01這個情境是什麼
把一句話的需求,拆成有人接得動的工作;再把散在各處的進度,收成一眼看得出「哪裡卡住」的狀態。這個情境的兩端各有一個典型失敗:前端是「需求沒拆就開工」,後端是「進度回報只有百分比,沒有事實」。中間那段做得再認真,兩端沒顧好都會歸零。
- 判準:如果一件事要跨超過兩個人、超過兩週,它就需要拆解與追蹤,屬於這個情境。
- 跟「會議與協作」的分界:會議產出任務,這裡負責把任務養到完成。
- 跟「決策與問題解決」的分界:這裡處理「怎麼做完」,決策處理「要不要做、做哪一個」。
02你要做哪一件事?挑最接近你手上那件事的,右邊就是對應的方法
- 需求拆解
- 把一句話的期望,拆成可估時、可驗收的工作項。
- 工作分解與排序
- 決定先後順序與相依關係。
- 任務指派
- 每張卡有負責人、期限、完成定義。
- 進度追蹤
- 把散在各處的更新收成一張現況表。
- 風險與阻塞盤點
- 哪些事卡住、卡在誰身上、卡多久了。
- 對上進度報告
- 把追蹤結果變成長官看得懂的一頁。
03這個情境的方法點進任一張卡就是完整做法;下面的地圖是建議順序,不要跳步
住在這個情境的方法5 個
跑完一天客戶AI 拜訪紀錄回填客戶說的、我看到的、我判斷的,三件事要分開——三個月後才分得出那句話是誰說的。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:業務、主管、行銷 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →手上同時追十幾件事、對口分散在各單位AI 專案追蹤十幾項跨單位待辦同時在跑、要推動的人都不歸你管——用 AI 把追蹤變成例行公事。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:PM、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →拿到一份 30 頁的需求書或一大段客戶描述AI 需求拆解把落落長的需求文件,拆成能認領、能驗收的工作包。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:PM、工程師/研發、顧問 等 4 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →會開完了AI 會後任務分派把會議結論拆成能認領、能驗收的任務卡,不開錯票、不指派錯人。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:PM、主管、營運
工具:ChatGPTClaude查看方法 →要同時滿足法定工時與休息、每班的技能配置AI 排班AI 攤開條件與衝突,法規檢查交給工具——排得出來不代表合法。案子要追進度 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、HR、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →
適用:業務、主管、行銷 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →手上同時追十幾件事、對口分散在各單位AI 專案追蹤十幾項跨單位待辦同時在跑、要推動的人都不歸你管——用 AI 把追蹤變成例行公事。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:PM、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →拿到一份 30 頁的需求書或一大段客戶描述AI 需求拆解把落落長的需求文件,拆成能認領、能驗收的工作包。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:PM、工程師/研發、顧問 等 4 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →會開完了AI 會後任務分派把會議結論拆成能認領、能驗收的任務卡,不開錯票、不指派錯人。案子要追進度 · 進階|要先備料
適用:PM、主管、營運
工具:ChatGPTClaude查看方法 →要同時滿足法定工時與休息、每班的技能配置AI 排班AI 攤開條件與衝突,法規檢查交給工具——排得出來不代表合法。案子要追進度 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、HR、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →
這裡也用得上主場在別的情境
接到標案需求書、提案邀請或長官的一句話指示AI 企劃撰寫把需求書或長官一句話,拆成會贏的企劃架構,再讓紅隊挑戰一輪。要寫一份文件 · 進階|要先備料
適用:行銷、業務、PM 等 6 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →要寫一份別人照著能報價、事後照著能驗收的規格AI 規格書撰寫每一項都要驗得了,又不能只有一家做得到——AI 預設會抄型錄,要先把它擋住。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:採購、公務員、工程師/研發 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →評選時說「這家最好」AI 廠商評選與驗收AI 整理證據,判定與簽名是人的事——型錄寫符合不等於實際符合。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:採購、公務員、工程師/研發 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →
適用:行銷、業務、PM 等 6 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →要寫一份別人照著能報價、事後照著能驗收的規格AI 規格書撰寫每一項都要驗得了,又不能只有一家做得到——AI 預設會抄型錄,要先把它擋住。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:採購、公務員、工程師/研發 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →評選時說「這家最好」AI 廠商評選與驗收AI 整理證據,判定與簽名是人的事——型錄寫符合不等於實際符合。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:採購、公務員、工程師/研發 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →
照這個順序做推薦方法地圖
04對應角色這些職位最常做這件事
05–14整個情境怎麼運作(含流程圖)10 段:現在怎麼做、哪裡卡住、要準備什麼、AI 能介入哪一段、哪幾關不能下放、做完長什麼樣。想搞懂整件事再看;只想動手做的話,上面挑一個方法點進去就好。
05目前流程(還沒用 AI 之前)先看清楚現在怎麼做,才知道哪一段值得改
| 序 | 步驟與說明 |
|---|---|
| 1 | 收到一句話的需求 「這個系統要能自動通知」——沒有範圍、沒有驗收標準、沒有優先序。 |
| 2 | 憑經驗開始做 自己補上假設,但假設沒有寫下來,也沒有跟需求方確認。 |
| 3 | 建幾張任務卡 卡片標題常常只有動詞,沒有完成定義。 |
| 4 | 每週問一次進度 得到的是「差不多好了」「還在處理」,沒有可驗證的事實。 |
| 5 | 期限到了才發現卡住 而且卡住的原因通常在三週前就出現了,只是沒有人講。 |
06流程困難點卡住的位置,不是「做得慢」而是「做不下去」的地方
- 需求沒有驗收標準就開工需求端
- 整個情境最貴的錯。做完才發現不是對方要的,重做的成本是原本的數倍。
- 任務顆粒度不對拆解
- 太大就估不準也追不動,太小就淹沒在雜訊裡。找到「一到三天可完成」的顆粒是門功夫。
- 進度只有百分比追蹤
- 「完成 80%」不是事實,是感覺。真正有用的是「哪幾項已驗收、哪幾項卡住」。
- 阻塞沒有人主動說文化
- 卡住的人不好意思講,等到被問才講,而那時候已經來不及。
07常見錯誤與風險
- AI 拆出漂亮但不可執行的工作分解
- 它會產出結構完整的 WBS,每一項都很合理——但沒有一項對得上你們單位真正的人力與流程。
- 把假設寫成需求
- AI 補上的假設如果沒有被標記,會被下游當成需求方確認過的內容。
- 估時被當承諾
- AI 給的時數是統計上的平均,不是你們團隊的實際能力。拿去對外承諾很危險。
- 進度摘要美化
- AI 摘要傾向寫成「大致順利」,把零星的卡點磨平。
- 客戶或內部機敏內容外流
- 需求文件常含有客戶名稱、報價、合約條款。
- 任務系統與紀錄兩套並行
- AI 產的清單沒有進系統,於是有兩份真相,而且互相矛盾。
08需要準備的輸入資料備料決定成品;標「必要」的沒有就先別開始
- 原始需求描述(必要)必要
- 需求方的原話,不是你轉述過的版本。
- 驗收標準(必要)必要
- 做到什麼程度算完成。沒有這個就不要開工。
- 人力與時間限制(必要)必要
- 有幾個人、有多少時間、有哪些人同時在做別的事。
- 任務卡欄位規格可選
- 你們看板一張卡需要哪些欄位。
- 相依與外部限制可選
- 要等誰、要哪個系統開權限、有沒有法規時程。
- 過去類似專案的實際工時可選
- 這是唯一有意義的估時依據,比任何通用數字準。
09AI/Agent/Tool 可以介入的位置
| 流程位置 | 誰 | 做什麼/怎麼做 |
|---|---|---|
| 需求階段 | AI | 產生釐清問題 讓 AI 針對需求描述列出「還不知道的事」,這份問題清單拿去問需求方,不要自己回答。 |
| 拆解階段 | AI | 產工作分解草稿 AI 拆出結構與相依關係;顆粒度與可行性由熟悉團隊的人調整。 |
| 追蹤階段 | AI | 收攏散落更新 把各處的進度片段收成現況表,狀態只能引用原文依據,不可自行判定。 |
| 常態化 | Agent | 固定格式的追蹤助手 每週同一套規則、同一種輸出,讓變化本身變得可比較。 |
10人工必須保留的判斷這幾件事不下放,下放了出事的是你
- 驗收標準的認定
- 什麼叫做完,只有需求方說了算,不能由 AI 推測。
- 優先序
- 資源不夠時先做哪個,是管理決定。
- 估時承諾
- 任何對外的時程承諾都要人簽。
- 狀態判定
- 「完成/卡住」的判定要有事實依據,且由人拍板。
- 壞消息怎麼報
- 延誤要不要現在講、講到什麼程度,是判斷。
11實際案例
需求轉工作分解:先產「還不知道的事」清單,再拆工作
第一手拆解:需求轉工作分解 Agent(完整拆解) →
當時的狀況:收到一段口語需求,看起來很清楚,但一開始拆就發現到處是洞:範圍到哪、誰驗收、有沒有既有系統要接。過去的做法是先開工,做到一半再回頭問,等於做了兩次。
AI 做了什麼
- 針對需求描述產出「還不知道的事」清單,分成範圍、驗收、相依、限制四類。
- 在缺口補齊後,產出工作分解草稿與相依關係。
- 把每一項工作附上「這一項算完成的判準」欄位,缺的標【待補】。
人做了什麼
- 拿問題清單去跟需求方逐條確認,把答案回填成正式驗收標準。
- 依團隊實際人力調整顆粒度——AI 拆得太細或太粗都很常見。
- 拍板優先序,並確認估時只是內部參考、不對外承諾。
結果:開工前的釐清時間變長,但重做的次數下降——這個交換多數情況下划算。
待補資料:重做率的改善幅度取決於需求方的配合度與領域,本站不提供通用數字。建議記錄「開工後才變更的需求項數」作為基準。
12最終輸出做完之後手上應該有這些東西
- 需求釐清問答紀錄
- 問了什麼、對方怎麼答,留檔,日後爭議時是依據。
- 工作分解表
- 每項有負責人、顆粒度、相依、完成判準。
- 進度現況表
- 已驗收/進行中/卡住三類,每項附事實依據。
- 阻塞清單
- 卡在哪、卡在誰、卡多久,以及需要誰出面。
- 對上一頁報告
- 把現況表壓成長官三分鐘看完的形式。
13驗收標準全部打勾才算完成
- 每一項工作都有書面的完成判準,沒有「做完就知道」這種。
- 驗收標準是需求方確認過的,不是自己推測的。
- 工作顆粒度落在可估時的範圍,沒有「一整個模組」這種大項。
- 進度狀態都有事實依據(哪個檔案、哪次驗收、哪封信),不是百分比。
- 所有卡住的項目都有明確的求助對象與期限。
- AI 補上的假設都有被標記,且已與需求方確認或明確標為未確認。
- 任務清單與看板是同一份真相,沒有兩套並行。
14流程困難點與介入點圖
下圖把摺疊區前面 9 段收成一張:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是這個情境最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點。
純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張)
| 序 | 類型/角色 | 流程步驟 | 這一步的困難點/中止條件 |
|---|---|---|---|
| 1 | Human | 原始需求描述 + 人力與時間限制 + 過去實際工時 要需求方原話,不是你轉述的版本 | — |
| 2 | AI | AI 列出「還不知道的事」:範圍/驗收/相依/限制 | — |
| 3 | Human | 人拿問題清單去問需求方,回填成書面驗收標準 | 困難點/風險需求沒有驗收標準就開工,做完才發現不是對方要的 |
| 4 | AI | AI 產工作分解草稿與相依關係,每項附完成判準 | 困難點/風險AI 拆出結構漂亮但對不上實際人力的工作分解 |
| 5 | Checkpoint | 人工調顆粒度、拍板優先序、確認驗收標準 | 失敗與中止條件需求方尚未確認驗收標準 → 不開工,先把問題清單問完 |
| 6 | Agent | 追蹤助手每週收攏更新,狀態只能引用事實依據 | 困難點/風險進度只有「完成 80%」,是感覺不是事實 困難點/風險卡住的人不主動說,被問才講,那時已經來不及 |
| 7 | Output | 工作分解表 + 進度現況表 + 阻塞清單 + 對上一頁報告 | — |
回流線:人工調顆粒度、拍板優先序、確認驗收標準 → 人拿問題清單去問需求方,回填成書面驗收標準(驗收標準不明就退回再問)
Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯)
flowchart TD
in1(["<b>Human</b><br/>原始需求描述 + 人力與時間限制 + 過去實際工時<br/><small>要需求方原話,不是你轉述的版本</small>"])
a1[/"<b>AI</b><br/>AI 列出「還不知道的事」:範圍/驗收/相依/限制"/]
s1["<b>Human</b><br/>人拿問題清單去問需求方,回填成書面驗收標準"]
a2[/"<b>AI</b><br/>AI 產工作分解草稿與相依關係,每項附完成判準"/]
c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>人工調顆粒度、拍板優先序、確認驗收標準"}}
g1[["<b>Agent</b><br/>追蹤助手每週收攏更新,狀態只能引用事實依據"]]
o1(["<b>Output</b><br/>工作分解表 + 進度現況表 + 阻塞清單 + 對上一頁報告"])
r1>"<b>Risk</b><br/>需求沒有驗收標準就開工,做完才發現不是對方要的"]
r2>"<b>Risk</b><br/>AI 拆出結構漂亮但對不上實際人力的工作分解"]
x1[/"<b>Stop</b><br/>需求方尚未確認驗收標準 → 不開工,先把問題清單問完"\]
r3>"<b>Risk</b><br/>進度只有「完成 80%」,是感覺不是事實"]
r4>"<b>Risk</b><br/>卡住的人不主動說,被問才講,那時已經來不及"]
in1 --> a1
a1 --> s1
s1 --> a2
a2 --> c1
c1 --> g1
g1 --> o1
s1 -.->|風險| r1
a2 -.->|風險| r2
c1 ==>|中止| x1
g1 -.->|風險| r3
g1 -.->|風險| r4
c1 -.->|驗收標準不明就退回再問| s1
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classDef clsOut fill:#141E2B,stroke:#141E2B,stroke-width:2px,color:#F2F6F9
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class a1 clsAI;
class s1 clsHuman;
class a2 clsAI;
class c1 clsCheck;
class g1 clsAgent;
class o1 clsOut;
class r1 clsRisk;
class r2 clsRisk;
class x1 clsStop;
class r3 clsRisk;
class r4 clsRisk;取得 AI 實戰工具與更新
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