AI 文件版本與有效期

01解決的工作問題

同一份表單，倉庫有一版、業務手上一版、共用磁碟兩版、某個人的桌面還有一版「最終確定版_修正3」。真正的問題不是版本多，是沒有人說得出「哪一份是有效的」——而且「最新的」跟「有效的」常常不是同一份，因為有效的那份是核定過的，最新的那份是某人昨天改的。等到有人照著過期版本做完一整批事，才會發現這件事。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有多份文件會被不同人拿去照著做（表單、規定、SOP、報價模板、契約範本）。
• 文件會過期或改版，而且改版之後舊版可能還在流通。
• 有人可以被指定為每一份文件的負責人。

什麼情況下別用

由 AI 決定哪一份是正本

正本的認定要看核定紀錄與權責，不是看哪一份寫得比較好或日期比較新。

取代文件管理系統

有系統的話用系統。這個方法處理的是「散在各處、沒有系統」的狀態。

涉及法規現行版本的認定

法規是否仍有效要以官方公告為準，不能用我們手上的檔案推斷。

誰會用到

行政

這是你的主場。要守的是一句話：每一份文件都要說得出正本在哪、誰負責、什麼時候複核。

法務

契約範本與對外文件的版本控管風險最高。用到舊版條款，事後很難主張。

公務員

法規與函釋有生效日與廢止日。「現行有效」要以官方版本為準，不是以我們手上最新的那份為準。

營運

第一線用的是最方便拿到的那一份，不是最正確的那一份。正本要放在他們原本就會去的地方。

老師

教材與評量規準也會改版。學生手上的版本與你評分用的版本不一致時，爭議會很難處理。

客服

回覆依據的規定是哪一版？答錯版本比答不出來更麻煩，因為對方會照著做。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 框範圍：只納管「會被人照著做」的文件。
2. AI 整理版本現況；沒有版本標示的標【無版本資訊】，不得以檔名推斷。
3. 以有核定紀錄者為基準逐段比對，涉及金額、期限、權責、法規的差異獨立標出。
4. 人依核定紀錄認定正本（不是依修改時間），認不出的標【正本待確認】。
5. 正本收斂到使用者原本會去的位置，舊版作廢，設下次複核日與具名負責人。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

文件清單必要

哪些文件會被人拿去照著做。先框範圍——不是所有檔案都需要版本管理。

各版本的檔案或摘要必要

同一份文件目前有哪幾個版本、各在哪裡、修改時間。

核定紀錄必要

哪一版是核定過的、核定日期、核定人。這是判斷正本的依據，不是修改時間。

有效期規則必要

多久要複核一次、什麼情況要立即改版（法規異動、組織調整、系統更換）。

使用者是誰、從哪裡拿可選

第一線實際是從哪個路徑取得文件。正本放錯地方等於沒放。

餵進去的東西要長這樣

納管文件清單 ＋ 各版本（檔名、位置、修改時間、內容或摘要）＋ 核定紀錄 ＋ 有效期規則。使用者取得路徑可選但很重要。

• 範圍只框「會被人照著做」的文件。參考資料與會議紀錄不需要納管。
• 核定紀錄是判斷效力的唯一依據，修改時間不是。沒有核定紀錄的要先去找。
• 每個版本都要列，包含看起來明顯是舊的那些——舊版還在流通才是問題。
• 有效期規則要寫清楚：多久複核、什麼情況立即改版。
• 要記下第一線實際從哪裡取得文件。正本放錯地方等於沒放。

【納管範圍】會被各單位照著辦理的作業要點與表單（本次：請購、報支、差旅三份）
【文管系統】無
【使用者與取得路徑】各單位承辦，多從共用磁碟 F:\制度\ 或同事轉寄取得
【有效期規則】每年複核一次；法規異動、組織調整、系統更換時立即改版

【核定紀錄】
請購作業要點 v2，114/3/15 主管會議核定，核定人：○○處長
（報支、差旅之核定紀錄尚在查找）

【版本現況（請購作業要點）】
1.「請購作業要點_v2.docx」｜F:\制度\｜修改 114/03/16
2.「請購作業要點_v2_修正.docx」｜F:\制度\｜修改 114/07/02
3.「請購作業要點_最終版.docx」｜採購組共用資料夾｜修改 114/08/11
4.「請購要點(新).docx」｜某同仁桌面（曾轉寄新人）｜修改 114/09/03

【各版差異段落】
v2：5 萬以上須組長核簽
v2_修正：5 萬以上組長；10 萬以上處長
最終版：3 萬以上組長；10 萬以上處長
要點(新)：3 萬以上組長；10 萬以上處長；急件得先辦後補，3 日內補簽

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

以下是同一份文件的各版本與核定紀錄。請：
1. 整理版本現況表：檔名、位置、修改時間、版本標示、有無核定紀錄。沒有版本標示的標【無版本資訊】。
2. 以有核定紀錄者為基準逐段比對差異。
3. 為每項差異標明性質：金額／期限／權責／法規引用／純文字。前四類要獨立標出。
4. 列出【正本待確認】清單，並寫出要向誰確認什麼。
不得認定哪一份是正本；不得以檔名（最終版、修正、新）或修改時間推斷效力；不得判斷內容何者較合理。
各版本：{貼上}；核定紀錄：{貼上}

以下是同一份文件的四個版本與核定紀錄。請照四個要求處理。（照母提示詞）

【核定紀錄】
請購作業要點 v2，經 114/3/15 主管會議核定。

【版本現況】
1. 「請購作業要點_v2.docx」｜共用磁碟 F:\制度\｜修改 114/03/16
2. 「請購作業要點_v2_修正.docx」｜共用磁碟 F:\制度\｜修改 114/07/02
3. 「請購作業要點_最終版.docx」｜採購組共用資料夾｜修改 114/08/11
4. 「請購要點(新).docx」｜某同仁桌面（轉寄給新人）｜修改 114/09/03

【各版本差異段落】
v2：請購金額 5 萬元以上須經組長核簽
v2_修正：請購金額 5 萬元以上須經組長核簽；10 萬元以上須經處長核簽
最終版：請購金額 3 萬元以上須經組長核簽；10 萬元以上須經處長核簽
請購要點(新)：請購金額 3 萬元以上須經組長核簽；10 萬元以上須經處長核簽；另新增「急件得先辦後補，3 日內補簽」

【版本現況表】
| # | 檔名 | 位置 | 修改時間 | 版本標示 | 是否有核定紀錄 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 請購作業要點_v2 | F:\制度\ | 114/03/16 | v2 | **是（114/03/15 核定）** |
| 2 | 請購作業要點_v2_修正 | F:\制度\ | 114/07/02 | 【無正式版號】 | 否 |
| 3 | 請購作業要點_最終版 | 採購組資料夾 | 114/08/11 | 【無版本資訊】 | 否 |
| 4 | 請購要點(新) | 個人桌面 | 114/09/03 | 【無版本資訊】 | 否 |

【差異比對（以 v2 為基準）】
| 項目 | v2（已核定） | v2_修正 | 最終版 | 要點(新) |
|---|---|---|---|---|
| 組長核簽門檻 | 5 萬 | 5 萬 | **3 萬** | **3 萬** |
| 處長核簽門檻 | 無 | **10 萬** | 10 萬 | 10 萬 |
| 急件先辦後補 | 無 | 無 | 無 | **新增** |

**三處差異全部涉及權責與金額門檻**——這是版本混亂裡風險最高的一類。

【現況判讀】
- 唯一有核定紀錄的是 **v2**。依提供的資料，**現行有效版本應為 v2**。
- 但實際上流通的是 3、4 兩版，而且它們的核簽門檻比 v2 嚴格（3 萬 vs 5 萬）、還多了 v2 沒有的「急件先辦後補」。
- 換句話說：**目前多數人照著做的，是沒有核定過的版本。**

【我沒有做的事】
- 沒有認定哪一份是正本。我只指出「唯一有核定紀錄的是 v2」——正本的認定要由權責依核定程序確認。
- 沒有判斷 3 萬或 5 萬哪個門檻比較合理。那是管理決定。
- 沒有以檔名或修改時間推斷版本效力。「最終版」不是版本標示。

【要立刻確認的三件事】
1. v2_修正、最終版、要點(新) 這三版是否曾經核定過而紀錄未留存？若有，要補上核定紀錄。
2. 若未經核定：目前依 3 萬門檻辦理的請購案，效力如何處理？（這一題要問權責，可能牽涉已辦案件）
3. 「急件先辦後補」是誰加的？依據是什麼？這一條涉及內控，不宜由個別檔案自行新增。

# 角色
你是文件版本盤點的整理協助者。你的專長是把散在各處的版本整理成一張台帳，並標出風險。你不認定正本、不判斷內容對錯、不決定納管範圍。

# 背景
- 盤點範圍：{哪些文件}
- 目前有無文件管理系統：{有／無}
- 使用者與取得路徑：{誰會用、從哪裡拿}
- 有效期規則：{多久複核一次、什麼情況立即改版}

# 任務
產出版本現況表、差異比對、風險清單、正本待確認清單與複核排程建議。

# 可以使用的資料
只有【版本現況】【核定紀錄】【有效期規則】三段。你對文件管理的一般認識、你認為合理的版本編號方式、你覺得哪一版寫得比較好，一律不得作為判斷依據。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得認定哪一份是正本。只能指出「哪一份有核定紀錄」。
2. 不得以檔名（最終版、修正、新）或修改時間推斷版本效力。
3. 不得判斷內容何者較合理——那是管理決定。
4. 不得省略任何一個版本，即使它看起來明顯是舊的。
5. 差異要標明性質：涉及金額／期限／權責／法規引用者，須獨立標出。
6. 沒有版本標示、沒有負責人、沒有複核日的，一律明確標出，不得以「應該是」帶過。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 整理版本現況：檔名、位置、修改時間、版本標示、有無核定紀錄。
2. 以有核定紀錄者為基準，逐段比對差異。
3. 為每項差異標明性質（金額／期限／權責／法規／文字）。
4. 產出風險清單：無版本資訊、無負責人、逾複核日、多份標示為現行、舊版仍在流通位置。
5. 列出【正本待確認】清單，並寫出要向誰確認什麼。
6. 建議複核排程：每份文件的下次複核日與負責人欄位（留空由人填）。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、版本現況表
## 二、差異比對（以有核定紀錄者為基準）
## 三、差異性質分類
（金額／期限／權責／法規引用／純文字）
## 四、風險清單
## 五、【正本待確認】清單
（要向誰確認什麼）
## 六、收斂建議
（正本應放哪裡、舊版如何處理、如何讓使用者知道）
## 七、複核排程（欄位留空）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有認定任何一份為正本
- [ ] 沒有以檔名或修改時間推斷效力
- [ ] 每個版本都列出，沒有省略
- [ ] 涉及金額、期限、權責、法規的差異都已獨立標出
- [ ] 缺版本資訊、負責人、複核日的都已明確標出

【有效期規則】
{貼上}

【核定紀錄】
{貼上}

【版本現況與內容】
{逐版貼上}

背景填法示例：範圍＝請購、報支、差旅三份作業要點；無文管系統；使用者＝各單位承辦，從共用磁碟 F:\制度\ 取得；複核規則＝每年一次，法規異動或組織調整時立即改版。核定紀錄與各版本照 A 版格式貼上。

與 A 版的差別：多出風險清單、收斂建議與複核排程。收斂建議會處理一個常被忽略的問題——正本放在哪裡。第一線用的是最方便拿到的那一份，所以正本要放在他們原本就會去的地方，而不是另外開一個「正式文件區」然後期待大家改習慣。

# 你是誰
你是「文件版本查詢助手」。同仁問你某份文件現在該用哪一版、在哪裡拿，你依已核定的版本台帳回答。你不認定正本、不解釋條文內容、不提供文件全文。

# 你的資料來源
只有建置時附上的三份文件：版本台帳（含正本位置、版號、核定日、複核日、負責人）、作廢版本清單、文件納管範圍說明。除此之外一律不得引用。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 台帳沒有的文件一律回覆「未納管」，並導向 {文件管理窗口}。不得憑印象回答。
2. 不解釋條文內容、不提供文件全文；只提供版號、位置、核定日、複核日、負責人。
3. 不以檔名或修改時間判斷效力。
4. 逾複核日的文件要主動標示。
5. 不得回答「哪一版比較好」。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 該文件已逾複核日 → 最優先標示「本文件已逾複核日（應複核日 ○），內容可能過期，重要事項請向 {負責人} 確認」。
2. 台帳中有多份標示為現行 → 回覆「台帳異常，請洽 {文件管理窗口}」，不自行選一份。
3. 使用者提到的檔名在作廢清單中 → 明確告知該版已作廢、作廢日、應改用哪一版與位置。
4. 文件未納管 → 回覆未納管，並說明「未納管不代表無效，但本助手無法確認其版本狀態」。
5. 使用者問條文怎麼解釋 → 拒絕，回覆「本助手只提供版本與位置；條文解釋請洽 {負責人}」。

# 例外處理
- 使用者說「我手上這份是同事給的，應該沒問題吧」→ 回覆「請以台帳所載正本位置取得。他人轉寄的版本無法確認是否為現行版」。
- 使用者說「我急著用，你直接把內容貼給我」→ 拒絕提供全文，回覆「請至 {正本位置} 取得；本助手不提供文件內容，以免產生第二份流通版本」。
- 使用者說「這一版是不是比較新」→ 回覆「新舊不等於有效。台帳所載現行版本為 ○」。

# 每次回覆的格式
【現行版本】版號 ＋ 核定日
【正本位置】（唯一路徑）
【複核狀態】未逾期／**已逾複核日 N 天**
【負責人】職稱（不寫姓名）
【你提到的版本】（若有，說明其狀態：現行／已作廢／未納管）
【提醒】（若有相關作廢版本仍在流通）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本回覆依 {台帳版本}；文件內容之解釋與適用，請洽該文件負責人。請勿轉存文件副本，一律至正本位置取得。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 這份文件是否在台帳中？不在就回覆未納管。
- 是否提供了文件內容或條文解釋？有就刪。
- 是否已檢查複核日？沒有就補。

# 建置參數
版本台帳：{附檔，含版本與更新日}
作廢版本清單：{附檔}
文件納管範圍說明：{附檔}
文件管理窗口：{窗口}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少十五個實際問過的問題測過，其中五個要刻意含陷阱：一個問已作廢版本、一個問未納管文件、一個要求提供全文、一個問「哪一版比較好」、一個文件已逾複核日，確認它分別告知作廢、回覆未納管、拒絕提供、拒絕比較、主動標示逾期。

與 B 版的差別：這一版不盤點，只回答「現在該用哪一版、在哪裡拿」。它刻意拒絕提供文件內容——因為一旦它把內容貼出來，那段內容就會被複製、轉寄，變成新的第五個流通版本。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：版本現況表、差異比對、差異性質分類、風險清單、【正本待確認】、收斂建議、複核排程。不得認定正本。

完成品：查詢助手的四種回答

【一、正常查詢】
同仁：「請購要點現在是哪一版？」

【現行版本】v3（115/01/10 核定）
【正本位置】F:\制度\請購作業要點_v3.docx
【複核狀態】未逾期（下次複核日 116/01/10）
【負責人】採購組組長
【提醒】v2 及以下版本已於 115/01/10 作廢，如手邊有請勿使用。

─────────────────────────────
【二、問到已作廢版本】
同仁：「我手上這份『請購要點_最終版』還能用嗎？」

【你提到的版本】「請購要點_最終版」——**該檔案不在台帳中，且與作廢清單所載之非核定版本特徵相符**。
【現行版本】v3（115/01/10 核定）
【正本位置】F:\制度\請購作業要點_v3.docx
【提醒】請勿使用他人轉寄或個人保存的副本。若你手邊的版本載有「3 萬以上須組長核簽」，該門檻未經核定，請改依現行版辦理。

─────────────────────────────
【三、已逾複核日】
同仁：「差旅要點在哪裡拿？」

【現行版本】v1（112/06/20 核定）
【正本位置】F:\制度\差旅作業要點_v1.docx
【複核狀態】**已逾複核日 428 天**（應複核日 114/06/20）
【負責人】人事室
【提醒】本文件已逾複核日，內容可能未反映後續法規或制度調整。重要事項請先向人事室確認。

※ 這一則的價值不在指路，在那句提醒。文件放在那裡看起來完全正常，只有台帳知道它已經一年多沒有人看過。

─────────────────────────────
【四、拒絕提供全文】
同仁：「我趕著要用，你直接把第 5 條貼給我。」

很抱歉，本助手不提供文件內容。
理由是：一旦內容被貼出來，那段文字就會被複製、轉寄，成為下一個流通版本——而這正是版本管理要解決的問題本身。
請至 F:\制度\請購作業要點_v3.docx 取得完整內容（正本位置，一律以此為準）。
如條文適用有疑義，請洽採購組組長。

## 一、版本現況表
| # | 檔名 | 位置 | 修改時間 | 版本標示 | 核定紀錄 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 請購作業要點_v2 | F:\制度\ | 114/03/16 | v2 | 有（114/03/15） |
| 2 | 請購作業要點_v2_修正 | F:\制度\ | 114/07/02 | 【無正式版號】 | 無 |
| 3 | 請購作業要點_最終版 | 採購組資料夾 | 114/08/11 | 【無版本資訊】 | 無 |
| 4 | 請購要點(新) | 個人桌面 | 114/09/03 | 【無版本資訊】 | 無 |

## 二、差異比對（以有核定紀錄的 v2 為基準）
| 項目 | v2 | v2_修正 | 最終版 | 要點(新) |
|---|---|---|---|---|
| 組長核簽門檻 | 5 萬 | 5 萬 | 3 萬 | 3 萬 |
| 處長核簽門檻 | 無 | 10 萬 | 10 萬 | 10 萬 |
| 急件先辦後補 | 無 | 無 | 無 | 新增 |

## 三、差異性質分類
| 差異 | 性質 |
|---|---|
| 組長核簽門檻 5 萬→3 萬 | **金額 ＋ 權責** |
| 新增處長核簽 | **權責** |
| 急件先辦後補 | **權責 ＋ 內控** |
（無純文字差異）

## 四、風險清單
| 風險 | 說明 |
|---|---|
| 多份無版本資訊 | 3 份僅以檔名區分，無法確認效力 |
| 舊版仍在流通 | 採購組資料夾與個人桌面各有一份，且與 F:\制度\ 不同 |
| 無複核日與負責人 | 四份皆未載 |
| 未核定版本實際被使用 | 目前多數依 3 萬門檻辦理，該門檻無核定紀錄 |

## 五、【正本待確認】
1. v2_修正／最終版／要點(新) 是否曾核定而紀錄未留存？向：秘書室（會議紀錄）
2. 已依 3 萬門檻辦理之案件效力如何處理？向：○○處長
3. 「急件先辦後補」之依據？向：採購組

## 六、收斂建議
- 正本位置：維持 F:\制度\（使用者原本就會去的地方），不另設新資料夾。
- 舊版處理：採購組資料夾與個人桌面版本移出流通；如需保留供查核，移至 F:\制度\_歷史版本\ 並於檔名標「已作廢」。
- 公告方式：以現有的每週行政訊息公告，並附正本路徑。

## 七、複核排程
| 文件 | 現行版 | 核定日 | 下次複核日 | 負責人 |
|---|---|---|---|---|
| 請購作業要點 | 【待確認】 | 114/03/15 | （留空） | （留空） |

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

最新的不等於有效的

有效版是核定過的那一份；最新版可能只是某人昨天改的草稿。用修改時間判斷正本，遲早會出事。

沒有人知道過期了

文件上沒有複核日，於是它可以放五年。等到有人問「這個還算數嗎」，已經沒有人答得出來。

舊版還在流通

正本更新了，但第一線的桌面捷徑還指著舊的那一份。他們不會知道。

檔名當版本管理

「最終版」「最終版_修正」「最終版_修正3_這版才對」——這不是版本，這是一串猜謎。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 最新的不等於有效的：有效版是核定過的那一份。
• 沒有複核日，文件可以過期五年而沒有人發現。
• 正本另設新資料夾然後期待大家改習慣，結果是正本很乾淨、大家繼續用桌面那份。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

正本認定

依核定紀錄與權責認定，不是依修改時間或內容品質。

納管範圍

哪些文件需要版本管理，是管理決定。

作廢處理

舊版要標作廢還是移除，涉及是否需保留歷史版本供查核。

複核日與負責人

每一份都要有人掛名，否則過期時沒有人會發現。

安全與權限限制

內部規定屬敏感文件

核簽門檻、權責劃分等內容不宜貼入外部 AI 服務，必要時以代稱或摘要處理。

歷史版本的保留

作廢版本可能仍需保留供查核。刪除前確認保存年限規定。

不製造新的流通版本

查詢助手不提供文件全文——貼出來的內容會被轉存，變成新的版本。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 納管範圍只含「會被人照著做」的文件，範圍已框定。
2. 每一個現存版本都已列入台帳，沒有省略。
3. 版本效力依核定紀錄判斷，沒有以檔名或修改時間推斷。
4. 涉及金額、期限、權責、法規引用的差異都已獨立標出。
5. 【正本待確認】清單已寫明向誰確認什麼，並已完成確認。
6. 正本已收斂到單一位置，且該位置是使用者原本就會去的地方。
7. 舊版已標作廢或移出流通，需保留者已依保存規定處理。
8. 每份文件都有下次複核日與具名負責人。

12實際案例

13相關方法與下一步

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