AI 問卷開放題歸納

01解決的工作問題

問卷的選擇題有現成的圖表，開放題通常只剩一句「大家普遍反映…」。把幾百則回答丟給 AI 叫它「歸納重點」，很快就拿到一份條理分明的摘要，但這份摘要有三個看不見的問題：類別是 AI 邊讀邊發明的，換一次對話就換一套；「多數人認為」的「多數」是它的感覺，沒有人數；引用的原句常被它改得更通順。這些問題在報告裡完全看不出來。所以這個方法把順序固定下來：類別要在讀回答之前就定下來，AI 只負責照表歸類，每則附依據原句；每一類的人數要能從逐則表重算，代表原句一字不改。它跟站上兩個方法分工：匯出檔欄位亂、要先合併整理，看「AI 資料整理」；分析的是社群上的公開貼文，蒐集範圍與合法邊界不同，看「AI 社群聆聽與客群輪廓」。這裡處理的是你自己發出去、回答者知道在回答你的問卷。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 問卷已經收回來，開放題有幾十到幾百則，選擇題做完了，開放題沒人整理。
• 你大致知道這份問卷想回答什麼問題，能先定出幾個類別。
• 結果要寫進報告或簡報，會被問「這一類有多少人講」。

什麼情況下別用

找出某一則是誰寫的

匿名問卷的回答不能拿來推測回答者，也不能叫 AI 從語氣或細節猜是誰。小單位的回答一分組就認得出人時，改成不分組呈現。

把開放題的人數當成全體的意見

開放題的人數只代表有寫這一題的人，沒寫的人在想什麼，這份資料看不出來。報告要同時寫出收到幾份問卷、這一題有幾則回答。

社群貼文與網路評論

公開貼文是自己選擇發言的人，蒐集範圍與平台條款都不同，請改用「AI 社群聆聽與客群輪廓」的做法。

讓 AI 寫原因分析與改善建議

AI 只看得到回答，看不到背後的情況。它寫的「原因」是推測，混在分類結果裡，讀報告的人分不出哪些是回答者說的。

誰會用到

HR

員工意見調查的開放題最怕兩件事：回答裡寫了同事或主管的名字，以及小單位的回答一分組就認得出是誰。遮蔽與分組方式先定，再開始歸類。

行銷

顧客滿意度問卷的開放題，分類表可以沿用產品或服務的環節。每季用同一套分類表，才看得出哪一類變多。

數據分析

逐則表本身就是一份可以進試算表的資料。人數、交叉分析都從這張表算，不要用 AI 報的數字。

公務員

民眾意見調查或服務滿意度的開放題，結果可能公開或送議會。每一類都要找得回原句，被問到時才拿得出依據；個資依機關規定遮蔽。

老師

課後回饋的開放題通常不多，但每學期都有。分類表固定下來，學期之間可以比；學生名字與認得出是誰的細節先遮。

教育訓練

教育訓練的課後問卷，分類表可以照課程的環節分：時間、教材、實作、場地。講師與課程的改善建議由你寫，不交給 AI。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

完整版共 6 步：把三分鐘版沒展開的準備與收尾也補進來，每一步誰做、做完會有什麼。

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

問卷題目與回答必要

題目原文、每則回答一行並編號。順便記下收到幾份問卷、這一題有幾則回答，報告要寫分母。

已遮蔽的回答必要

姓名、職稱加單位、認得出是誰的細節先遮掉，換成〔已遮蔽〕。遮蔽由人或工具做，不要交給 AI「自己略過」。

分類表必要

每類寫代碼、名稱、定義，可以加一兩句算和不算的例子。另設「其他」與「無效回答」兩類。

上一期的分類表可選

定期做的問卷，沿用上一期的分類表，改了哪裡要記下來，前後才比得起來。

分組欄位可選

要按部門、班別分開看時才需要。每組人數很少時不要分組，避免認出回答者。

餵進去的東西要長這樣

分類表＋已遮蔽、已編號的回答。最上面寫這一題共有幾則回答。

• 每則回答一行，編號寫在最前面。
• 姓名與認得出是誰的細節先遮成〔已遮蔽〕。
• 分類表每類寫代碼、名稱、定義，另設「其他」與「無效回答」。
• 寫出這一題共有幾則回答。
• 回答照原文貼，不先修錯字。

【問卷】年度員工意見調查｜開放題：你覺得部門最需要改善的一件事是什麼？（本次收到 8 則回答）

【分類表】
A1 人力與工作量：人手、代理、加班、工作量。
A2 跨部門溝通：跟其他部門的需求、交接、資訊落差。
A3 系統與工具：電腦系統、軟體、設備。
A4 主管與回饋：主管的說明、回饋、決策方式。
Z 其他：以上都不是。
N 無效回答：沒有提出內容。

【回答】
E01 人太少，請假都找不到人代。
E02 業務部的需求常常最後一天才丟過來。
E03 報帳系統每次都要重新登入，很浪費時間。
E04 〔已遮蔽〕開會都只講結論，不說為什麼。
E05 沒意見
E06 工作量太多，加上系統很慢，常常要加班。
E07 希望有教育訓練預算。
E08 跟倉庫那邊的數字對不起來，每次都要打電話問小林。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令，預設收起來，要用再點開。三版都附可替換變數、使用範例與預期輸出；A 與 B 另外列出那一版特有的常見錯誤與人工確認點，C 版的那幾題指向 Agent 專篇。

以下是問卷開放題的回答和我定好的分類表。請：
1. 逐則歸類：每則寫編號、歸到哪一類（可以歸多類）、判斷依據（引用原句片段）。分類表沒有的歸「其他」，沒有提出內容的歸「無效回答」，不要自己新增類別。
2. 每一類列出：包含哪些編號、人數（照第 1 步的逐則表數）、一到兩句代表原句（一字不改，附編號）。
3. 列出歸類時拿不準的回答，說明卡在哪兩類之間。
4. 「其他」裡如果有兩則以上講同一件事，列出來，建議我要不要加新類別，但不要自己加。
5. 最後列出你沒有做的事。
不得改寫原句，不得推測回答者是誰，不得寫原因分析或改善建議。
分類表：{貼上}；問卷題目與回答：{貼上}

（照母提示詞）

【問卷題目】這次課程有哪裡需要改進？

【分類表】
K1 時間安排：課程長度、時段安排、下課時間。
K2 教材與講義：講義、投影片的內容與排版。
K3 實作與練習：上機操作、練習的份量與時間。
K4 場地與設備：教室、冷氣、麥克風、投影機。
其他：以上都不是。
無效回答：沒有提出要改進的內容（例如「無」「很好」）。

【回答】
R01 下午那段太趕，實作來不及做完。
R02 講義字太小。
R03 無
R04 希望多一些實際操作的時間。
R05 冷氣太冷。
R06 投影片跟講義順序不一樣，對照很辛苦。
R07 很好
R08 午休可以短一點，早點下課。
R09 老師講太快。
R10 麥克風有時候沒聲音，後面聽不清楚。
R11 講話速度可以慢一點。
R12 可以提供錄影回放嗎？

【一、逐則歸類】
| 編號 | 類別 | 判斷依據 |
|---|---|---|
| R01 | K1、K3 | 「下午那段太趕」「實作來不及做完」 |
| R02 | K2 | 「講義字太小」 |
| R03 | 無效回答 | 「無」 |
| R04 | K3 | 「實際操作的時間」 |
| R05 | K4 | 「冷氣太冷」 |
| R06 | K2 | 「投影片跟講義順序不一樣」 |
| R07 | 無效回答 | 「很好」 |
| R08 | K1 | 「午休可以短一點，早點下課」 |
| R09 | 其他 | 「老師講太快」 |
| R10 | K4 | 「麥克風有時候沒聲音」 |
| R11 | 其他 | 「講話速度可以慢一點」 |
| R12 | 其他 | 「可以提供錄影回放嗎？」 |

【二、各類彙總】
| 類別 | 編號 | 人數 | 代表原句 |
|---|---|---|---|
| K1 時間安排 | R01、R08 | 2 | 「午休可以短一點，早點下課。」（R08） |
| K2 教材與講義 | R02、R06 | 2 | 「投影片跟講義順序不一樣，對照很辛苦。」（R06） |
| K3 實作與練習 | R01、R04 | 2 | 「希望多一些實際操作的時間。」（R04） |
| K4 場地與設備 | R05、R10 | 2 | 「麥克風有時候沒聲音，後面聽不清楚。」（R10） |
| 其他 | R09、R11、R12 | 3 | 「老師講太快。」（R09） |
| 無效回答 | R03、R07 | 2 | — |
R01 歸了兩類，所以各類人數加起來會比回答則數多。

【三、拿不準的回答】
- R04「希望多一些實際操作的時間。」：卡在 K1 時間安排和 K3 實作與練習之間。講的是練習的時間，先歸 K3。

【四、「其他」裡講同一件事的】
- R09「老師講太快。」和 R11「講話速度可以慢一點。」都在講講課的速度。要不要加一類，由你決定。

【我沒有做的事】
- 沒有新增類別。
- 沒有改寫原句。
- 沒有推測回答者是誰。
- 沒有分析原因或提改善建議。

# 角色
你是問卷開放題的歸類助手。你只照分類表歸類、列出原句，不解釋原因、不給建議。

# 背景
- 問卷名稱：{問卷名稱}
- 這一題的題目：{題目原文}
- 結果會用在：{內部報告／對外公開／會議簡報}

# 可以使用的資料
只有【分類表】【回答】兩段。你對這個組織或產業的一般印象，都不得用來歸類或寫進結果。

# 歸類規則（違反任何一條就是失敗）
1. 每則回答都要歸類，可以歸多類；分類表沒有的歸「其他」，沒有提出內容的歸「無效回答」。
2. 不新增類別，不改分類表的定義。
3. 每則都寫判斷依據，引用原句片段，一字不改。
4. 拿不準的照樣先歸一類，並在「拿不準」欄寫「是」，另外說明卡在哪兩類之間。
5. 不推測回答者是誰；回答裡被遮蔽的部分不推測。
6. 不換算百分比；百分比由人用試算表算，並寫出分母。

# 彙總規則
1. 每類列出編號、人數（照逐則表數）、一則代表原句（一字不改，附編號）。
2. 寫出這一題共有幾則回答；有回答歸了多類時說明加總會大於則數。
3. 「其他」裡有兩則以上講同一件事，才建議新類別，不自己加。
4. 回答裡看起來像人名、電話、認得出是誰的細節，列在「可能沒遮乾淨」，不要在任何表格裡引用那一段。

# 輸出格式（照這個順序）
## 一、逐則歸類表（編號｜類別｜依據片段｜拿不準）
## 二、各類彙總（類別｜編號｜人數｜代表原句）
## 三、拿不準的回答
## 四、「其他」裡的新類別建議
## 五、可能沒遮乾淨的回答
## 六、我沒有做的事

【分類表】
{貼上}

【回答】
{貼上}

背景填法示例：問卷名稱＝年度員工意見調查；題目＝你覺得部門最需要改善的一件事是什麼？；用在＝內部報告。分類表與回答見下面「輸入格式」的範例。

與 A 版的差別：逐則表多一欄「拿不準」，可以直接貼進試算表重算；多出「可能沒遮乾淨的回答」一節，抓到的通常是回答裡順口提到的同事名字；彙總會寫出這一題共有幾則回答，但不換算百分比。

# 你是誰
你是「問卷開放題歸類助手」。使用者貼上已遮蔽、已編號的回答，你照建置時附上的分類表逐則歸類並彙總。你不解釋原因、不給改善建議，也不推測回答者。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的回答，以及建置時附上的兩份文件：分類表（含版本與修改紀錄）、輸出格式範本。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 只用分類表裡的類別；分類表沒有的歸「其他」。
2. 每則附依據原句片段，代表原句一字不改。
3. 人數照逐則表數，不換算百分比。
4. 不推測回答者，不推測被遮蔽的內容。
5. 不寫原因分析與改善建議。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 回答沒有編號 → 先請使用者在原始檔案加編號，不自己編。
2. 回答裡看起來有人名、電話或認得出是誰的細節 → 先列出來請使用者遮好，遮好再歸類。
3. 使用者要求按部門或班別分組 → 提醒每組人數很少時會認出回答者，請使用者確認每組人數後再分。
4. 使用者要求改分類表 → 請使用者更新建置附檔並記下版本與修改內容，不在對話裡臨時改。
5. 「其他」的人數比分類表裡人數最多的那一類還多 → 照常輸出，但在最上面提醒分類表可能需要修訂。

# 例外處理
- 使用者問「這則是誰寫的」→ 回覆「我不推測回答者；匿名問卷的回答不作為追查個人的依據」。
- 使用者要求「順便寫結論和建議」→ 回覆「我只做分類與原句；原因與建議請由負責的人寫，並跟分類結果分開放」。
- 使用者要求跟上一期比較 → 只在兩期用同一版分類表時比人數；版本不同時說明哪幾類改過，不直接比。

# 輸出格式
【分類表版本】
【逐則歸類表】（編號｜類別｜依據片段｜拿不準）
【各類彙總】（類別｜編號｜人數｜代表原句）
【拿不準的回答】
【「其他」裡的新類別建議】
【可能沒遮乾淨的回答】
【我沒有做的事】（固定：未新增類別、未改寫原句、未推測回答者、未寫原因與建議）

# 固定結尾
每次最後一行固定加註：「人數請用試算表從逐則表重算；本結果只含分類與原句，不含原因分析。問題請洽 {權責}。」

# 建置參數
分類表（含版本）：{附檔}
輸出格式範本：{附檔}
權責：{職稱}

建置時把分類表與輸出格式範本上傳為知識檔案。上線前用幾份刻意設計的輸入測過：一份沒有編號、一份回答裡留著同事名字、一份要求按只有幾個人的小組分組、一份要求「順便寫建議」，確認它分別要求加編號、要求先遮、提醒分組風險、拒絕寫建議。

與 B 版的差別：分類表固定在建置附檔裡並標版本，使用者不能在對話裡臨時改；跟上一期比較時，只在同一版分類表下比人數。開始前會擋下沒編號與沒遮乾淨的回答。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

六節：逐則歸類表、各類彙總、拿不準的回答、「其他」裡的新類別建議、可能沒遮乾淨的回答、我沒有做的事。

完成品：同一批回答的兩種寫法

【版本一：叫 AI「歸納重點」】

多數員工反映工作量過大、人力不足，顯示組織人力配置有待檢討。此外，跨部門溝通與系統效率也是常見問題。建議管理層盤點人力需求，並推動流程數位化。

這份摘要的問題：
1. 「多數」沒有人數，也沒有分母。
2. 「顯示組織人力配置有待檢討」是 AI 的詮釋，不是回答者說的。
3. 「推動流程數位化」是 AI 的建議，回答裡沒有人這樣說。
4. 一句原文都找不回來。

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【版本二：照分類表逐則歸類】

這一題共有 8 則回答。
A1 人力與工作量：2 人（E01、E06）。「人太少，請假都找不到人代。」（E01）
A2 跨部門溝通：2 人（E02、E08）。「業務部的需求常常最後一天才丟過來。」（E02）
A3 系統與工具：2 人（E03、E06）。「報帳系統每次都要重新登入，很浪費時間。」（E03）
A4 主管與回饋：1 人（E04）。Z 其他：1 人（E07）。N 無效回答：1 人（E05）。
E06 歸了兩類，所以各類加總會比 8 多。
（原因分析與建議由負責人另外撰寫。）

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【差別在哪】

版本一讀起來像一份結論，但 8 則回答裡講人力的只有 2 則，「多數」並不成立。
版本二沒有結論，每一類都有人數和找得回的原句，結論由看過這些原句的人寫。

## 一、逐則歸類表
| 編號 | 類別 | 依據片段 | 拿不準 |
|---|---|---|---|
| E01 | A1 | 「人太少」「找不到人代」 | |
| E02 | A2 | 「業務部的需求常常最後一天才丟過來」 | |
| E03 | A3 | 「報帳系統每次都要重新登入」 | |
| E04 | A4 | 「開會都只講結論，不說為什麼」 | 是 |
| E05 | N | 「沒意見」 | |
| E06 | A1、A3 | 「工作量太多」「系統很慢」 | |
| E07 | Z | 「希望有教育訓練預算」 | |
| E08 | A2 | 「跟倉庫那邊的數字對不起來」 | 是 |

## 二、各類彙總
這一題共有 8 則回答；E06 歸了兩類，所以各類人數加起來會比 8 多。
| 類別 | 編號 | 人數 | 代表原句 |
|---|---|---|---|
| A1 人力與工作量 | E01、E06 | 2 | 「人太少，請假都找不到人代。」（E01） |
| A2 跨部門溝通 | E02、E08 | 2 | 「業務部的需求常常最後一天才丟過來。」（E02） |
| A3 系統與工具 | E03、E06 | 2 | 「報帳系統每次都要重新登入，很浪費時間。」（E03） |
| A4 主管與回饋 | E04 | 1 | 「〔已遮蔽〕開會都只講結論，不說為什麼。」（E04） |
| Z 其他 | E07 | 1 | 「希望有教育訓練預算。」（E07） |
| N 無效回答 | E05 | 1 | — |

## 三、拿不準的回答
- E04：主詞被遮蔽，看不出講的是主管還是其他部門，卡在 A4 和 A2 之間。先歸 A4，不推測被遮蔽的是誰。
- E08：「數字對不起來」可能是跟倉庫溝通的問題，也可能是系統資料不一致，卡在 A2 和 A3 之間。先歸 A2。

## 四、「其他」裡的新類別建議
- 「其他」只有 E07 一則，沒有兩則以上講同一件事，這次不建議加類別。

## 五、可能沒遮乾淨的回答
- E08 後半段出現看起來是人名的稱呼。請先遮好再存檔或轉給別人；上面的表格沒有引用這一段。

## 六、我沒有做的事
- 沒有新增類別。
- 沒有改寫原句。
- 沒有推測 E04 被遮蔽的是誰，也沒有推測 E08 提到的人是誰。
- 沒有換算百分比。
- 沒有寫原因分析或改善建議。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

類別每次都不一樣

沒給分類表，AI 邊讀邊發明類別，換一次對話就換一套，前後兩季沒辦法比。

人數是感覺

「多數員工反映」「少數意見」，沒有人數，也沒有分母。

原句被改寫

代表原句被改得比原文通順，報告裡引的那句話沒有人說過。

分類和詮釋混在一起

AI 在分類結果後面順手寫了「顯示組織溝通有待加強」，讀報告的人以為那是回答者說的。

會做錯的地方（常見失敗方式）

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

分類表

分類表的定義由人定，因為它決定了報告最後會說什麼。同一批回答，分類表不同，結論就不同。

遮蔽

回答裡的姓名與認得出是誰的細節，在貼給 AI 之前由人遮掉。AI 只能提醒可能漏遮的地方。

人數核對

每一類的人數用試算表從逐則表重算，跟 AI 報的不一樣時，以重算的為準。

原因與建議

看完分類與原句之後，為什麼會這樣、要怎麼改，由負責的人寫，並且跟分類結果分開放。

安全與權限限制

先遮再貼

回答裡的姓名、職稱加單位、認得出是誰的細節，在貼給 AI 之前由人遮掉。AI 只能提醒可能漏遮的地方。

匿名承諾

問卷說了匿名，就不能用回答追查個人，也不能叫 AI 從語氣或細節猜是誰。每組人數很少時不分組呈現。

原始回答的存取範圍

逐則表含原句，存放與轉寄範圍要跟問卷當初的承諾一致。

用公司核准的帳號

用公司核准的帳號；個人申請的免費或付費帳號，先關掉「用對話改進模型」與記憶功能。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 回答已遮掉姓名與認得出是誰的細節，每則有編號。
2. 分類表由人定，每類有定義，並設了「其他」與「無效回答」。
3. AI 沒有自己新增類別，「其他」裡的主題由人決定要不要升成新類別。
4. 逐則表每則都有原句片段當依據。
5. 代表原句一字不改，附編號，抽查過原檔。
6. 每類人數已用試算表從逐則表重算。
7. 報告寫出這一題共有幾則回答。
8. 原因分析與建議由人寫，跟分類結果分開放。

12示範情境

13相關方法與下一步

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