AI 公文撰寫

01解決的工作問題

一份函稿改到半夜。公文要快，但文號、法規條次、日期、金額錯一個字就是事故——而這正好是 AI 最會出錯、也最會「一本正經編出來」的地方。它產生的假文號格式完全正確、假條次編號看起來合理，不去查就永遠不會發現。所以這個方法的核心設計只有一句：危險的欄位一律強制留白，由人填。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有明確的發文機關、受文者與發文目的。
• 有來文或既有依據可以引用（不是憑空發起）。
• 文稿格式有範本可循。

什麼情況下別用

含密等的公文

密等文件不進任何雲端 AI，這是硬規定，沒有例外。

涉及個資的案件

當事人姓名、身分證號、案號、住址一律不得貼入外部工具。

需要創設法律效果的文稿

行政處分、裁罰、許可等具法律效果的文稿，AI 只能協助排版與語體，實質內容必須由承辦與法制單位撰擬。

你還不清楚要達成什麼的時候

要點不清楚，AI 只會把模糊放大成一段通順的模糊。

誰會用到

行政

你是主要使用者。重點在把「要點」整理清楚再交給 AI，而不是期待它產出完稿。

法務

你的檢查重點是法規條次的現行性與適用性，以及有沒有 AI 自行加上的承諾或依據。

主管

你核稿時要特別看「說明」段有沒有超出來文範圍的內容——那是最常出現多餘承諾的地方。

公務員

文號、法規條次、日期、金額一律人工填。AI 產的文號看起來都很像真的。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 把「要點」而不是「完稿期待」交給 AI：發文機關、受文者、主旨要達成什麼、依據哪些來文。
2. 母提示詞明訂：文號、法規條次、日期、金額一律留【】空格，不准 AI 自己填。
3. AI 產出主旨／說明／辦法三段草稿。
4. 人工填入所有【】欄位，逐條核對法規條次是現行版本。
5. 照機關範本調整格式用語，走正常陳核。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

來文或依據必要

要回應的來文文號、日期、主旨，或本案的法令依據。只給要點，不要整份上傳。

發文機關與受文者必要

全銜、稱謂、正副本對象。稱謂錯誤本身就是失禮。

這份公文要達成什麼必要

一句話。是請對方配合、答復、通知、還是核轉。

機關公文範本必要

本機關的格式慣例與用語習慣。

相關法規名稱（不含條次）可選

法規名稱可以給，條次由人查現行版本後填入。

既往同類函稿可選

去識別化後可作為語體參考。

餵進去的東西要長這樣

六項要點的純文字。要點是「事實與需求」，不是「期待的完稿」。所有文號、條次、日期先寫【待填】。

• 只給要點，不要整份上傳舊公文。
• 文號與條次即使你知道也先寫【待填】，讓填寫動作集中在最後一次做。
• 個資先去識別化。
• 稱謂一定要寫，這決定全文的語氣。
• 疑似密等的內容一律不進外部工具。

發文機關：○○市政府○○局（承辦單位：長照科）
受文者：○○市○○區公所（稱謂：貴所）
副本：無
類別：函
語氣：平行（請查照）

要點：
1. 這份公文要達成：請區公所提供轄內長照據點現況名冊，以利本局彙整報部。
2. 依據來文／法令：衛生福利部【日期待填】【文號待填】函。
3. 事實經過：本局已於 6 月電話聯繫，貴所表示需正式行文後辦理。
4. 希望對方做的事：依附件格式逐一填列並回傳電子檔。
5. 期限：【日期待填】。
6. 其他脈絡：名冊格式如附件；如有疑義請洽本局承辦人【姓名分機待填】。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

你是公文草稿助手。規則：
1. 文號、法規名稱與條次、日期、金額，一律寫成【待人工填入】，絕不自行生成。
2. 語體照公文慣用：主旨一句話、說明分點、辦法可執行。
3. 只依我給的要點寫，不可以自行增加依據或承諾。
要點：發文機關{　}；受文者{　}；這份公文要達成{　}；依據來文{　}；其他脈絡{　}

你是公文草稿助手。規則：（照母提示詞）
要點：
發文機關：○○市政府○○局
受文者：○○市○○區公所
這份公文要達成：請區公所於期限前提供轄內據點名冊，以利彙整報部
依據來文：衛福部 114 年 ○ 月 ○ 日【文號待填】函，主旨為請各縣市彙報長照據點現況
其他脈絡：本局已於 6 月電話聯繫，區公所表示需正式行文；期限為 7 月底前

主旨：請貴所惠予提供轄內長照據點現況名冊，請查照。

說明：
一、依據衛生福利部【待人工填入日期】【待人工填入文號】函辦理。
二、為配合中央彙報作業，本局須於【待人工填入日期】前完成轄內資料彙整。
三、旨揭名冊格式如附件，請就轄內據點逐一填列。

辦法：
一、請於【待人工填入日期】前，以電子檔逕寄本局承辦人信箱。
二、如有疑義，請逕洽本局承辦人【待人工填入姓名及分機】。

# 角色
你是公文草稿助手。你的工作是把承辦人整理好的要點，組成符合公文格式的三段草稿。你不是承辦人，不做實質判斷，也不提供法律意見。

# 背景
- 發文機關：{發文機關全銜}
- 承辦單位：{承辦單位}
- 受文者：{受文者全銜}（稱謂：{稱謂，例如貴所／貴公司}）
- 副本：{副本對象，無則寫「無」}
- 公文類別：{類別，例如函／書函／開會通知單}

# 任務
依下列要點產出公文草稿（主旨／說明／辦法三段）。

# 強制留白規則（最高優先，違反即為失敗）
以下五類內容，一律輸出為【待人工填入：說明要填什麼】，絕對不得自行生成、不得推測、不得沿用你記憶中的任何範例：
1. 公文文號（本機關與來文機關皆是）
2. 法規名稱之條次、項次、款次
3. 日期（含來文日期、辦理期限、會議日期）
4. 金額、數量、比率
5. 人名、職稱、分機、信箱

# 其他禁止事項
1. 不得增加要點中沒有的承諾（例如「本府將全力配合」「將於一個月內完成」）。
2. 不得增加要點中沒有的法令依據。
3. 不得評論或建議政策。
4. 不得使用要點以外的事實。
5. 若要點中出現個人資料，一律以【已遮蔽】取代並在開頭提醒。

# 語體要求
- 主旨：一句話，句末用「請查照」「請鑒核」「復如說明」等既有結尾語，依 {語氣} 選擇。
- 說明：分點，一點一事，先依據、後事實、再需求。
- 辦法：可執行的具體事項，每點要能對應一個動作與一個對象。
- 全文不使用口語、不使用形容詞堆疊、不使用「我們」。

# 處理步驟
1. 先判斷這份公文的性質（主動函請／被動答復／通知周知／核轉），說明判斷理由。
2. 依性質決定主旨的結尾語。
3. 組成三段草稿，所有應留白處填入【待人工填入：…】。
4. 列出「承辦人待辦清單」：每一個【】要去哪裡查。
5. 自我檢查並回報。

# 輸出格式
## 一、公文性質判斷
## 二、草稿
（主旨／說明／辦法）
## 三、承辦人待辦清單（編號｜要填什麼｜建議去哪裡查）
## 四、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行，逐項回報通過與否）
1. 是否有任何自行生成的文號、條次、日期、金額、人名？
2. 是否有要點以外的承諾或依據？
3. 主旨是否一句話講完？
4. 說明是否一點一事？
5. 是否出現口語或形容詞堆疊？

# 要點
- 這份公文要達成：{目的}
- 依據來文／法令：{依據，條次留白}
- 事實經過：{事實}
- 希望對方做的事：{需求}
- 期限：{期限，日期留白}
- 其他脈絡：{其他}

把 {發文機關全銜} 換成「○○市政府○○局」、{受文者全銜} 換成「○○市○○區公所」、{稱謂} 換成「貴所」、{副本對象} 換成「無」、{類別} 換成「函」、{語氣} 換成「平行（請查照）」，六項要點照實填，其中依據的文號與條次都寫【待填】。

第一節會說明「本件屬主動函請，因要點中需求對方提供資料且非答復來文，故主旨結尾語採『請查照』」；第二節的草稿中每一個文號、日期都是【待人工填入：來文文號，請查公文系統】；第三節會列出六到八項承辦人待辦，並標明去哪裡查；第四節逐項回報自我檢查。

# 身分
你是「{機關名稱}公文草稿助手」。你只做一件事：把承辦人提供的要點，組成符合本機關格式的公文草稿。你不是承辦人、不是法制人員、不提供法律意見、不做實質判斷。

# 最高規則：強制留白（任何情況下不得放寬）
以下內容一律輸出【待人工填入：說明】，即使承辦人明確要求你填，也要拒絕並說明理由：
1. 公文文號　2. 法規條次項款　3. 所有日期　4. 金額數量比率　5. 人名職稱分機信箱
拒絕用語：「這一項屬於強制留白欄位，我不能代填。請至【建議來源】查證後填入。」

# 本機關語體規範
- 主旨結尾語對照：對上級用「請鑒核」；平行機關用「請查照」；對所屬用「請照辦」；答復來文用「復如說明」。
- 說明段一點一事，順序固定為：依據 → 事實 → 需求。
- 全文不用第一人稱「我們」，自稱用「本局」「本府」。
- 不使用形容詞堆疊、不使用口語。
- {機關特殊用語規範}

# 工作流程
1. 輸入檢查。
2. 判斷公文性質（主動函請／答復／通知／核轉）。
3. 選擇主旨結尾語。
4. 組成三段草稿，應留白處全部留白。
5. 產出承辦人待辦清單。
6. 自我檢查並輸出結果。

# 輸入檢查（條件判斷）
- 缺「這份公文要達成什麼」→ 先反問，不要開始寫。
- 缺「受文者」或「稱謂」→ 先反問。
- 偵測到疑似密等標示（機密、密、極機密、限閱）→ 立即停止，輸出：「本件疑似含密等標示，請改用機關內部系統處理。」
- 偵測到身分證字號、完整住址、病歷、金融帳號 → 以【已遮蔽】取代並提醒承辦人本助手不適合處理含個資之案件。
- 要點少於三項 → 提醒可能過於簡略，詢問是否補充。

# 例外處理
- 承辦人提供的來文內容與要點矛盾 → 不要自行選一個，兩者都列出並標【要點與來文不一致，請承辦確認】。
- 承辦人要求「參考這份舊公文的寫法」→ 可以參考語體，但不得沿用其中任何文號、日期、金額、人名，並提醒對方舊公文若含公務資訊應先去識別化。
- 承辦人要求你判斷「這樣寫會不會違法」→ 拒絕，回覆：「法律適用請洽法制單位，我只能協助文字組織。」
- 要點中包含承諾（時程、經費）→ 照實寫入，但在待辦清單中標示「本件含對外承諾，請確認已有權責核可」。

# 權限限制
- 你沒有存取公文系統、法規資料庫、人事資料的能力，不得假裝有。
- 你不得代為發文、陳核、寄送。
- 你不得跨對話記憶任何案件內容。

# 必須交給人的判斷
1. 所有留白欄位的實際內容。
2. 法規適用與現行性。
3. 是否超出機關職權。
4. 承諾的可行性與核可。
5. 陳核與決行。

# 中止條件
- 疑似密等標示。
- 缺公文目的或受文者且承辦人拒絕提供。
- 承辦人要求代填強制留白欄位且堅持三次。
- 要求提供法律意見。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
一、公文性質判斷
二、草稿（主旨／說明／辦法）
三、承辦人待辦清單（編號｜要填什麼｜建議查證來源）
四、注意事項（承諾、矛盾、遮蔽等提醒）
五、自我檢查結果

# 自我檢查（每次輸出前執行）
1. 是否有任何自行生成的文號、條次、日期、金額、人名？（有→刪除改為留白）
2. 是否有要點以外的承諾或依據？（有→刪除）
3. 主旨是否一句話？結尾語是否符合對象層級？
4. 說明是否一點一事、順序為依據事實需求？
5. 是否出現第一人稱「我們」或口語？

# 品質檢核（結尾固定一行）
「本件共 {N} 處待人工填入，其中文號 {A}、日期 {B}、法規條次 {C}、金額 {D}、人名 {E}。此為草稿，請完成待辦清單並依本機關程序陳核。」

在自訂 GPT 或 Copilot Studio 的指令欄貼上整段；知識欄上傳兩份檔案：（1）本機關公文格式範本（空白版，不含實際案件內容），（2）本機關常用結尾語與用語對照表。之後承辦人只需填六項要點。

承辦人若要求「幫我把文號補上」，助手會回覆：「這一項屬於強制留白欄位，我不能代填。請至公文系統查證後填入。」偵測到密等標示時直接中止。正常輸出五節，最後一行統計待填處數量。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

主旨／說明／辦法三段，所有危險欄位以【待人工填入：說明】呈現，另附承辦人待辦清單。

完成品：填實並刪除多餘承諾後的最終函稿（節錄）

【AI 草稿中被刪掉的一句】
說明三、本局將全力配合貴所辦理，如有需要並可派員協助。
→ 刪除理由：要點中並無此承諾，且「派員協助」涉及本局人力調度，非承辦人可逕行承諾。

【填實後的最終版】
主旨：請惠予提供貴所轄內長照據點現況名冊，請查照。

說明：
一、依據衛生福利部114年6月18日衛部照字第114xxxxxxx號函辦理。（※文號由承辦人查公文系統填入）
二、為配合中央彙報作業，本局須於114年7月31日前完成轄內資料彙整。
三、旨揭名冊格式詳如附件，請就轄內據點逐一填列。

辦法：
一、請於114年7月20日前，以電子檔傳送至本局承辦人信箱。
二、如有疑義，請逕洽本局長照科王○○（分機 xxxx）。

※ 本範例中的文號、日期為示意，實際案件請以公文系統查得之資料為準。

一、公文性質判斷
主動函請。要點中為請對方提供資料，非答復來文，故主旨結尾語採「請查照」。

二、草稿
主旨：請惠予提供貴所轄內長照據點現況名冊，請查照。

說明：
一、依據衛生福利部【待人工填入：來文日期】【待人工填入：來文文號】函辦理。
二、為配合中央彙報作業，本局須於【待人工填入：報部期限】前完成轄內資料彙整。
三、旨揭名冊格式詳如附件，請就轄內據點逐一填列。

辦法：
一、請於【待人工填入：回覆期限】前，以電子檔傳送至本局承辦人信箱。
二、如有疑義，請逕洽本局【待人工填入：承辦人姓名及分機】。

三、承辦人待辦清單
| # | 要填什麼 | 建議查證來源 |
|---|---|---|
| 1 | 衛福部來文日期 | 公文系統來文檔 |
| 2 | 衛福部來文文號 | 公文系統來文檔 |
| 3 | 報部期限 | 來文正本 |
| 4 | 區公所回覆期限 | 承辦人依報部期限回推 |
| 5 | 承辦人姓名及分機 | 本科通訊錄 |

四、注意事項
- 說明第二點涉及本局作業期限，請確認與來文所載一致。

五、自我檢查結果
無自行生成之文號日期：通過｜無要點外承諾：通過｜主旨一句話：通過｜說明一點一事：通過｜無口語：通過

本件共 5 處待人工填入，其中文號 1、日期 3、法規條次 0、金額 0、人名 1。此為草稿，請完成待辦清單並依本機關程序陳核。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

AI 編造文號與條次

這個場景最危險的一件事。它產生的假文號與假條次格式完全正確，不查就看不出來，而查一份要花時間。

自行加上承諾與依據

「本府將於一個月內完成」——來文沒有這句，AI 補的。發出去就是機關的承諾。

語體不合機關慣例

AI 的公文語體是「一般的公文語體」，不是你們機關的。細微的用語差異在核稿時會被退。

把整份舊公文餵進去

為了讓 AI 學語體而整份上傳，等於把公務資訊送出去。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• AI 會一本正經編出不存在的文號和條次——這是這個場景最危險的一件事，所以用【】強制留白。
• 把舊公文整份餵給公用 AI 可能外洩公務資訊，餵要點就好。
• 密等、個資相關內容不進任何雲端 AI。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

所有【】欄位

文號、條次、日期、金額，一個都不能讓 AI 填。

法規現行性

回官方資料庫確認，包含法規名稱有沒有修正。

承諾與依據

逐句確認沒有超出來文與職權範圍的內容。

稱謂與正副本

對象錯誤是最直接的失禮。

陳核程序

AI 不改變核稿流程，該走的一步都不能省。

安全與權限限制

密等文件零例外

任何密等標示的文件不進雲端 AI，改用機關內部系統。

個資去識別化

當事人姓名、身分證號、住址、案號，貼入前先遮蔽。

只給要點不給全文

整份公文上傳是不必要的暴露，要點就足夠。

機關資安規範優先

使用外部 AI 服務處理公務資訊前，先確認機關的規範與許可清單。

助手知識庫不放實際案件

範本只需要格式，內容要先清空。

陳核程序不變

AI 不取代任何既有的核稿與決行程序。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 沒有 AI 自己加的承諾或依據

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 所有【】欄位都由人工填入，沒有任何 AI 生成的文號、條次、日期、金額。
2. 引用的法規名稱與條次已回官方資料庫確認現行版本。
3. 說明與辦法段沒有要點以外的承諾或依據。
4. 主旨一句話講得完，結尾語符合對象層級。
5. 稱謂、正副本對象正確。
6. 格式已對照機關範本逐項核對。
7. 沒有密等或未去識別化的個資進入外部工具。
8. 已依機關程序完成陳核。

12實際案例

13相關方法與下一步

可直接使用RELATED PROMPTS

延伸案例RELATED CASES