AI 助手共用

01解決的工作問題

自己用得很順的助手，同事說「也給我用」。這時候最大的洞不在功能，在知識檔——你當初餵給它的內部資料是為了方便自己，共用之後人人可以問出來。其次是使用說明：別人不知道你的默契，他會拿去做你沒設計的事，然後覺得助手很爛。而「分享出去」容易，「收回來」很難。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 助手已經過測試，自己用了一段時間穩定。
• 同事的使用情境跟你類似。
• 有人願意負責維護與回應問題。

什麼情況下別用

助手還沒測過

沒測過就分享，同事拿到壞答案不會回報，只會不再用。

知識檔含只有你能看的內容

共用等於公開給所有使用者。先盤點。

沒有維護者時

共用之後會有問題進來。沒有人接，助手很快就沒人用。

一次推廣給全單位

分享出去容易，收回來很難。先 2–3 人。

誰會用到

工程師／研發

權限最小化是你的專業。能唯讀就唯讀、能不連系統就不連。

主管

你要決定的是「誰負責」——助手出錯時，責任歸屬要在共用前講清楚。

HR

涉及人事規定的助手要特別注意權限分級，不同職級看到的內容應該不同。

教育訓練

使用說明就是教材。「它不做什麼」比「它能做什麼」更重要。

PM

小圈子試用時要觀察「他們怎麼問」——別人的問法會打破你所有的假設。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 先盤資料：助手知識檔裡有沒有「只有你能看」的東西——共用等於公開給所有使用者。
2. 寫使用說明：它能做什麼、不能做什麼、答案要不要人工核——別人不知道你的默契。
3. 權限最小化：能唯讀就唯讀，能不連內部系統就不連。
4. 先給 2~3 人試用，看他們「怎麼問」——別人的問法會打破你的假設。
5. 講清楚維護責任：規則誰改、壞案例回報給誰、多久檢視一次。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

知識檔清單必要

助手知識庫裡有哪些檔案、各含什麼。這是共用前最重要的盤點。

系統規則全文必要

檢查裡面有沒有寫入不該讓所有人知道的內部規則。

測試通過紀錄必要

沒測過的助手不要分享。

使用對象範圍必要

給誰用、幾個人、什麼職務。決定權限與說明的深度。

維護責任的歸屬可選

規則誰改、問題回報給誰、多久檢視一次。要有人名。

單位的 AI 使用規範可選

共用助手可能需要走內部的審核程序。

餵進去的東西要長這樣

系統規則全文 ＋ 知識檔清單（每個檔案實際含什麼）＋ 共用資訊（對象、職務差異、權限、敏感度、測試紀錄）。

• 知識檔清單要寫「實際含什麼」，不只寫檔名。
• 共用對象的職務差異要寫出來，那是誤用的主要來源。
• 測試通過紀錄要附，沒測過的不要共用。
• 單位的 AI 使用規範要確認。
• 檢查階段可以用去識別化的說明，不必真的上傳知識檔。

【共用資訊】
助手名稱與用途：科務週報摘要助手／把案件清單整理成固定格式的週報摘要
目前使用者：我一人，已用 3 個月
預計共用對象：本科 5 人（承辦 4 位、科長 1 位）
職務差異：科長不整理清單，但可能拿它看別科的資料；新進承辦不熟悉狀態代碼
助手的權限：僅處理貼上的內容，無任何系統存取權
資料敏感度：案件清單含申請人代號（已去識別化，不含姓名）
單位的 AI 使用規範：可使用公司租戶內的 Copilot；個人版工具不得上傳單位資料
測試通過紀錄：14 題全過（含 4 題紅隊），2026-08-21，v3.1

【知識檔清單（含實際內容）】
1. 週報格式範本.docx —— 過去三期的實際週報，含真實案號、申請人代號、金額
2. 案件狀態對照表.xlsx —— 各狀態代碼的意義，屬作業性資料
3. 我的科務筆記.md —— 我個人整理的作業慣例，含幾位同事的處理習慣、科長對摘要格式的偏好、以及去年一次退件事故的內部檢討

【系統規則全文】
（貼上完整系統指令）

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

我要把一個自用助手分享給{對象範圍}。以下是它的系統規則與知識檔清單。請幫我做共用前檢查：
1. 知識檔盤點：哪些內容不適合讓所有使用者看到（個資、內部數據、未公開資訊）。
2. 從「第一次用的人」角度列出：需要哪些使用說明才不會誤用。
3. 列出可能被誤用的情境與對應的規則補強。
規則與知識檔：{貼上}

我要把一個自用助手分享給本科 5 位同仁。以下是它的系統規則與知識檔清單。請幫我做共用前檢查：（照母提示詞三條）

系統規則：（貼上「科務週報摘要助手」的完整系統指令）
知識檔清單：
1. 週報格式範本.docx（過去三期的實際週報）
2. 案件狀態對照表.xlsx（各狀態代碼的意義）
3. 我的科務筆記.md（我個人整理的內部作業慣例，含幾位同事的處理習慣與主管偏好）

【一、知識檔盤點】
| 檔案 | 風險 | 建議 |
|---|---|---|
| 1. 週報格式範本.docx | ⚠️ 高 | 內含過去三期的**實際案件資料**（案號、申請人代號、金額）。共用後所有使用者都可以問出這些內容。建議改成「空白格式範本」或以假資料替換。 |
| 2. 案件狀態對照表.xlsx | 低 | 屬作業性資料，科內共用合理。 |
| 3. 我的科務筆記.md | ⚠️ 極高 | 含「幾位同事的處理習慣」與「主管偏好」。這類內容共用後可能造成人際問題，且非助手運作所必需。**建議整份移除**，只把其中真正影響輸出的規則（例如排序方式）寫進系統指令。 |

【二、新使用者需要的使用說明】
1. 這個助手做什麼：把案件清單整理成固定格式的週報摘要。
2. **它不做什麼**：不判定案件狀態、不推測卡住原因、不產生評語。
3. 輸入要準備什麼：從系統匯出的案件清單，必須含狀態欄位。
4. 輸出要不要人工核：要。狀態與原因請自行確認後再送出。
5. 它會在什麼情況停下來：案件少於 3 件、缺狀態欄位、你要求它推測原因。
6. 出問題找誰：（請填）

【三、可能被誤用的情境與規則補強】
| 誤用情境 | 為什麼會發生 | 規則補強建議 |
|---|---|---|
| 拿它整理「非案件類」的清單（例如採購項目） | 使用者看到它會整理清單，就拿別的清單來試 | 輸入檢查加上：若清單欄位與預期不符，明說「本助手僅處理案件清單」 |
| 直接把輸出當正式週報送出 | 沒有使用說明，不知道要核 | 輸出結尾固定加上「此為草稿，狀態與原因請確認後再送出」 |
| 問它「上週的摘要」 | 以為它記得 | 系統規則加上：不跨對話記憶，並在被問時明說 |

# 角色
你是 AI 助手共用前的風險檢查顧問。你盤點資料風險、設計使用說明、預測誤用情境。你不替我決定哪些內容可以共用。

# 共用資訊
- 助手名稱與用途：{助手名稱與用途}
- 目前使用者：{目前使用者}
- 預計共用對象：{共用對象，人數與職務}
- 這些人的職務與我的差異：{職務差異}
- 助手的權限：{目前權限，例如「僅處理貼上的內容」「可讀取共用資料夾」}
- 資料敏感度：{資料敏感度}
- 單位的 AI 使用規範：{使用規範，無則寫「無明文規範」}
- 測試通過紀錄：{測試紀錄，例如「12 題全過，2026-08-20」}

# 檢查項目（六項）

## 一、知識檔盤點
對每個知識檔：
- 它實際含什麼內容
- 風險等級（高／中／低）與理由
- 誰不該看到裡面的哪一部分
- 建議處理方式（移除／以假資料替換／保留）
特別注意四類內容：真實個資、未公開的內部數據、涉及特定人的評價或習慣、只有你的職務才該知道的作業細節。

## 二、系統規則檢視
從兩個角度看系統規則：
1. 「第一次用的人」角度：哪些地方會看不懂、會誤解。
2. 「有心探問的人」角度：規則中有沒有寫入不該讓所有使用者知道的內部資訊（例如審核標準、例外處理的內幕）。

## 三、權限檢視
- 目前的權限中，哪些是共用之後會放大風險的
- 最小可用的權限應該是什麼
- 共用對象的職務與我不同時，是否需要不同的權限層級

## 四、使用說明（一頁）
必含七項：
1. 這個助手做什麼（一句話）
2. **它不做什麼**（三到五條）
3. 輸入要準備什麼
4. 輸出要不要人工核，核什麼
5. 它會在什麼情況停下來
6. 已知的限制
7. 出問題找誰、怎麼回報

## 五、誤用情境預測
列出至少五種「別人可能拿它做你沒設計的事」，每項附：為什麼會發生、後果、規則補強建議。
特別想這三類：
- 拿它處理類似但不同的任務
- 直接把輸出當成品使用
- 對它的能力有錯誤預期（以為它記得、以為它查得到、以為它核過了）

## 六、試用與收回設計
- 建議先給誰試用、觀察什麼
- 試用期多長
- 什麼情況該暫停共用
- 如果要收回，實際上怎麼做（分享連結、權限、已下載的內容）

# 規則
1. 不得替我決定哪些內容可以共用——只能標示風險與理由。
2. 不得建議放寬權限。
3. 使用說明必須以「沒用過的人」的角度寫，不得假設任何背景知識。
4. 誤用情境要具體到「他會打什麼字進去」，不是抽象描述。

# 輸出格式
（依上述六項，每項一節）
第七節：自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否替使用者決定了哪些內容可以共用？
2. 使用說明是否假設了背景知識？
3. 誤用情境是否具體？
4. 是否有建議放寬權限？
5. 「它不做什麼」是否寫滿三條以上？

# 助手的系統規則與知識檔清單
{貼上系統規則與知識檔清單（含每個檔案實際含什麼）}

把 {助手名稱與用途} 換成「科務週報摘要助手」、{目前使用者} 換成「我一人，已用 3 個月」、{共用對象} 換成「本科 5 人（承辦 4、科長 1）」、{職務差異} 換成「科長不需要整理清單，但可能會拿它看別科的資料」、{目前權限} 換成「僅處理貼上的內容，無系統存取」、{資料敏感度} 換成「案件清單含申請人代號」、{測試紀錄} 換成「12 題全過，2026-08-20」。

第一節會把「我的科務筆記」標為極高風險（含對同事處理習慣的描述）；第三節會指出科長的使用情境不同，可能需要不同的說明；第五節會具體到「他可能會貼採購清單進去試試看」；第六節會指出自訂 GPT 的分享連結一旦發出，實際上很難確認誰還在用。

# {助手名稱} 使用說明

## 這個助手做什麼
{一句話任務}

## 它不做什麼（請特別注意這一段）
- ❌ 它不{不做的事一，例如「判定案件狀態」}——狀態以{正確來源}為準。
- ❌ 它不{不做的事二，例如「推測原因」}——沒有依據的它會標【待補】，請你自己補。
- ❌ 它不{不做的事三，例如「記得上次的內容」}——每次都是全新的，不會跨對話記憶。
- ❌ 它不{不做的事四，例如「查詢任何系統」}——它只看你貼進去的東西。
- ❌ 它不{不做的事五，例如「替你送出任何東西」}。

## 使用步驟
1. {步驟一，例如「從系統匯出案件清單」}
2. {步驟二，例如「確認清單含狀態欄位」}
3. {步驟三，例如「整份貼進對話」}
4. {步驟四，例如「檢查輸出，補上【待補】欄位」}
5. {步驟五，例如「自己送出」}

## 輸入要準備什麼
{輸入要求，包含格式與必要欄位}
⚠️ 如果缺 {必要欄位}，它會停下來要求你補，這是正常的。

## 輸出你一定要自己核的
1. {必核項目一}
2. {必核項目二}
3. {必核項目三}
這個助手的輸出**永遠是草稿**。

## 它會在什麼情況停下來
- {中止條件一}
- {中止條件二}
- {中止條件三}
停下來不是壞掉，是刻意的設計。請依它的提示補資料。

## 已知的限制
- {限制一，例如「超過 100 件的清單可能處理較慢」}
- {限制二，例如「不支援 PDF，請貼文字或表格」}
- {限制三}

## 什麼情況「不要用這個助手」
- {不適用情境一，例如「處理採購清單或其他非案件資料」}
- {不適用情境二，例如「內容含申請人姓名等個資時，請先去識別化」}
- {不適用情境三}

## 出問題怎麼辦
- 它給了明顯錯誤的答案 → 請把「你貼了什麼」與「它答了什麼」一起傳給 {維護者姓名與聯絡方式}。**請不要只說「它答錯了」**，我們需要看到實際的輸入輸出才能修。
- 它一直停下來不動作 → 通常是輸入缺欄位，看它的提示；仍無法解決請聯絡 {維護者}。
- 你想要它做別的事 → 先跟 {維護者} 討論，不要自己改提示詞繞過規則（那些規則多半是為了防止它出錯）。

## 維護資訊
- 維護者：{維護者姓名}
- 規則最後更新：{更新日}
- 下次檢視：{檢視日}
- 測試紀錄：{測試通過情形，例如「12 題全過，2026-08-20」}

## 給主管與新進同仁的提醒
這個助手是**工具不是責任的轉移**。用它產出的內容送出去之後，責任仍然在送出的人身上。它的價值在於省下重複整理的時間，不在於替你確認正確性。

把每個 { } 換成你的助手的實際內容，存成一頁文件放在助手旁邊，或把前半段寫進助手的「開場白」設定。共用連結發出時一併附上。

使用者第一次打開就知道：這個助手不判定狀態、不記得上次、輸出是草稿。因此不會出現「它為什麼不記得我上週說的」「它幫我判定的狀態怎麼是錯的」這類問題——那些問題其實是預期落差，不是助手的缺陷。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：知識檔盤點、系統規則檢視、權限檢視、使用說明、誤用情境、試用與收回設計、自我檢查。

完成品：小圈子試用兩週後，別人的問法打破了哪些假設

【試用者】資深承辦 A、新進承辦 B（到職 1 個月）
【觀察方式】請他們正常使用，我不干預，只看對話紀錄

【打破的假設 1】我以為大家都會先匯出清單
實際：B 直接把系統畫面的文字複製貼上，欄位順序全亂。
助手行為：正確觸發「欄位不符」的輸入檢查並停下來要求確認。✅
但 B 的反應是：「它壞了。」——因為他不知道停下來是刻意的設計。
→ 修正：使用說明加上「它會在什麼情況停下來」那一節，並註明「停下來不是壞掉」。

【打破的假設 2】我以為「進行中合併為件數」是理所當然的
實際：A 問「為什麼進行中的不列出來？我想看是哪幾件。」
→ 這條規則是為了科長的閱讀習慣設計的，但承辦自己看的時候需要明細。
→ 修正：系統規則加上條件——「使用者明確要求列出進行中明細時，可以列出，但預設仍為合併」。

【打破的假設 3】我以為沒有人會拿它做別的事
實際：A 在第二週貼了一份「本科採購項目清單」進去試試看。
助手行為：欄位不符，正確停下來。✅
→ 但這證實了誤用情境預測是對的，而不是「同事不會這麼做」。

【打破的假設 4】我以為使用說明會有人看
實際：兩位都沒有先看使用說明，直接開始用。
→ 修正：把「它不做什麼」的前三條寫進助手的**開場白**，讓它主動說出來。文件沒人看，開場白會被看到。

【兩週後的調整】
1. 系統規則：新增 1 條例外處理（進行中明細）
2. 使用說明：新增「它會停下來」那一節
3. 開場白：加入三條「它不做什麼」
4. 測試題庫：新增 2 題（欄位順序錯亂、要求列出進行中明細）

※ 值得注意：兩週試用沒有發現任何「助手答錯」的問題——測試題已經把那些抓完了。試用真正發現的是**預期落差**，那是測試抓不到、只有真人使用才會浮現的東西。

【一、知識檔盤點】
| 檔案 | 實際含什麼 | 風險 | 誰不該看到 | 建議 |
|---|---|---|---|---|
| 週報格式範本.docx | 三期實際週報（真實案號、金額） | 高 | 非本科人員；本科新進亦無必要 | 改為空白格式範本，或以假案號替換 |
| 案件狀態對照表.xlsx | 狀態代碼意義 | 低 | — | 保留 |
| 我的科務筆記.md | 同事處理習慣、科長偏好、退件事故檢討 | **極高** | 所有人（含被描述的同事本人） | **整份移除**。其中真正影響輸出的只有「排序方式」與「不要寫評語」兩點，改寫進系統指令即可 |

【二、系統規則檢視】
新使用者角度：
- 「必守規則 3：進行中合併為件數」——新進承辦不知道為什麼，建議在使用說明補一句「因為科長只看卡住的」。
有心探問角度：
- 系統規則中無不該共用的內部資訊。✅

【三、權限檢視】
目前權限：僅處理貼上的內容，無系統存取。✅ 已是最小可用，共用後無需調整。
職務差異：科長與承辦的使用情境不同，但因無系統存取權，不需分層。

【四、使用說明】
（見進階版範本，已填入實際內容）

【五、誤用情境預測】
| 誤用情境 | 他會打什麼字 | 後果 | 規則補強 |
|---|---|---|---|
| 拿去整理採購清單 | 直接貼採購項目清單 | 輸出格式錯亂，使用者覺得助手爛 | 輸入檢查加：欄位不符時明說「僅處理案件清單」 |
| 直接把輸出當正式週報送出 | 複製貼上到信件 | 【待補】欄位原樣送出，或錯誤狀態被送出 | 輸出結尾固定加「此為草稿，狀態與原因請確認後再送出」 |
| 問它「上週的摘要」 | 「上週那份再給我一次」 | 它可能編一份 | 系統規則加：不跨對話記憶，被問時明說並請使用者重貼清單 |
| 要它判斷案件該不該退件 | 「這件你覺得要退嗎」 | 越權判定，可能影響實際處理 | 「必須交給人的判斷」加入此項 |
| 科長拿去看別科清單 | 貼別科的案件清單 | 狀態代碼可能不同，輸出誤導 | 使用說明註明「僅適用本科的狀態代碼」 |

【六、試用與收回設計】
- 先給誰試用：2 位承辦（一位資深、一位新進）。新進的使用方式最能暴露假設。
- 觀察什麼：他們第一次貼進去的是什麼、有沒有看使用說明、遇到中止時的反應。
- 試用期：兩週。
- 暫停共用的情況：出現任何一次「它編造了原因」；或連續兩次有人拿它做非設計用途。
- 收回怎麼做：自訂 GPT 的分享連結可以停用，但已經看過知識檔內容的人無法「忘記」——這也是為什麼知識檔盤點必須在共用前做。

【七、自我檢查結果】
未替使用者決定可否共用（僅標風險）：通過｜使用說明未假設背景知識：通過｜誤用情境具體：通過｜未建議放寬權限：通過｜「它不做什麼」五條：通過

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

知識檔的內部資料

最大的洞。你當初餵給它方便自己，共用後人人可問出來，而且不會有人告訴你。

沒有使用說明

別人會拿去做你沒設計的事，得到壞結果，然後覺得助手爛。

別人的問法打破你的假設

你的輸入很整齊，因為你知道規則。別人的輸入不是，而助手在那些輸入下會壞。

收不回來

分享連結一旦發出去，你無法確定誰還在用、用在什麼地方。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 最大的洞：知識檔裡的內部資料——你當初餵給它方便自己，共用後人人可問出來。
• 沒有使用說明的助手，別人會拿去做你沒設計的事，然後怪助手爛。
• 「分享出去」容易，「收回來」很難——先小圈子。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

知識檔盤點

哪些內容不能共用，人決定。這一步不能交給 AI 判斷。

權限設定

永遠取最小。共用之後影響範圍是所有使用者。

小圈子試用

先 2–3 人，看他們怎麼問。

維護責任

誰負責，要有人名。

分享範圍

收回來很難，範圍要謹慎。

安全與權限限制

知識檔即公開

共用助手的知識檔內容等於公開給所有使用者。這是這個方法最重要的一句話。

系統規則不放內部細節

審核標準、例外處理的內幕不要寫進系統指令。

涉及人的內容一律不放

對同事處理習慣的描述、對主管偏好的記錄，共用後可能造成人際問題。

權限最小化

共用之後，權限的影響範圍是所有使用者，不只是你。

職務差異與權限分層

共用對象的職務與你不同時，考慮是否需要不同的權限層級。

收回的實際限制

連結可以停用，但看過的內容無法收回。所以盤點必須在共用前做。

責任歸屬

助手是工具不是責任的轉移。送出的人仍然負責——這句話要寫在使用說明裡。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 知識檔沒有不該共用的內容
• 有一頁使用說明（能做/不能做/要不要人核）
• 權限最小化過
• 小圈子試用過
• 維護責任講好了

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 知識檔已逐檔盤點，沒有不該共用的內容（真實資料、內部數據、涉及特定人的描述）。
2. 系統規則中沒有寫入不該讓所有使用者知道的內部資訊。
3. 助手已通過測試（含紅隊題），且有測試紀錄。
4. 有一頁使用說明，含「它不做什麼」三條以上、必核項目、中止條件、不適用情境。
5. 使用說明中的維護者是具體人名，不是單位。
6. 「它不做什麼」的前幾條已寫進助手的開場白（因為文件常常沒人看）。
7. 權限為最小可用；職務差異已評估是否需要分層。
8. 已由 2–3 人小圈子試用至少兩週，並依發現的預期落差修正。
9. 有壞案例回報管道，且要求提供實際的輸入與輸出。
10. 輸出中含「此為草稿，需人工確認」的提示。

12實際案例

13相關方法與下一步

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