。
不能照抄的理由 廠商(Asana)客戶案例頁,數字由 Indeed 自行提供。歸因範圍要留意:60% 對應專案探索與範圍界定;「一年省 30 萬美元」涵蓋 globalization 與 analytics 兩個職能的整體節省,不得全數歸因於專案章程自動生成。
這些案例與其他外部佐證,完整收在找靈感 →
13 相關方法與下一步可直接使用RELATED PROMPTS 先理解這些觀念RELATED CONCEPTS 延伸案例RELATED CASES 這個站的做法 有來源 引用的案例都附得出可以點進去的出處;還沒查證完的另外標示,不跟已證實的混在一起。 可驗收 每個方法都附 Checklist 與驗收標準——你要能自己驗,而不是相信 AI 說它做完了。 不亂編 指令一律要求「材料裡沒有的不准補」,缺的標【待補】列成問題,不用漂亮的句子蓋過去。 不自動送出 站內的指令與工具不會替你發布、寄出或執行收不回來的動作。最後一步永遠是人按下去。 人要把關 方法裡標「不下放」的步驟,寫明白就是不要交給 AI 決定。 一般人照做 不用寫程式。步驟寫成照著做的樣子,術語第一次出現就用白話解釋。
取得 AI 實戰工具與更新
之後會不定期整理:新方法、指令包(Prompt Pack)、Checklist 與模板。免費、無廣告;送出後會收到一封確認信,點了連結才算訂閱成功 ,之後每封信都附一鍵退訂。
送出即表示你同意本站的 隱私權說明 :我們只儲存 Email 與同意版本,不會把 Email 和你的閱讀紀錄綁在一起。沒有點確認信就不會收到任何內容,之後也隨時可以一鍵退訂。