01這個情境是什麼
你手上有一堆「還不是文件」的材料——訊息、待辦、數字、口頭交代、上次的舊檔——而你必須在期限前,交出一份具名、會被別人拿去做決定、出錯要你負責的文件。文書與表達這個情境的難點從來不是「文筆」,而是「材料到成品之間那段沒人幫你做的收攏」。
- 判準:如果這份東西送出去之後,錯了會有人來找你,它就屬於這個情境。內部隨手筆記不算。
- 這個情境跟「研究與資訊整理」的分界:研究是為了「知道」,文書是為了「送出」。研究可以停在半成品,文書不行。
- 跟「對外溝通與服務」的分界:對外那邊的收件人是客戶或民眾,語氣與法律風險更高;這裡的收件人多半是長官、跨單位、評審。
02你要做哪一件事?挑最接近你手上那件事的,右邊就是對應的方法
- 週報、月報、季報
- 把分散的進度收成固定格式,交給主管或跨單位。
- 對上一頁報告
- 把一整個專案壓成長官三分鐘會看完的一頁。
- 簡報
- 把文件轉成有敘事順序、能上台講的投影片。
- 企劃書、計畫書
- 有固定章節、有評分標準、要回應主辦方需求的長文件。
- 公文、正式函文
- 格式與用語有硬規定,錯字與稱謂錯誤本身就是事故。
- 會議紀錄轉正式紀要
- 從逐字或筆記,變成能歸檔、能追蹤的正式文件。
03這個情境的方法點進任一張卡就是完整做法;下面的地圖是建議順序,不要跳步
住在這個情境的方法4 個
每週要交週報、月報或對上報告AI 寫報告把散在各處的進度與材料,收成一份數字不亂編的報告。要寫一份文件 · 入門|貼上就能用
適用:主管、行政、PM 等 7 種
工具:ChatGPTClaudeGeminiCopilot查看方法 →明天要報告、投影片還沒動AI 做簡報用 AI 生簡報大綱與頁面內容,但別讓它注水、排錯數字。要寫一份文件 · 入門|貼上就能用
適用:主管、行銷、業務 等 7 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →一份函稿改到半夜AI 公文撰寫用 AI 產公文草稿,快又不亂編文號法規——危險的部分一律留給人。要寫一份文件 · 進階|要先備料
適用:行政、法務、主管 等 4 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →接到標案需求書、提案邀請或長官的一句話指示AI 企劃撰寫把需求書或長官一句話,拆成會贏的企劃架構,再讓紅隊挑戰一輪。要寫一份文件 · 進階|要先備料
適用:行銷、業務、PM 等 6 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →
適用:主管、行政、PM 等 7 種
工具:ChatGPTClaudeGeminiCopilot查看方法 →明天要報告、投影片還沒動AI 做簡報用 AI 生簡報大綱與頁面內容,但別讓它注水、排錯數字。要寫一份文件 · 入門|貼上就能用
適用:主管、行銷、業務 等 7 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →一份函稿改到半夜AI 公文撰寫用 AI 產公文草稿,快又不亂編文號法規——危險的部分一律留給人。要寫一份文件 · 進階|要先備料
適用:行政、法務、主管 等 4 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →接到標案需求書、提案邀請或長官的一句話指示AI 企劃撰寫把需求書或長官一句話,拆成會贏的企劃架構,再讓紅隊挑戰一輪。要寫一份文件 · 進階|要先備料
適用:行銷、業務、PM 等 6 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →
這裡也用得上主場在別的情境
開完兩小時的會AI 開會整理錄音變逐字稿、逐字稿變決議與待辦——但沒拍板的事絕不讓它講死。開完會要交代 · 入門|貼上就能用
適用:行政、PM、主管 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilotGemini查看方法 →要做社群貼文圖、課程講義插圖、活動海報AI 生圖與視覺素材生圖的門檻不是會下咒語,是先把風格與尺寸定死——否則每張都像不同公司做的。要回客戶/民眾的話 · 入門|貼上就能用
適用:行銷、行政、教育訓練 等 7 種
工具:ChatGPTGeminiClaude查看方法 →開始用 AI 寫對外文字之後AI 品牌語氣一致化從自己寫過的東西萃出語氣規則,讓每個人用 AI 寫出來的都像同一家公司在說話。要回客戶/民眾的話 · 入門|貼上就能用
適用:行銷、行政、客服 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/ProjectCopilot查看方法 →標案或大型提案要上場簡報/答詢AI 標案與提案攻防提案骨架搭好之後,先讓紅隊自己人挑戰一輪,再上場。要選一個方案 · 進階|要先備料
適用:PM、業務、顧問 等 6 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →主管要一份競品分析AI 競品分析先定評分面向再看對手——順序反了,就會變成幫已經看順眼的那家寫理由。要查一堆資料 · 進階|要先備料
適用:行銷、業務、顧問 等 5 種
工具:ChatGPTGeminiClaude查看方法 →編預算花時間的不是加總AI 預算編列每一筆都要說得出「這個數字哪來的」——「依往例編列」是審查會上最貴的四個字。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:會計/財務、公務員、PM 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →一疊講義想變成有人講解的教學影片AI 教學影音文字稿定稿再開工——影片改一句話的成本,是文件的十倍。要教會別人 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、行銷 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →要發公告、新聞稿或官網說明AI 對外公告與新聞稿發出去就收不回來——每一句標依據,把不確定寫成確定的地方全部抓出來。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:行銷、公務員、行政 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →要寫一份別人照著能報價、事後照著能驗收的規格AI 規格書撰寫每一項都要驗得了,又不能只有一家做得到——AI 預設會抄型錄,要先把它擋住。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:採購、公務員、工程師/研發 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →同一份公告要出外文版、或參考外文資料寫中文報告AI 多語言版本翻譯不是語言問題是承諾問題——用回譯把「將研議」變成「將推出」的地方逼出來。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:行銷、公務員、行政 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeGemini自訂 GPT/Project查看方法 →
適用:行政、PM、主管 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilotGemini查看方法 →要做社群貼文圖、課程講義插圖、活動海報AI 生圖與視覺素材生圖的門檻不是會下咒語,是先把風格與尺寸定死——否則每張都像不同公司做的。要回客戶/民眾的話 · 入門|貼上就能用
適用:行銷、行政、教育訓練 等 7 種
工具:ChatGPTGeminiClaude查看方法 →開始用 AI 寫對外文字之後AI 品牌語氣一致化從自己寫過的東西萃出語氣規則,讓每個人用 AI 寫出來的都像同一家公司在說話。要回客戶/民眾的話 · 入門|貼上就能用
適用:行銷、行政、客服 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/ProjectCopilot查看方法 →標案或大型提案要上場簡報/答詢AI 標案與提案攻防提案骨架搭好之後,先讓紅隊自己人挑戰一輪,再上場。要選一個方案 · 進階|要先備料
適用:PM、業務、顧問 等 6 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →主管要一份競品分析AI 競品分析先定評分面向再看對手——順序反了,就會變成幫已經看順眼的那家寫理由。要查一堆資料 · 進階|要先備料
適用:行銷、業務、顧問 等 5 種
工具:ChatGPTGeminiClaude查看方法 →編預算花時間的不是加總AI 預算編列每一筆都要說得出「這個數字哪來的」——「依往例編列」是審查會上最貴的四個字。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:會計/財務、公務員、PM 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →一疊講義想變成有人講解的教學影片AI 教學影音文字稿定稿再開工——影片改一句話的成本,是文件的十倍。要教會別人 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、行銷 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →要發公告、新聞稿或官網說明AI 對外公告與新聞稿發出去就收不回來——每一句標依據,把不確定寫成確定的地方全部抓出來。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:行銷、公務員、行政 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →要寫一份別人照著能報價、事後照著能驗收的規格AI 規格書撰寫每一項都要驗得了,又不能只有一家做得到——AI 預設會抄型錄,要先把它擋住。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:採購、公務員、工程師/研發 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →同一份公告要出外文版、或參考外文資料寫中文報告AI 多語言版本翻譯不是語言問題是承諾問題——用回譯把「將研議」變成「將推出」的地方逼出來。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:行銷、公務員、行政 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeGemini自訂 GPT/Project查看方法 →
照這個順序做推薦方法地圖
04對應角色這些職位最常做這件事
05–14整個情境怎麼運作(含流程圖)10 段:現在怎麼做、哪裡卡住、要準備什麼、AI 能介入哪一段、哪幾關不能下放、做完長什麼樣。想搞懂整件事再看;只想動手做的話,上面挑一個方法點進去就好。
05目前流程(還沒用 AI 之前)先看清楚現在怎麼做,才知道哪一段值得改
| 序 | 步驟與說明 |
|---|---|
| 1 | 翻材料 去專案工具、群組、信箱、共用磁碟把「這次要用的東西」一項一項撈出來。這一步通常最花時間,卻完全不算工作量。 |
| 2 | 自己在腦中排順序 決定先講什麼、哪些略過、長官最在意哪一段。這一步沒有任何紀錄,換人做就從零開始。 |
| 3 | 打字寫初稿 邊寫邊查數字、邊改語氣,寫到一半發現某個數字對不起來又回去翻。 |
| 4 | 自己校一遍 看錯字、看語氣、看有沒有講錯狀態。通常在截止前一小時做,也通常是這一步漏掉。 |
| 5 | 送出、被退、改 被退回的理由多半不是文筆,而是「這個數字哪來的」「這件事真的完成了嗎」。 |
06流程困難點卡住的位置,不是「做得慢」而是「做不下去」的地方
- 材料散在四個地方,撈料比寫稿久輸入端
- 訊息在群組、數字在報表、決議在信件、進度在專案工具。撈料佔掉一半時間,而且每次都重撈一次。
- 狀態判定沒有依據判斷
- 「這件事算完成還是進行中」是人的判斷,但寫稿當下往往憑印象。印象錯了,整份文件的可信度一起垮。
- 數字追不回原文查核
- 稿子上寫了一個數字,三天後被問「這個 87% 哪來的」,你自己也找不到。
- 每次重來一遍重複性
- 同一份週報寫了一年,每次都重新想格式、重新下指令,品質完全看當天狀態。
07常見錯誤與風險
- AI 把不確定寫成確定
- 材料寫「應該這週會好」,AI 產出變成「已完成」。這是最常見、也最傷的一種錯——因為它讀起來完全正常。
- 補上你沒給的事實
- 你沒提供的背景、沒給的數字,AI 會用「合理的樣子」補上去。合理不等於真的。
- 口徑不一致
- 同一個指標,這份寫「營收」、那份寫「合約金額」,跨部門一對就爆。
- 把機敏資料貼進公開工具
- 人事、薪資、個資、未公開財務、標案底價,貼進沒有企業授權的服務,等於外流。
- 語氣過度華麗
- AI 預設會寫得很飽滿。對上報告要的是可判讀,不是漂亮;華麗反而讓長官抓不到重點。
- 格式規定被忽略
- 公文的稱謂、期別、副本欄,企劃書的章節與字數上限,AI 不知道你單位的規定,它只知道「一般來說」。
08需要準備的輸入資料備料決定成品;標「必要」的沒有就先別開始
- 原始材料包(必要)必要
- 本期所有片段照原文貼上,不要先摘要。你的摘要會把 AI 的依據砍掉。
- 上一期成品(必要)必要
- 格式、章節順序、慣用語都在裡面,這是最有效的一份範本。
- 收件人與用途必要
- 給誰看、要他做什麼決定。這一句決定整份文件的排序。
- 數字來源與口徑可選
- 指標名稱、計算方式、統計期間。沒有這個就不要讓 AI 碰數字。
- 格式規定可選
- 公文格式、企劃書評分表、簡報張數上限、單位用語規範。
- 不能寫的東西可選
- 尚未對外的、還在協調的、涉及個資的。先列清單,比事後刪安全。
09AI/Agent/Tool 可以介入的位置
| 流程位置 | 誰 | 做什麼/怎麼做 |
|---|---|---|
| 收材料後 | AI | 收攏與分類 把一包散材料歸到你指定的章節底下,缺的標【待補】,不自行補寫。這一步 AI 做得比人快也比人穩。 |
| 產初稿 | AI | 依固定格式產生草稿 格式、排序、標題層級交給 AI;結論與狀態判定不交。 |
| 數字核對 | Tool | 試算表/原始報表 數字用試算表算,讓 AI 只負責把算好的數字放進句子。不要讓 AI 心算。 |
| 常態化 | Agent | 存成固定助手 材料來源與格式穩定後,把規則存成自訂 GPT/Claude Project,之後只貼材料。 |
10人工必須保留的判斷這幾件事不下放,下放了出事的是你
- 狀態判定
- 已完成/進行中/延誤/未開始,只能你拍板。AI 沒有立場替你承擔這句話。
- 要不要講
- 壞消息講到什麼程度、哪些還在協調不能寫進去,這是政治判斷,不是文字工作。
- 數字負責
- 每個出現在文件上的數字,你要能當場說出它從哪張表哪一欄來。
- 對外承諾
- 任何時程、金額、規格的承諾,送出前一定是人簽。
- 口吻與立場
- AI 寫得出通順,寫不出「我們單位講話的方式」。最後一次改寫永遠是你。
11實際案例
週報統整助手:從「每週重打一次指令」到「貼材料就出稿」
第一手拆解:週報統整助手(完整拆解) →
當時的狀況:每週要交一份給主管的進度報告,材料散在專案工具、群組訊息與幾張報表;過去的做法是每次重新打一段指令給 AI,結果每週格式都不一樣,主管每次都要重新適應。
AI 做了什麼
- 把一包原文材料歸類到固定章節(本週重點/各項進度/風險/下週計畫)。
- 材料裡講不清楚的地方一律標【待補】,並整理成問題清單反問。
- 維持每週相同的標題層級與欄位順序。
人做了什麼
- 逐項確認「已完成」的判定,並回填 AI 標【待補】的空缺。
- 核對每個數字能否找回原始報表。
- 把段落順序改成主管在意的順序,再補上下一步負責人與時間。
結果:產出穩定成同一種格式,主管的閱讀成本下降;重點是「每次都要重想指令」這個負擔被移走,改成貼材料即可。
待補資料:本站不提供未經查核的量化成效(省下幾小時、效率提升幾成)。若你要對內提報效益,請先量自己單位的基準線——連續四週記錄「撈料時間/寫稿時間/被退回次數」,再比。
12最終輸出做完之後手上應該有這些東西
- 可直接送出的文件
- 格式符合單位規定、每個數字都找得回來源、狀態判定經本人確認。
- 【待補】問題清單
- 材料不足的地方明列成問題,是下次撈料的清單,不是瑕疵。
- 可重用的格式範本
- 這次確定下來的章節與欄位,存起來當下一期的輸入。
- 數字來源對照
- 文件上每個數字對應哪張表哪一欄,被問的時候拿得出來。
13驗收標準全部打勾才算完成
- 文件中的每一個數字,都能在 30 秒內指出它的原始出處。
- 沒有任何一句話是材料裡沒有、AI 自行補上的。
- 所有「已完成」都經過本人逐項確認,不是照抄 AI 的判定。
- 格式符合單位規定(公文格式/企劃書章節/簡報張數)。
- 收件人最在意的事情放在第一段,不是放在第三頁。
- 【待補】欄位要嘛已補上,要嘛明確標示為待補,沒有被悄悄刪掉。
- 沒有任何機敏資料被貼進沒有企業授權的工具。
14流程困難點與介入點圖
下圖把摺疊區前面 9 段收成一張:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是這個情境最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點。
純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張)
| 序 | 類型/角色 | 流程步驟 | 這一步的困難點/中止條件 |
|---|---|---|---|
| 1 | Human | 本期原始材料包 + 上一期成品 訊息、待辦、報表、決議信件;照原文不先摘要 | — |
| 2 | Human | 把材料原文貼成一包,並寫清楚收件人與用途 | 困難點/風險材料散在四個地方,撈料比寫稿久,而且每期重撈 |
| 3 | AI | AI 依固定格式產草稿,材料沒講的一律標【待補】 | 困難點/風險AI 把「應該這週會好」寫成「已完成」,讀起來完全正常 |
| 4 | Tool | 數字用試算表/原始報表算好再放進句子 | 困難點/風險數字追不回原文,被問來源時答不出來 |
| 5 | Checkpoint | 人工逐項確認:狀態判定、數字出處、能不能寫 | 失敗與中止條件任一數字找不回原文,或任一「已完成」無法確認 → 停止送出,先補料 |
| 6 | Human | 改成單位的口吻與長官在意的順序,補上下一步 | 困難點/風險每次重打指令=每期格式不同,主管重新適應 |
| 7 | Output | 可送出的文件 +【待補】問題清單 + 數字來源對照 | — |
回流線:人工逐項確認:狀態判定、數字出處、能不能寫 → 把材料原文貼成一包,並寫清楚收件人與用途(查無依據就退回補料)
Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯)
flowchart TD
in1(["<b>Human</b><br/>本期原始材料包 + 上一期成品<br/><small>訊息、待辦、報表、決議信件;照原文不先摘要</small>"])
s1["<b>Human</b><br/>把材料原文貼成一包,並寫清楚收件人與用途"]
a1[/"<b>AI</b><br/>AI 依固定格式產草稿,材料沒講的一律標【待補】"/]
t1[("<b>Tool</b><br/>數字用試算表/原始報表算好再放進句子")]
c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>人工逐項確認:狀態判定、數字出處、能不能寫"}}
s2["<b>Human</b><br/>改成單位的口吻與長官在意的順序,補上下一步"]
o1(["<b>Output</b><br/>可送出的文件 +【待補】問題清單 + 數字來源對照"])
r1>"<b>Risk</b><br/>材料散在四個地方,撈料比寫稿久,而且每期重撈"]
r2>"<b>Risk</b><br/>AI 把「應該這週會好」寫成「已完成」,讀起來完全正常"]
r3>"<b>Risk</b><br/>數字追不回原文,被問來源時答不出來"]
x1[/"<b>Stop</b><br/>任一數字找不回原文,或任一「已完成」無法確認 → 停止送出,先補料"\]
r4>"<b>Risk</b><br/>每次重打指令=每期格式不同,主管重新適應"]
in1 --> s1
s1 --> a1
a1 --> t1
t1 --> c1
c1 --> s2
s2 --> o1
s1 -.->|風險| r1
a1 -.->|風險| r2
t1 -.->|風險| r3
c1 ==>|中止| x1
s2 -.->|風險| r4
c1 -.->|查無依據就退回補料| s1
classDef clsIn fill:#FFFFFF,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsHuman fill:#FBFCFD,stroke:#7A8CA0,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsAI fill:#FFF6EA,stroke:#DE9A45,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsAgent fill:#FDEBD2,stroke:#B87A2E,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsTool fill:#EDF2F6,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsCheck fill:#E8F2EC,stroke:#3F7A5A,stroke-width:2px,color:#123024
classDef clsOut fill:#141E2B,stroke:#141E2B,stroke-width:2px,color:#F2F6F9
classDef clsRisk fill:#FCEFEA,stroke:#C0552F,stroke-width:2px,color:#5E2110
classDef clsStop fill:#F7E1DB,stroke:#8E2F17,stroke-width:3px,color:#5E2110
class in1 clsIn;
class s1 clsHuman;
class a1 clsAI;
class t1 clsTool;
class c1 clsCheck;
class s2 clsHuman;
class o1 clsOut;
class r1 clsRisk;
class r2 clsRisk;
class r3 clsRisk;
class x1 clsStop;
class r4 clsRisk;取得 AI 實戰工具與更新
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