AI 對帳與費用審核

01解決的工作問題

兩邊的數字對不起來，差 3,847 元。真正花時間的不是找出差多少，是找出「為什麼差」——可能是入帳日期跨月、可能是手續費被扣掉、可能是一筆分兩次付、可能是有人打錯一個數字。AI 在這裡很有用，因為它擅長找配對；但它也很危險，因為它會很樂意幫你「湊」出一組看起來合理的對應關係，而那組對應可能是錯的。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有兩份以上應該一致的紀錄要核對（銀行對帳單與帳務系統、請款單與發票、系統紀錄與人工表）。
• 兩邊都有可以配對的欄位（日期、金額、單號、對象）。
• 差異要查得出原因，而不是只要知道差多少。

什麼情況下別用

已知有舞弊疑慮的核對

懷疑有人動手腳時，這是稽核或調查事件，程序與保全要另外處理，不是拿 AI 比一比。

正式財務報表的編製

這個方法處理的是核對與差異查找，不是會計處理，也不取代會計師與內部規定。

資料缺一大半時

一邊只有摘要、另一邊有明細，核不出東西。先把明細補齊。

誰會用到

會計／財務

這是你的主場。AI 只做配對與差異分類，所有金額運算與最終認定都在試算表與你手上。

行政

小額零用金、代墊款的核對最常卡在憑證不齊。差異清單就是你回頭要憑證的工作單。

公務員

公務預算的科目與會計年度是硬邊界，跨年度與跨科目的差異不能自己調整，要走正式程序。

營運

重複出現的差異型態代表流程有洞（例如手續費沒人記、退款走不同管道）。

主管

你要看的不是差多少，是「有沒有查不出原因的差異」。那一類才是風險。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 先定配對規則：用什麼欄位配、日期容許幾天、金額是否允許差額。
2. AI 把兩邊整理成同一組欄位，原值照抄，不四捨五入、不換算。
3. 在試算表依規則機械配對，公式留存可重跑。
4. AI 把未配對項目依已知差異型態分類；多筆相加對應一筆只能標【疑似】。
5. 人拿差異清單回原始憑證逐筆查證，【無法歸類】的一定要查到底。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

兩邊的明細紀錄必要

要有明細，不是總額。至少含日期、金額、對象、單號其中三項才配得起來。

配對規則必要

用什麼欄位配、允許幾天的日期落差、金額要完全相同還是允許手續費差。這些要先定，不能讓 AI 自己決定。

已知的差異型態必要

手續費、匯率、跨月入帳、分次付款、退款——列出來，AI 才知道往哪裡歸類。

核對期間與截止基準必要

以入帳日還是交易日為準、期間怎麼切。切法不同，差異就不同。

去識別化處理可選

對象名稱、帳號、身分資訊要先代稱。財務資料的敏感度比一般資料高。

餵進去的東西要長這樣

兩份明細（含日期、金額、對象、單號）＋ 配對規則 ＋ 已知差異型態 ＋ 期間與日期基準。財務資料要先去識別化。

• 要明細不要總額。總額只能告訴你差多少，不能告訴你為什麼差。
• 日期基準一定要寫（交易日或入帳日），這是月底差異的主要來源。
• 金額容差要有上限，否則任何差額都會被歸成手續費。
• 已知差異型態要盡量列全，包含你們單位特有的（例如代收代付、預付沖銷）。
• 對象名稱、帳號、身分資訊先代稱為 V001、V002。

【設定】
A 表：帳務系統支出明細｜B 表：○○銀行對帳單
期間：114/8/1–8/31
日期基準：入帳日
金額容差：允許手續費差額，上限 30 元

【配對規則】
1. 以「對象代碼 ＋ 金額」配對；日期容許 ±3 日。
2. 金額須完全相同，或差額在容差內且可歸因於手續費。
3. 一對多、多對一的組合不由規則自動認定，一律列為疑似。

【已知差異型態】
跨月入帳、匯款手續費、一筆分次付款、退款沖銷、對象代碼不同但為同一對象、系統重複入帳

【A 表：帳務系統（8 月）】
8/03｜V001｜12,000｜請款單 A-101
8/12｜V002｜8,500｜請款單 A-102
8/20｜V003｜33,000｜請款單 A-103
8/28｜V001｜5,000｜請款單 A-104
8/30｜V004｜7,200｜請款單 A-105

【B 表：銀行對帳單（8 月）】
8/05｜V001｜11,985｜匯款
8/14｜V002｜8,500｜匯款
8/21｜V003｜20,000｜匯款
8/25｜V003｜13,000｜匯款
9/02｜V004｜7,185｜匯款

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

以下是兩份應該一致的明細、我的配對規則與已知差異型態。請：
1. 把兩邊整理成同一組欄位（日期、金額、對象、單號、摘要），原值照抄，不四捨五入、不換算，缺的標【原始資料未載】。
2. 依規則列出候選配對，並標明依據哪一條規則。
3. 未配對的依已知差異型態分類；多筆相加等於一筆只能標【疑似】並說明要什麼憑證確認；不在型態清單內的標【無法歸類】。
4. 產出查證工作單：每一筆要查什麼、去哪裡查。
不要加總、不要計算差額。
明細：{貼上}；配對規則與差異型態：{貼上}

以下是兩份明細與我的配對規則、已知差異型態。請照四個要求處理。（照母提示詞）

【配對規則】
以金額 ＋ 對象代碼配對；日期容許 ±3 日；金額須完全相同（手續費差額另計）。

【已知差異型態】
跨月入帳、匯款手續費、一筆分次付款、退款沖銷、對象代碼不同但為同一對象

【A 表：帳務系統（8 月）】
8/03｜V001｜12,000｜請款單 A-101
8/12｜V002｜8,500｜請款單 A-102
8/20｜V003｜33,000｜請款單 A-103
8/28｜V001｜5,000｜請款單 A-104
8/30｜V004｜7,200｜請款單 A-105

【B 表：銀行對帳單（8 月）】
8/05｜V001｜11,985｜匯款
8/14｜V002｜8,500｜匯款
8/21｜V003｜20,000｜匯款
8/25｜V003｜13,000｜匯款
9/02｜V004｜7,185｜匯款

【已配對（依規則）】
| A 表 | B 表 | 狀態 |
|---|---|---|
| 8/12 V002 8,500 | 8/14 V002 8,500 | 完全相符 |

【未配對：可歸類】
| A 表 | B 表 | 疑似型態 | 待查 |
|---|---|---|---|
| 8/03 V001 12,000 | 8/05 V001 11,985 | 匯款手續費（差 15） | 需確認手續費金額 |
| 8/20 V003 33,000 | 8/21 20,000 ＋ 8/25 13,000 | 一筆分次付款 | 需確認是否確為同一筆之分次支付 |
| 8/30 V004 7,200 | 9/02 V004 7,185 | 跨月入帳 ＋ 手續費（差 15） | 需確認以交易日或入帳日為準 |

【未配對：無法歸類】
| A 表 | 說明 |
|---|---|
| 8/28 V001 5,000 | B 表無對應紀錄。不在已知差異型態內。 |

【我沒有做的事】
- 沒有加總任何金額，也沒有計算差異總額。
- 「一筆分次付款」是依金額相加吻合而推測的型態，我沒有證據證明那兩筆確實對應同一筆請款——這需要你回原始憑證確認。
- 沒有把 8/28 那筆歸到任何型態。金額小不代表可以忽略。

# 角色
你是對帳的整理協助者。你的專長是把兩份明細整理成同一組欄位，並把未配對的項目依已知型態分類。你不做算術，不做配對判斷，不認定差異原因。

# 背景
- 核對標的：{A 表名稱} vs {B 表名稱}
- 期間：{起訖日}
- 日期基準：{交易日／入帳日}
- 金額容差：{是否允許手續費差額，上限多少}

# 任務
產出統一格式明細、未配對清單、差異分類表與查證工作單。

# 可以使用的資料
只有【A 表】【B 表】【配對規則】【已知差異型態】四段。你的會計知識、你認為合理的沖銷邏輯、你覺得可能的原因，一律不得作為分類依據。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得做任何算術：不加總、不計算差額、不換算幣別、不分攤。
2. 不得四捨五入或修改任何金額。
3. 不得推測對象或單號。原始資料沒有的欄位標【原始資料未載】。
4. 不得把「多筆相加等於一筆」直接認定為分次付款——只能標為疑似，並要求人工確認。
5. 不得把不在【已知差異型態】內的項目硬歸類。一律標【無法歸類】。
6. 不得因為金額小就省略任何一筆。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 把兩表整理成同一組欄位：日期、金額、對象、單號、摘要。原值照抄。
2. 標出兩表的欄位落差（一邊有、一邊沒有的資訊）。
3. 依【配對規則】列出符合規則的候選配對，並標明依據哪一條規則。
4. 未配對的項目依【已知差異型態】分類，每一項標明「疑似」與需要什麼證據才能確認。
5. 不在型態清單內的標【無法歸類】，並列出可能需要調閱的憑證種類。
6. 產出查證工作單：每一筆待查項目要查什麼、去哪裡查。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、統一格式明細（兩表）
## 二、欄位落差說明
## 三、候選配對
（表格：A 表項｜B 表項｜依據規則｜相符程度）
## 四、未配對：可歸類
（表格：項目｜疑似型態｜需要什麼證據確認）
## 五、未配對：【無法歸類】
（表格：項目｜建議調閱的憑證）
## 六、查證工作單
（每筆：查什麼、去哪裡查、找誰）
## 七、我沒有做的事
（固定列出：未加總、未計算差額、未認定原因）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有任何我計算出來的數字
- [ ] 所有金額都與原始資料一字不差
- [ ] 多筆相加的對應都只標為疑似
- [ ] 不在型態清單內的都標了【無法歸類】
- [ ] 沒有任何一筆被省略

【配對規則】
{貼上}

【已知差異型態】
{貼上}

【A 表】
{貼上}

【B 表】
{貼上}

背景填法示例：A 表＝帳務系統支出明細；B 表＝○○銀行對帳單；期間＝114/8/1–8/31；日期基準＝入帳日；容差＝允許手續費差額，上限 30 元。配對規則與已知差異型態照 A 版格式貼上。

與 A 版的差別：多出欄位落差說明與查證工作單。查證工作單是這一版最有用的產出——它把「還要查什麼」變成一張可以直接照著做的清單，而不是一堆待釐清的數字。

# 你是誰
你是「對帳整理助手」。同仁每月把兩份明細貼給你，你負責整理成固定欄位、標出未配對項目、依既有型態分類、產出查證工作單。你不算術、不配對判斷、不認定原因。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的兩份明細，以及建置時附上的三份文件：配對規則、已知差異型態清單（含歷史案例）、單位核對報告格式。除此之外一律不得引用。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 不做任何算術。使用者要求加總或算差額時，回覆「金額運算請在試算表進行」。
2. 不修改任何金額，不四捨五入。
3. 多筆相加等於一筆，只能標【疑似分次】，不得認定。
4. 不在型態清單內的一律【無法歸類】，不得自創解釋。
5. 不因金額小而省略任何一筆。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 兩表期間不一致 → 先提醒期間落差，並問以哪個期間為準。
2. 一邊只有總額無明細 → 不整理，回覆「請提供明細，總額無法核對」。
3. 明細含帳號、身分證號、個人姓名 → 提醒去識別化，並以【已遮蔽】處理後再作業。
4. 【無法歸類】項目超過總筆數的一成 → 主動提醒「可能是配對規則或日期基準有問題」，並建議先檢查規則。
5. 同一型態的差異連續三個月出現 → 標示「重複型態」，建議列入流程改善。

# 例外處理
- 使用者要求「幫我算一下差多少」→ 拒絕算術，但可列出未配對項目的清單供其在試算表加總。
- 使用者要求「這筆應該是手續費吧」→ 回覆「需要憑證確認；我可以列出確認需要的資料」。
- 使用者要求「小額的就先算了」→ 拒絕，回覆「【無法歸類】不因金額大小而略過，這是本助手的固定規則」。

# 每次回覆的格式
【本期概況】筆數（A 表／B 表）、已配對筆數、未配對筆數
【候選配對】（附依據規則）
【未配對：可歸類】（疑似型態 ＋ 需要什麼證據）
【未配對：無法歸類】（建議調閱憑證）
【重複型態提醒】（連續出現的差異型態）
【查證工作單】（查什麼、去哪裡查）
【我沒有做的事】（固定：未加總、未計算差額、未認定原因）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本表僅整理與分類；所有金額運算請於試算表進行，差異原因之認定與調整由 {權責} 依內部規定辦理。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否出現我算出來的數字？有就刪。
- 金額是否與原始資料完全一致？不一致就改回。
- 是否有筆數被省略？補回來。

# 建置參數
配對規則：{附檔}
已知差異型態清單：{附檔，含歷史案例}
核對報告格式：{附檔}
權責：{職稱}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少六個月的歷史對帳資料測過，其中兩個月要刻意含陷阱：一個月有多筆相加吻合但實際無關、一個月日期基準不一致，確認它分別標疑似、主動提醒基準問題。

與 B 版的差別：這一版會記得型態清單，所以同一種差異每個月的分類方式一樣，可以疊起來看趨勢。它也會主動做兩件 B 版不會做的事——無法歸類超過一成時提醒規則可能有問題，以及標示連續三個月出現的重複型態。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節：統一格式明細、欄位落差、候選配對、未配對可歸類、未配對【無法歸類】、查證工作單、我沒有做的事。查證工作單是拿去做事的那一張。

完成品：查證完成後的核對報告（節錄）

114 年 8 月 對帳報告（帳務系統 vs ○○銀行）
日期基準：入帳日｜容差：手續費 ≤ 30 元

【配對結果】A 表 5 筆、B 表 5 筆；完全配對 1 筆、查證後配對 3 筆、待處理 1 筆。

| 項次 | A 表 | B 表 | 差異原因（查證後） | 憑證 | 處理 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 8/12 V002 8,500 | 8/14 8,500 | 無差異 | — | 結案 |
| 2 | 8/03 V001 12,000 | 8/05 11,985 | 匯款手續費 15 元 | 銀行手續費明細（8/05） | 依規定列支手續費 |
| 3 | 8/20 V003 33,000 | 8/21 20,000＋8/25 13,000 | 非分次付款。查證後為：8/21 之 20,000 係另案請款單 A-098（7 月）延後付款；8/25 之 13,000 為 A-103 之部分付款，餘 20,000 於 9/02 支付。 | 付款排程、廠商收款確認函 | 跨期項目，另於 9 月報告續核 |
| 4 | 8/30 V004 7,200 | 9/02 7,185 | 跨月入帳 ＋ 手續費 15 元 | 銀行入帳紀錄 | 依入帳日基準，列 9 月 |
| 5 | 8/28 V001 5,000 | 無 | 請款單 A-104 已核准但未執行付款，出納作業遺漏 | 核准紀錄、出納作業紀錄 | 已於 9/05 補付；列入流程改善 |

【重複型態提醒】
- 匯款手續費差額連續三個月出現且未事先列計。建議修改請款流程，於請款時即列手續費科目。

【流程改善】
1. 已核准未執行的付款無人追蹤（項次 5）。建議請款系統增加「已核准未付款」清單，每週檢視。
2. 手續費處理方式待統一（重複型態）。

─────────────────────────────
※ 本報告之金額由承辦於試算表核算，公式留存於「8月對帳.xlsx」。AI 僅協助格式整理與差異分類，未參與任何金額運算或原因認定。
※ 項次 3 原被標為【疑似分次】，經調閱付款排程後確認並非分次付款——若當初逕行認定，8/21 的 20,000 元將被誤記為本期已付。

## 一、統一格式明細
（略：兩表整理為日期／金額／對象／單號／摘要）

## 二、欄位落差說明
- A 表有「請款單號」，B 表沒有。無法以單號配對。
- B 表有「匯款備註」，A 表沒有。備註可能含有助於查證的資訊。

## 三、候選配對
| A 表項 | B 表項 | 依據規則 | 相符程度 |
|---|---|---|---|
| 8/12 V002 8,500 | 8/14 V002 8,500 | 規則 1 | 金額完全相同、日期差 2 日 |

## 四、未配對：可歸類
| 項目 | 疑似型態 | 需要什麼證據確認 |
|---|---|---|
| A 8/03 V001 12,000 ↔ B 8/05 11,985 | 匯款手續費 | 銀行手續費收據或扣款明細 |
| A 8/20 V003 33,000 ↔ B 8/21 20,000 ＋ 8/25 13,000 | 【疑似分次】 | 請款單 A-103 之付款排程或廠商收款確認 |
| A 8/30 V004 7,200 ↔ B 9/02 7,185 | 跨月入帳 ＋ 手續費 | 確認以入帳日為準之處理方式 |

## 五、未配對：【無法歸類】
| 項目 | 建議調閱憑證 |
|---|---|
| A 8/28 V001 5,000 | 請款單 A-104 之核准紀錄、付款指示、銀行當日全部交易明細 |

## 六、查證工作單
1. 向銀行索取 8 月手續費扣款明細（查：11,985 與 7,185 的差額組成｜找：出納）
2. 調閱請款單 A-103 付款排程（查：是否確為分次支付｜找：承辦）
3. 調閱請款單 A-104 與當日銀行全部交易（查：為何無對應匯款｜找：出納、承辦）

## 七、我沒有做的事
- 未加總任何金額，未計算差異總額。
- 未認定任何一筆的差異原因，僅標示疑似型態。
- 未因金額小而略過任何一筆。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

AI 幫你湊配對

它會找到一組「加起來剛好」的組合，然後告訴你這幾筆對應那一筆。看起來很合理，但可能完全不是那回事。

日期基準不同

一邊用交易日、一邊用入帳日，月底那幾天永遠對不起來，而且每個月都重複查一次。

差異只算不查

知道差 3,847 元，但沒有查出每一筆的原因。下個月同樣的差異又出現。

無法歸類的被放過

十筆差異查出九筆，剩下一筆金額小就算了。那一筆才是要查的。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 多筆相加剛好等於一筆，不代表就是同一筆。憑證確認之前只能標疑似。
• 一邊用交易日、一邊用入帳日，月底那幾天每個月都會重查一次。
• 查出九筆放過一筆，而那一筆金額最小的往往才是真正的問題。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

配對規則

用什麼配、容許多少落差，是會計判斷，不是技術選擇。

所有金額運算

加總、換算、分攤一律在試算表做，公式要留存。

無法歸類的差異

每一筆都要查到底，不論金額大小。

調整的認定

要不要調整、怎麼調整，依內部規定與權責，不是核對人員自己決定。

安全與權限限制

財務明細敏感度高

帳號、對象名稱、身分資訊要先代稱；未去識別化的財務資料不要貼進消費者版帳號。

核對紀錄要留存

配對規則、公式、查證憑證與調整紀錄要一併存檔，這是內稽內控與外部查核時的依據。

職務分立

核對、查證、調整不宜由同一人全程完成。這是內控要求，不因為用了 AI 而改變。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 所有金額與原始資料一字不差，沒有四捨五入或修改。
2. 所有加總與差額計算都在試算表完成，公式可驗算且已留存。
3. 配對規則與日期基準已明確定義，並與上期一致。
4. 一對多、多對一的對應都經憑證確認，沒有僅憑金額相加就認定。
5. 【無法歸類】的項目全部查證完畢，沒有因金額小而略過。
6. 每一筆差異都有原因與憑證，並記錄處理方式。
7. 連續出現的重複型態已標示並列入流程改善。
8. 核對、查證、調整的權責分工符合內部規定。

12實際案例

13相關方法與下一步

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